Khi làm thủ tục xin tư cách lưu trú (Visa) tại Nhật Bản, chắc hẳn ai cũng từng cảm thấy mệt mỏi với việc phải chuẩn bị quá nhiều loại giấy tờ. Có bao giờ bạn tự hỏi rằng: “Mình vừa mới nộp lần trước xong, tại sao bây giờ lại phải đi thu thập lại đúng những giấy tờ đó một lần nữa?” không?
Thực tế, nếu đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết, bạn có thể sử dụng chế độ "Tái sử dụng hồ sơ" (資料転用 - Shiryotenyo) để dùng lại những giấy tờ đã nộp trong các lần xin Visa trước đó. Hôm nay, chuyên gia về nghiệp vụ xuất nhập cảnh sẽ giải thích chi tiết về cơ chế này và những điểm cần lưu ý để hồ sơ của bạn diễn ra suôn sẻ nhất.
1. Chế độ "Tái sử dụng hồ sơ" là gì?
Đây là cơ chế cho phép bạn lược bỏ việc nộp lại các loại giấy tờ mà bạn đã từng nộp cho Cục Xuất nhập cảnh trong các lần xin cấp giấy chứng nhận năng lực lưu trú (COE), thay đổi hoặc gia hạn Visa trước đây.
Điểm đặc biệt là chế độ này không chỉ áp dụng khi lần xin trước đó được "Đậu" (Cho phép). Ngay cả khi hồ sơ cũ của bạn bị từ chối (Không cấp phép), bạn vẫn có thể đăng ký để xin tái sử dụng các tài liệu đó cho lần nộp tiếp theo.
2. 3 quy tắc cơ bản để được tái sử dụng hồ sơ
Không phải giấy tờ nào cũng có thể dùng lại tùy ý. Bạn cần đáp ứng được 3 tiêu chuẩn sau:
-
Trong vòng 1 năm kể từ ngày phát hành: Về nguyên tắc, các giấy tờ đó phải được cấp hoặc lập trong vòng 1 năm tính đến thời điểm hiện tại.
-
Nộp "Đơn nguyện vọng tái sử dụng hồ sơ" (Shiryotenyo Negaidesho): Bạn không thể chỉ đơn giản là không nộp hồ sơ mà phải gửi kèm một tờ đơn trình bày rõ rằng: "Tôi muốn dùng lại giấy tờ A đã nộp vào ngày... tháng... năm...".
-
Sự chấp thuận của Cục Xuất nhập cảnh: Nếu phía Cục không thể xác nhận được hồ sơ cũ hoặc nhận thấy hồ sơ đó đã quá cũ, không còn phản ánh đúng tình trạng hiện tại của bạn, họ có quyền từ chối và yêu cầu bạn nộp bản mới.
3. Những trường hợp bị hạn chế tái sử dụng
Có những loại giấy tờ dù chưa quá 1 năm nhưng bạn vẫn không được dùng lại hoặc có thời hạn khắt khe hơn:
-
Giấy tờ có quy định thời hạn hiệu lực: Như hộ chiếu hay các loại bằng lái, chứng chỉ có ngày hết hạn thì bắt buộc phải còn hiệu lực.
-
Giấy tờ có quy định đặc biệt "trong vòng 3 tháng": Các loại giấy tờ do cơ quan hành chính Nhật Bản cấp như "Phiếu cư trú" (Juminhyo) hay "Giấy xác nhận đóng thuế" (Nozei Shomeisho) thường được yêu cầu phải cấp trong vòng 3 tháng. Với những loại này, bạn không thể dùng lại bản từ 1 năm trước mà phải xin bản mới nhất.
-
Ảnh thẻ: Tuyệt đối không dùng lại: Ảnh thẻ dùng trong đơn xin Visa không được phép dùng lại ảnh cũ. Bạn luôn phải chuẩn bị ảnh mới chụp trong vòng 3 tháng gần nhất.
4. Lời khuyên dành cho các bạn Visa Kỹ năng đặc định (Tokutei Gino)
Đối với diện Kỹ năng đặc định, quy định sẽ cụ thể hơn một chút. Trong danh sách hồ sơ cần nộp (Checklist) theo hướng dẫn của Cục, phần xác nhận tài liệu đôi khi sẽ đóng luôn vai trò của Đơn nguyện vọng tái sử dụng. Các bạn hãy kiểm tra kỹ Checklist để biết mình được lược bỏ những gì nhé.
Lời kết: Để quá trình xin Visa chuyên nghiệp và suôn sẻ hơn
Tận dụng tốt chế độ tái sử dụng hồ sơ sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức đi lại các cơ quan hành chính. Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ quá cũ đôi khi cũng mang lại rủi ro nếu nó không thể hiện được tính cập nhật cho hồ sơ của bạn.
Nếu bạn đang băn khoăn: "Trường hợp của mình tài liệu nào có thể dùng lại?" hay "Liệu nộp bản mới nhất có giúp hồ sơ dễ đậu hơn không?", đừng ngần ngại liên hệ với Văn phòng Hành chính công (行政書士) chuyên về Visa để được tư vấn chính xác nhất.