大家好。我是專門辦理日本在留資格（VISA）相關業務的行政書士。
在日本雇用外國員工時，有一項絕對不能忽略的重要程序，您知道嗎？那就是「外国人雇用状況の届出」。對於許多經營者或人事負責人來說，這項程序聽起來可能很複雜，也常有人擔心「萬一不小心忘了申報怎麼辦？」。
這篇文章將為大家把法律中艱澀的術語轉化為淺顯易懂的內容，詳細說明在什麼情況下、需要準備什麼、以及在什麼期限前必須完成申報。讓我們正確理解規則，確保企業能安心且合法地留住人才。
1. 什麼是 外国人雇用状況の届出？
簡單來說，這就是一種當企業「新雇用外國人」或是「外國員工離職」時，向 ハローワーク 進行報告的義務。
這項義務源自於一項名稱很長的法律——「労働施策の推進並びに労働者の雇用の促進及び職業生活の安定等に関する法律」。所有在日本雇用外國人的事業主（雇主）都必須遵守這項規定。
為什麼會有這項規則呢？主要是為了讓政府掌握外國人在日本的就業實態。當外國員工失業時，政府能更順利地提供再就職支援，同時也能有效預防不法就労（非法勞工）的情況發生。
2. 哪些對象需要申報？
基本上，所有在職且「不持有日本國籍」的人員都是申報對象。
很多人誤以為「是不是只有正職員工才需要申報？」。事實上，不論是工讀生還是兼職人員（Part-time）都包含在內。例如，持有以下簽證的人員皆需申報：
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持有「技術・人文知識・國際業務」等就業簽證的員工。
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持有「家族滞在」資格，並取得許可在現場打工的人員。
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持有「留学」簽證，在每週28小時內打工的學生。
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持有「ワーキングホリデー」或「特定活動」（如家事支援等）的人員。
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以「経営・管理」資格進行活動的人員。
注意：持有 特別永住者 身分的人員（如在日韓國、朝鮮、台灣人等），以及持有 外交・公用 資格的人員，不屬於此項申報的對象。
3. 申報內容與方法
申報時，必須正確填寫該名員工「在留カード」上所記載的資訊。
【主要報告項目】
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姓名
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在留資格（簽證類型）
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在留期間（簽證到期日）
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出生年月日
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性別
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國籍・地域
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資格外活動許可 之有無（如留學生打工等情況）
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在留カード番号
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事業所名稱及所在地
【如何進行申報？】 申報方法會根據該員工是否加入「雇用保険」而有所不同：
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若有加入 雇用保険（如正職員工等）： 在提交「雇用保険被保険者資格取得届」時，直接在備註欄填入上述資訊即可完成申報。
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若未加入 雇用保険（如每週工時未滿20小時的工讀生）： 則需要另外填寫專用的「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」，並提交至 ハローワーク。
現在可以透過「ハローワークインターネットサービス」進行24小時線上申報，省去了跑窗口的時間，非常方便。
4. 若未在期限內申報會怎樣？
這項申報是有嚴格期限的：
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有加入 雇用保険： 雇用後的次月10日之前。
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未加入 雇用保険： 雇用或離職之日的次月底之前。
如果怠於申報或進行虛假報告，根據法律規定，可能會被處以 30萬日圓以下罰金。此外，為了避免在不知情的情況下雇用非法勞工，初期的身份確認程序至關重要。
5. 常見疑問解答（Q&A）
Q1. 面試時可以複印對方的 在留カード 嗎？
A1. 沒問題。 事實上，為了預防不法就労，建議雇主務必確認「正本」，並複印正反兩面留存。但要注意，在留カード 與 MyNumber 卡不同，雖然沒有 MyNumber 那樣極端嚴苛的限制，但仍屬於重要個人隱私，必須妥善管理。
Q2. 透過派遣公司雇用的 派遣社員，應該由誰申報？
A2. 由 派遣元（派遣公司）負責申報。 因為勞動契約是與派遣公司簽訂的，實際工作的派遣先企業（用人單位）不需要向 ハローワーク 申報。不過，用人單位仍應掌握現場人員的就業合法性。
Q3. 員工在留資格更新（續簽）後，需要重新申報嗎？
A3. 只要是在雇用期間內的單純「更新」，並不需要每次都重新申報。 但是，當該員工離職時，申報書上必須填寫最新的在留資訊。因此，建議平時就要定期更新公司內部的人事名冊。
結語
只要掌握了規則，「外国人雇用状況の届出」並不是一項困難的程序。如果您在判斷 在留カード 或是填寫表格時感到困惑，歡迎隨時諮詢專業人士。
尤其是遇到「不確定簽證類別是否符合工作內容」或「簽證更新期間的雇用手續」等不安情況時，請務必諮詢行政書士。我們將以專業知識，協助您建立合法且穩健的多元文化職場。
