日本で外国人を雇用する際、避けては通れない大切な手続きがあるのをご存知でしょうか？それが「外国人雇用状況の届出」です。「難しそう」「うっかり忘れてしまいそう」と不安に感じる経営者の方や、人事担当者の方も多いはずです。
この記事では、法律の難しい言葉を噛み砕いて、どのような場合に、何を、いつまでに届け出ればよいのかを詳しく解説します。正しく理解して、安心して雇用を継続しましょう。
1. 外国人雇用状況の届出とは？
簡単に言うと、「新しく外国人を雇ったとき」や「外国人が職場を離れた（離職した）とき」に、ハローワークへ報告する義務のことです。
これは「労働施策の推進並びに労働者の雇用の促進及び職業生活の安定等に関する法律」という長い名前の法律で決まっており、日本で外国人を雇うすべての事業主に義務付けられています。
なぜこのルールがあるのでしょうか？それは、国が外国人の雇用実態を把握することで、失業した際の再就職支援をスムーズにしたり、不法就労を未然に防いだりするためです。
2. 対象となる外国人は？
基本的には、日本で働く「日本の国籍を持っていない人」すべてが対象です。
「正社員だけが対象？」と思われがちですが、アルバイトやパートも含まれます。例えば、以下のような方々も対象です。
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「技術・人文知識・国際業務」などの就労ビザで働く人
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「家族滞在」の在留資格で、許可を得てアルバイトをする人
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「留学」ビザで週28時間以内で働く学生
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「ワーキングホリデー」や「特定活動（家事支援など）」で働く人
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「経営・管理」の資格で活動する人
※ただし、特別永住者の方（在日韓国・朝鮮人、台湾出身の方など）や、外交・公用の在留資格の方は、この届出の対象外となります。
3. 届け出る内容と方法
届出には、その外国人の「在留カード」に記載されている情報を正確に書き写す必要があります。
【報告する主な項目】
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氏名
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在留資格（VISAの種類）
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在留期間（いつまでいられるか）
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生年月日
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性別
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国籍・地域
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資格外活動許可の有無（アルバイトの場合など）
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在留カード番号
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事業所の名称や所在地
【どうやって届出をするの？】 方法は、その外国人が「雇用保険」に入るかどうかで分かれます。
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雇用保険に入る場合（正社員など）： 「雇用保険被保険者資格取得届」を出す際に、備考欄に上記の情報を記載します。これで届出は完了です。
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雇用保険に入らない場合（週20時間未満のアルバイトなど）： 専用の「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を作成し、ハローワークへ提出します。
現在は「ハローワークインターネットサービス」を利用して、オンラインで24時間いつでも届出が可能です。窓口に行く手間が省けるので、非常に便利です。
4. 提出期限を守らないとどうなる？
届出には期限があります。
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雇用保険に入る場合： 雇い入れの翌月10日まで
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雇用保険に入らない場合： 雇い入れ、または離職した日の翌月末日まで
もしこの届出を怠ったり、嘘の報告をしたりすると、法律により30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。また、知らずに不法就労状態の人を雇い続けてしまうリスクを避けるためにも、最初のチェックは非常に重要です。
5. よくある疑問を解決！Q＆A
Q1. 面接の時に在留カードをコピーしてもいいですか？
A1. はい、問題ありません。 むしろ、不法就労を防止するために「原本」を確認し、表と裏の両面をコピーして保管しておくことが推奨されています。ただし、マイナンバーカードとは異なり、在留カードには厳重な管理義務があるため、取り扱いには注意しましょう。
Q2. 派遣社員を雇った場合、届出は誰が行うのですか？
A2. 派遣元（派遣会社）が行います。 雇用契約を結んでいるのは派遣会社であるため、派遣先の企業がハローワークに届け出る必要はありません。ただし、現場で適正な就労が行われているかは常に把握しておく必要があります。
Q3. 在留資格が更新された場合、再度届出が必要ですか？
A3. 雇用を継続している間の「更新」のみであれば、その都度の届出は義務ではありません。 ただし、離職した際には最新の情報を記載して届け出る必要があります。社内の名簿などは常に最新の状態にアップデートしておきましょう。
まとめ
外国人雇用状況の届出は、ルールさえわかれば決して難しいものではありません。しかし、在留カードの見方がわからなかったり、どの書類を使えばいいか迷ったりすることもあるかと思います。
「このケースはどうなの？」「ビザの更新も重なっていて不安…」という場合は、ぜひ一度、専門家である行政書士へご相談ください。