行政書士专业解答！雇佣外国人时的英文雇用契約書怎么写？以及申请在留資格时的核心注意事项

在日本国内劳动力短缺的背景下，录用优秀海外人才的企业正在急速增加。然而，对于第一次接收外国人员工的企业来说，最大的门槛往往就是“办理雇用契約的手续”。

“只签一份日本語的雇用契約書真的没问题吗？” “英文的雇用契約書里到底该写些什么？又该怎么写？” “向出入国在留管理庁（入管）申请签证（在留資格）时，官方究竟会审查哪些地方？”

在本文中，深耕日本在留資格（签证）申请领域的专业行政書士，将为您彻底揭秘在雇佣外国人时必不可少的“英文雇用契約書”的重要性、具体的撰写方法，以及防范劳务纠纷的实务要点。我们会将晦涩的法律术语用通俗易懂的方式进行拆解，并结合具体案例进行介绍，请务必读到最后。

1. 为什么雇佣外国人时必须准备“英文雇用契約書”？

开门见山地说，在判明日本的労働法时，法律并没有规定合同必须用外语制作。即使是全日本語的合同，只要双方达成一致并签字，在法律上就是完全有效的。

然而，在实际业务操作中，制作一份“外国人能完全彻底理解的语言”的合同是不可或缺的。这主要基于以下两个核心原因：

① 杜绝因“不知情”而引发的劳动纠纷

面对日本語能力尚不完善的外国人员工，如果只让他们在全日本語的合同上签字，日后极易演变成严重的劳务纠纷，比如：“工资的计算结构和我想的不一样”、“我根本不知道薪资里已经包含了加班费”、“我对休息日的规定产生了误解”等。为了消除双方在认知上的偏差，业界强烈建议使用双方的共同语言——英语（或员工的母语）来制作书面文件。

② 能够为出入国在留管理庁（入管）的签证申请带来优势

当外国人申请在日本工作的在留資格（例如「技术・人文知识・国际业务」等）时，企业必须向入管证明“双方是在合理的劳动条件下结成契约的”。入管法以及法务省的指导方针中，都严格要求必须向外国人本人明示劳动条件。因此，如果企业备有员工能理解的语言所写成的雇用契約書或労働条件通知書，入管的审查往往会更加顺畅。

2. 从官方机构的数据来看！明示劳动条件的法定义务

在此，让我们先来确认一下政府及公利机构发布的权威信息。

厚生労働省与出入国在留管理庁（入管）为了确保外国人劳动者拥有合法的雇用环境，特别制定了《外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針》。

【基于官方来源的核心要点】

• 明示劳动条件（劳动基准法第15条）：薪资、工作时间、工作地点等核心劳动条件，在缔结劳动合同时必须以“书面形式”交付给员工。这是一项一视同仁的义务，无论对象是日本人还是外国人。

• 用能够理解的语言进行明示（厚生労働省指针）：在厚生労働省的指南中明确规定，在向外国人劳动者明示劳动条件时，“应妥善考虑使用该外国人劳动者能够理解的语言”。

• 入管审查时的合规检查（出入国在留管理庁）：作为在留資格的许可标准，官方会严厉审查“获得的报酬是否不低于日本人”以及“是否遵守了劳动相关法令”。如果合同内容存在漏洞或违反法律，签证将被拒签（不予许可）。

(参考来源：厚生労働省《外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指针》、出入国在留管理庁《关于在留资格变更许可申请及在留资格认定证明书交付申请的审查标准》)

3. 即可直接套用！英文雇用契約書的模拟方案与结构

为了让大家更加清晰地了解实务中使用的英文雇用契約書是怎样的结构，我们用一个企业与外国人员工的假设设定来进行拆解。

【场景设定】

• 公司名称：Global Tech Solutions 株式会社（位于东京都港区）

• 员工姓名：Michael Smith 先生（美国籍・IT工程师）

• 业务内容：系统开发及海外客户对应

通常情况下，英文雇用契約書一般会浓缩在2到3张A4纸内。让我们来看看核心条款及其具体含义：

条款的整体画像（议程）

在英文合同中，各个项目通常会以“Article（第〇条）”为单位进行划分。

Article 1: 劳动条件的基本要素（Working Conditions）

在此处明确工作地点、具体的具体工作内容以及工作时间。

• 业务内容（Content of service）：例如“系统开发业务及与之相关的附带业务”，必须具体书写在签证允许的对应范围（技术・人文知识・国际业务等）之内的内容。

• 工作地点（Workplace）：写明实际出勤办公的地址。如果同时允许远程办公（remote work），在此处一并写明会显得非常贴心。

• 工作时间与休息（Work hours / Break）：例如明确写道“上午9点至下午6点（休息1小时，实际工作8小时）”。如果由于业务需要可能需要加班（时间外劳动），也要在此处加上相关说明。

• 休息日（Holidays）：明确写出周六、周日、法定节假日、元旦小长假等公司规定的休假日期。

Article 2: 薪资与津贴（Wages）

涉及金钱的条款是最容易发生纠纷的地方，因此必须记录得极其细致。

• 基本工资（Monthly basic salary）：例如明确以日元标注“月薪 450,000日元（包含〇小时的固定加班费）”。

• 加薪补贴（Extra wages）：明确写出发生加班（Overwork）、深夜劳动（Late-night labor）、休息日出勤（Holiday labor）时的加薪比例（必须遵循日本劳动基准法，规定在25%至35%以上的比例）。

• 交通费与其他津贴（Transportation fee / Others）：写明是否报销通勤的实际费用，以及是否存在上限。

• 加薪与奖金（Revision of wages / Bonus）：写明每年根据实际工作表现考虑加薪1次，以及明确奖金（bonus）将根据公司的经营业绩和个人评估来决定是否发放。

Article 3: 服务纪律（Service regulations）

这是外国人员工作为公司一员应当遵守的规章制度。用通俗易懂的英语规定“服从公司规章”、“基于相互尊重诚实工作”、“注意保持身体健康”等条目。

Article 4: 保密义务（Duty of confidentiality）

这是一项极其重要的约定，规定员工无论是在职期间还是离职后，都绝对不得向第三方泄露公司的客户信息以及技术机密。

Article 5: 试用期（Probationary employment period）

这是日本多数企业在入职之初都会设立的“试用期”条款。通常设置为3个月至6个月。条款中会规定，如果在期间内出现工作态度极其恶劣，或被发现有重大履历造假等情况，公司有权解除合同。

Article 6: 离职与解雇（Resignation / Dismissal）

• 个人原因辞职：规定员工因个人原因想要离职时的程序，例如“必须至少提前2周（或1个月）以书面形式提出申请”。

• 解雇：写明因万一出现的不可抗力导致公司不得不终止合同的条件，例如因身心患有重大疾病导致无法承担工作，或者屡次违反公司规章且毫无改善迹象等。

最后，为了证明合同的成立，需要附上合同签订日期（Date）、公司名称及代表者签字、员工本人的亲笔签名（Signature），同样的文件制作2份，双方各执1份保管。

4. 专家支招！外国人雇佣中规避失败的实务窍门

在制作英文雇用契約書以及向入管提交签证申请时，从行政書士的专业视角来看，有3个核心要点需要格外注意：

① 日本的劳动法拥有最高优先权

无论你制作了一份多么完美的英文合同，如果其内容违反了日本的《劳动基准法》，该条款在法律上将被直接判定为无效。例如，“绝不支付加班费”、“不给予有薪假期”等规定是完全违法的。英文雇用契約書的内容必须保证百分之百符合日本的劳动法规。

② 强烈建议同步准备一份就业规则的英译版

合同不可能把所有细小的规则都写进去。因此，合同中通常会写明“其他详情请遵照公司的就业规则（Service regulations）”。然而，如果至关重要的就业规则只有日本語版本，外国人员工根本无法理解规则。将核心章节翻译成英文并确保员工能随时查阅，可以大幅提升公司内部纪律的贯彻度。

③ 作为提交给入管的材料，必须保持逻辑一致性

在申请在留資格（签证）时，需要提交这份雇用契約書的复印件或労働条件通知書。此时，“公司撰写的採用理由書的内容”、“员工本人的大学专业与职历”以及合同上所写的“业务内容”三者必须保持高度一致。如果这里出现了矛盾或偏差，入管会将其视为“可疑申请”，从而要求补充材料，甚至极大地增加拒签风险。

5. 这正是你想知道的！外国人雇佣常见问题答疑（Q&A）

我们以QA的形式，整理了企业招聘负责人以及外国人经常遇到的核心疑问。

Q1. 如果日本語版本的合同和英文版本的合同在内容理解上出现了偏差，以哪一个为准？

A1. 在实务中，标准的做法是在合同内明确规定“以日本語版本为正本（优先）”，以此来防止由于理解不同而产生的纠纷。 为了防止因翻译的微妙语境差异而造成的误解，在英文合同的末尾通常会加上这样一句话：“本合同由日本語和英语制作，若两种语言的表述出现歧义，以日本語版本的表述为准（In case of any discrepancy, the Japanese text shall prevail.）”。这样一来，就能确保在出现问题时，能够基于日本法律做出准确的评判。

Q2. 听说只要是在试用期（Probation period）内，公司随时随地都可以轻松解雇员工，这是真的吗？

A2. 不，这是一个非常巨大的误解。即使在试用期内，如果没有正当且客观上合理的理由，公司在判明日本法律时是非常难以单方面解雇员工的。 根据《劳动基准法》，即使是试用期，如果雇佣时间已经超过了14天，原则上就和正式解雇一样，需要提前30天进行预告，或者支付解雇预告津贴。此外，诸如“总觉得这个人不太适合这份工作”这类主观原因是不被法律认可的。公司必须拿出证明其能力不足的客观数据，并且证明公司在进行了指导和教育之后对方仍未改善。草率的解雇容易演变成严重的劳动争议，因此请务必在做决定前咨询社労士等专家。

Q3. 如果在留資格（签证）的申请万一被判定为“不许可（拒签）”，这份雇用契約会变成怎样？

A3. 为了在签证未通过时让合同自动失效，必须事先在合同中写入「停止条件」或「解除条件」。 外国人要想在日本合法工作，拥有合法的在留資格是先决条件。如果签证被拒签而合同依然有效，公司就会面临“必须要为无法来上班的员工支付薪水”的被动局面。为了防范这一风险，务必在合同中加入由于签证未通过而自动失效的条款，例如：“本合同仅在员工成功取得并维持日本国政府颁发的合法工作在留资格的条件下，方可生效”。

6. 结语：稳妥的外国人雇佣，始于合规的合同与精准的签证申请

录用外国人是企业焕发新活力、迈向国际化的绝佳机遇。然而，正因为迎来的是文化与语言各不相同的合作伙伴，作为雇佣起跑线的“雇用契約書”的制作，更需要做到精益求精。

如果仅凭主观判断直接流用网络上的模板，或者无视入管的审查标准来缔结契约，不仅会导致签证被拒签，还会在未来给企业埋下巨大的劳务安全隐患。

• 担心自家公司的劳动条件是否完全符合日本法律？

• 想要正确建立并完善英文版本的雇用契約書及就业规则？

• 希望向入管提交的签证申请能够一次性顺利通过？

如果您有以上任何疑虑，请随时联系专业的日本在留資格及签证行政書士。作为法务专家，我们将为您企业的长足发展以及外国人员工在日的安心生活提供全方位的专业支持。

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