Đối với người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản, việc xin được visa 永住 (永住権 / 永住許可) là một cột mốc vô cùng quan trọng. Đặc biệt, những bạn kết hôn với người Nhật (đang sở hữu visa 配偶者) thường có điều kiện về thời gian cư trú ưu đãi hơn so với visa lao động thông thường, nên rất nhiều bạn lựa chọn nộp đơn xin 永住.
Tuy nhiên, không ít trường hợp sau khi nộp hồ sơ lại nhận được thư từ 出入国在留管理局 (入管), và khi mở ra thì bên trong là một tờ paper có tên là 「資料提出通知書」.
Khi bị yêu cầu nộp thêm giấy tờ, chắc hẳn nhiều bạn sẽ lo lắng: "Liệu có phải hồ sơ của mình sắp bị đánh trượt (不許可) rồi không?". Nhưng bạn đừng quá hoảng sợ. Việc 入管 yêu cầu bổ sung hồ sơ thực chất là để: "Xác minh chính xác nội dung hồ sơ và đưa ra quyết định cuối cùng xem có thể cấp 永住許可 cho bạn hay không".
Xin chào các bạn. Tôi là 行政書士 chuyên tư vấn và hỗ trợ các thủ tục về tư cách lưu trú và visa tại Nhật Bản.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về các loại giấy tờ thường bị 入管 yêu cầu bổ sung khi người có visa 配偶者 xin 永住, mục đích của việc đó, cũng như những lưu ý đặc biệt đối với các trường hợp vợ chồng đang sống riêng (別居).
1. Tại sao 入管 lại yêu cầu nộp thêm 資料提出通知書?
Việc xét duyệt 永住許可 được thực hiện cực kỳ nghiêm ngặt so với các loại visa khác (như gia hạn hay chuyển đổi visa). Lý do là vì khi đã có 永住権, bạn sẽ được ở lại Nhật Bản không giới hạn thời gian và hầu như không còn bị hạn chế về hoạt động nghề nghiệp.
Nếu các giấy tờ cơ bản bạn nộp ban đầu đã đủ để người xét duyệt xác nhận mọi thứ rõ ràng, họ sẽ không yêu cầu thêm. Tuy nhiên, nếu phát sinh các thắc mắc hoặc điểm cần làm rõ dưới đây, thư 「資料提出通知書」 sẽ được gửi tới bạn:
-
Tình hình đóng thuế (課税・納税) hoặc 納金 bảo hiểm xã hội có điểm chưa rõ ràng.
-
Cần xác minh kỹ hơn về tình trạng sống chung của 夫婦 (vợ chồng) cũng như tính ổn định của thu nhập/kinh tế gia đình.
-
Có sự thay đổi về hoàn cảnh so với thời điểm nộp đơn (chuyển việc, chuyển nhà, sinh thêm con...).
Nói cách khác, yêu cầu bổ sung hồ sơ chính là "cơ hội để bạn giải thích thêm những điểm chưa rõ và vượt qua vòng xét duyệt". Điều quan trọng nhất là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chính xác, có tính thuyết phục và nộp đúng thời hạn được chỉ định.
2. Các loại giấy tờ bổ sung thường gặp và lưu ý khi chuẩn bị
Dưới đây là danh sách các giấy tờ mà 入管 thường yêu cầu bổ sung theo từng nhóm đối với trường hợp xin 永住 từ visa 配偶者:
① Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân và tình trạng hộ khẩu
Dùng để xác nhận quan hệ vợ chồng có đang diễn ra bình thường hay không, cũng như số lượng và thành viên trong gia đình.
-
戸籍謄本 (全部事項証明書) của người phối偶 người Nhật
-
Cần bản mới nhất để xác nhận thực tế kết hôn và lịch sử nhân thân.
-
-
出生証明書 (hoặc 出生届受理証明書) và 婚姻証明書
-
Thường bị yêu cầu khi làm thủ tục ở nước ngoài hoặc khi gia đình mới sinh con.
-
-
住民票 của toàn bộ thành viên trong hộ gia đình (không ẩn thông tin, trừ マイナンバー)
-
Dùng để kiểm tra xem tất cả thành viên có đang sống cùng địa chỉ không và cơ cấu gia đình thế nào.
-
② Giấy tờ chứng minh thu nhập, nghề nghiệp và hoạt động kinh doanh
Dùng để đánh giá xem bạn có đủ năng lực tài chính để sống ổn định tại Nhật Bản hay không.
-
在職証明書 (có ghi rõ ngày bắt đầu vào làm 採用年月日)
-
Nếu là nhân viên công ty, bạn cần xin giấy này từ công ty đang làm việc.
-
-
在学証明書
-
Yêu cầu nộp nếu trong gia đình có thành viên đang đi học.
-
-
Trường hợp là chủ doanh nghiệp: 履歴事項全部証明書 (登記簿謄本) của công ty
-
Nếu bạn hoặc người phối偶 tự vận hành công ty, giấy này giúp 入管 xác minh hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
-
-
Bản sao 確定申告書 (tờ số 1 và tờ số 2 - 第1表・第2表)
-
Dành cho những ai làm kinh doanh tự do (個人事業主) hoặc có thêm thu nhập phụ, thu nhập từ bất động sản trong vài năm gần đây.
-
-
Các tài liệu khác chứng minh nghề nghiệp và thu nhập
-
Giấy tờ thể hiện tổng thu nhập của cả gia đình (chồng, vợ, bố mẹ/anh chị em sống cùng).
-
③ Giấy tờ chứng minh đóng thuế và bảo hiểm xã hội (★Điểm bị kiểm tra khắt khe nhất)
Những năm gần đây, tình hình hoàn thành nghĩa vụ về 税金, 年金 và 健康保険 là yếu tố bị 入管 soi kỹ nhất. Không chỉ việc trốn thuế/nợ phí, mà ngay cả việc "chậm nộp dù chỉ 1 ngày so với hạn" cũng sẽ bị kiểm tra rất chi tiết.
-
課税証明書 và 納税証明書 thuế 住民税 (bản mới nhất)
-
Xin tại xin tại Uỷバ (市区町村) nơi bạn đang cư trú.
-
-
Giấy tờ chứng minh tình hình đóng thuế quốc gia (納税証明書 その3...)
-
Xin tại 税務署 quản lý để chứng minh không nợ các khoản thuế như 源泉所得税, 所得税, 消費税, 贈与税...
-
-
Bản sao thẻ 健康保険 của tất cả thành viên trong gia đình
-
Để xác nhận loại hình bảo hiểm hiện tại (社会保険 hay 国民健康保険).
-
-
納税証明書 và bản sao hóa đơn 納付領収書 của 国民健康保険
-
Nếu tham gia 国民健康保険, bạn phải nộp bằng chứng đã đóng tiền cho khoảng thời gian được yêu cầu (thường là 2 năm gần nhất).
-
-
Giấy tờ liên quan đến lịch sử đóng 年金 (như 被保険者記録照会回答票)
-
Giấy này xin tại 年金事務所, hiển thị toàn bộ lịch sử đóng tiền. Đôi khi 入管 sẽ yêu cầu nộp theo đơn vị hộ gia đình.
-
④ Giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh (身元保証人)
Khi xin 永住, bạn bắt buộc phải có 身元保証人 là người Nhật hoặc người đã có 永住者 (với visa 配偶者 thì thông thường người phối偶 người Nhật sẽ là người bảo lãnh).
-
住民票 của 身元保証人
-
Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp và thu nhập 1 năm gần nhất của 身元保証人
3. 【LƯU Ý ĐẶC BIỆT】 Trường hợp vợ chồng đang sống riêng (別居)
Khi xét duyệt 永住 từ visa 配偶者, điều mà 入管 đặc biệt coi trọng là "vợ chồng có đang duy trì cuộc sống hôn nhân thực tế hay không". Do đó, về nguyên tắc, hai vợ chồng bắt buộc phải sống chung (同居).
Tuy nhiên, cũng có những trường hợp bất khả kháng khiến vợ chồng phải sống riêng (別居):
-
Do yêu cầu công việc (chuyển công tác, đi làm xa, nơi làm việc quá xa...)
-
Do hoàn cảnh chăm sóc bố mẹ hoặc điều kiện học tập của con cái.
Ngay cả khi bạn có "lý do chính đáng", nếu chỉ giải thích bằng miệng rằng "vì công việc nên phải sống riêng" thì 入管 sẽ không chấp nhận. Xin 永住 khi đang 別居 có độ khó rất cao, vì vậy bạn bắt buộc phải nộp thêm các tài liệu giải thích cực kỳ chi tiết:
-
Bản 理由書 giải thích cụ thể lý do 別居
-
Trình bày một cách logic tại sao không thể sống chung và dự kiến khi nào sẽ chuyển về sống cùng nhau.
-
-
Bằng chứng về việc hỗ trợ tài chính/sinh hoạt phí (hóa đơn gửi tiền, bản sao sổ ngân hàng)
-
Chứng minh hai người vẫn chung tài chính và hỗ trợ lẫn nhau.
-
-
Bằng chứng về việc liên lạc, tương tác giữa hai vợ chồng
-
Ảnh chụp màn hình tin nhắn LINE/SNS hàng ngày, lịch sử cuộc gọi, hóa đơn vé tàu/xe/máy bay di chuyển qua lại thăm nhau thường xuyên.
-
Nếu đưa ra được lý do chính đáng kèm bằng chứng đầy đủ, bạn vẫn có cơ hội được cấp 永住. Tuy nhiên nếu giải thích không thỏa đáng, 入管 có thể nghi ngờ là "hôn nhân giả" và rủi ro bị 不許可 (đánh trượt) là cực kỳ cao.
4. Cập nhật quy định mới và thông tin chính thức từ 出入国在留管理局
Tiêu chuẩn xét duyệt 永住許可 được quy định rất nghiêm ngặt theo pháp luật và hướng dẫn của 入管. Việc nắm bắt thông tin chính xác mới nhất là điều vô cùng quan trọng.
① Hướng dẫn về 永住許可 (từ 法務省 và 出入国在留管理局)
Theo hướng dẫn của 法務省, người mang visa 配偶者 sẽ được áp dụng các điều kiện nới lỏng như sau:
-
Điều kiện về thời gian cư trú và hôn nhân:
-
Đã kết hôn thực tế trên 3 năm và sống liên tục tại Nhật Bản từ 1 năm trở lên.
-
Không trở thành gánh nặng cho xã hội (không nhận trợ cấp sinh hoạt) và hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ công cộng (đóng thuế, 年金, bảo hiểm...).
-
-
Yêu cầu về tư cách đạo đức (素行善良):
-
Không vi phạm pháp luật, không vi phạm luật giao thông nhiều lần.
-
② Siết chặt quy định về nghĩa vụ công cộng (Thế, 保険, 年金)
Những năm gần đây, 入管 siết rất chặt việc thực hiện nghĩa vụ công cộng. Đòi hỏi bạn phải "đóng đúng hạn và đủ số tiền". Nếu trong lịch sử từng có lần đóng chậm (chậm dù chỉ vài ngày), 入管 có thể sẽ yêu cầu nộp 理由書 giải thích hoặc lấy đó làm lý do để từ chối cấp visa.
5. Q&A: Giải đáp thắc mắc thường gặp về bổ sung hồ sơ 永住
Dưới đây là 3 câu hỏi mà tôi thường nhận được nhất từ khách hàng khi xử lý hồ sơ 永住.
Q1. Tôi e rằng không kịp nộp giấy tờ bổ sung trước thời hạn chỉ định. Tôi phải làm sao?
A. Đừng bỏ cuộc! Hãy liên hệ (bàn bạc) ngay với 入管 trước khi hết hạn! Trong thư 「資料提出通知書」 thường ghi thời hạn nộp là khoảng 2 tuần đến 1 tháng. Nếu không kịp lấy giấy tờ ở cơ quan nhà nước, tuyệt đối không được im lặng. Hãy gọi điện cho cán bộ phụ trách ở 入管, giải thích rõ lý do vì sao bị chậm và hẹn ngày cụ thể có thể nộp. Nếu hết hạn mà bạn không liên lạc, 入管 sẽ xét duyệt trên hồ sơ hiện có và nguy cơ bị 不許可 là rất cao.
Q2. Trong quá khứ tôi từng vô tình đóng chậm thuế 住民税 hoặc 年金. Liệu 入管 có phát hiện ra khi nộp hồ sơ bổ sung không?
A. Nói thật lòng là 入管 sẽ phát hiện ra 100%. Các giấy tờ như 領収書 hay 被保険者記録 đều thể hiện rõ ngày bạn thực hiện thanh toán. Nếu ngày đóng tiền muộn hơn hạn định, cán bộ xét duyệt sẽ đánh giá là bạn chưa hoàn thành tốt nghĩa vụ. Khi đó, thay vì che giấu, bạn nên viết một bản 理由書 giải thích thành thật lý do tại sao bị chậm và trình bày giải pháp khắc phục (ví dụ: đã đăng ký tự động trích nợ qua tài khoản ngân hàng 口座振替 để không bao giờ bị chậm nữa).
Q3. Sau khi nộp thêm giấy tờ bổ sung thì mất bao lâu mới có kết quả?
A. Thông thường sẽ mất thêm khoảng 1 đến 3 tháng từ khi nộp bổ sung. Thời gian xét duyệt 永住 hiện nay (như tại 東京入管) kéo dài khoảng 8 tháng đến 1 năm. Khi bị yêu cầu bổ sung, quy trình xét duyệt sẽ phải chờ xác minh thêm tài liệu mới nộp, do đó bạn cần kiên nhẫn chờ đợi thêm một vài tháng sau khi đã hoàn thành việc nộp bổ sung.
Lời kết: Đừng ngần ngại tư vấn chuyên gia khi nhận thông báo bổ sung hồ sơ
Việc nhận được yêu cầu bổ sung hồ sơ từ 入管 không có nghĩa là bạn đã trượt. Điều quan trọng nhất là phải hiểu đúng ý đồ của 入管 khi họ đòi hỏi giấy tờ đó, từ đó chuẩn bị chính xác tài liệu và văn bản giải thích đi kèm.
Đặc biệt, nếu bạn thuộc các trường hợp sau, việc tự xử lý một mình sẽ ẩn chứa rất nhiều rủi ro:
-
Từng đóng chậm thuế, 年金 hoặc bảo hiểm trong quá khứ.
-
Hai vợ chồng đang sống riêng (別居) do công việc hoặc gia đình.
-
Mới chuyển việc (転職) và cần giải thích về tính ổn định của thu nhập.
-
Không hiểu rõ ý nghĩa hay mục đích của loại giấy tờ mà 入管 đang yêu cầu.
Với vai trò là một 行政書士, tôi luôn sẵn sàng đồng hành, dựa trên Luật xuất nhập cảnh và xu hướng xét duyệt mới nhất để giúp bạn chuẩn bị bộ hồ sơ bổ sung tối ưu nhất, cũng như soạn thảo các bản 理由書 có tính thuyết phục cao.
Nếu bạn đang lo lắng về thư yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc đang lên kế hoạch xin 永住 từ visa 配偶者, hãy liên hệ ngay với tôi để được tư vấn và hỗ trợ chu đáo nhất!
