Hiện tại có rất nhiều người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản vì nhiều lý do khác nhau. Có những bạn 留学生 muốn vào làm việc tại các doanh nghiệp Nhật sau khi tốt nghiệp, có những bạn đang cư trú theo diện ワーキングホリデー, hay cũng có những bạn đã có 就労ビザ và đang cân nhắc chuyển sang một công ty khác. Hoàn cảnh của mỗi người hoàn toàn không giống nhau.
"Muốn tuyển dụng người nước ngoài đang ở Nhật thì cần làm thủ tục gì nhỉ?" "Vẫn giữ nguyên visa hiện tại mà bắt đầu làm công việc này thì có vi phạm pháp luật không?"
Chắc hẳn có rất nhiều bạn cũng như các nhà tuyển dụng đang có những thắc mắc và lo lắng như vậy.
Trong bài viết này, 行政書士 chuyên về 在留資格 VISA của Nhật Bản sẽ giải thích một cách dễ hiểu, hạn chế tối đa các thuật ngữ pháp lý phức tạp về các thủ tục cụ thể cũng như những điều cần lưu ý khi tiếp nhận người nước ngoài vào làm việc, hoặc khi các bạn bắt đầu làm việc tại Nhật.
1. Hãy cùng tìm hiểu "Nguyên tắc cơ bản" để người nước ngoài làm việc tại Nhật
Điều đầu tiên cần phải biết là để người nước ngoài có thể làm việc tại Nhật Bản, họ cần phải nhận được sự cho phép từ chính phủ. Sự cho phép này chính là 在留資格 (thường được gọi là visa).
Có rất nhiều loại 在留資格, và mỗi loại đều quy định nghiêm ngặt về "các hoạt động được phép làm tại Nhật". Do đó, không phải cứ tuyển dụng một người nước ngoài đang ở Nhật là có thể giao cho họ bất kỳ công việc nào ngay lập tức.
Quy tắc cơ bản gồm 2 điểm dưới đây:
-
Trường hợp nội dung công việc được phép làm với visa hiện tại: Có thể bắt đầu làm việc ngay (tuy nhiên, nếu thời hạn visa còn lại ít, cần phải làm thủ tục gia hạn).
-
Trường hợp nội dung công việc không được phép làm với visa hiện tại: Cần phải nộp đơn lên 入国管理局 (出入国在留管理庁) trước để xin chuyển đổi visa hoặc xin một giấy phép đặc biệt.
Nếu làm việc mà không thực hiện các thủ tục cần thiết, không chỉ bản thân người nước ngoài đó không thể tiếp tục ở lại Nhật, mà phía doanh nghiệp tuyển dụng cũng sẽ phải chịu hình phạt nặng gọi là tội 不法就労助長罪. Hãy trang bị cho mình kiến thức đúng đắn vì lợi ích của cả hai bên.
2. Thủ tục và lưu ý cần thiết khi làm việc 【Theo từng trường hợp cư trú】
Tùy thuộc vào việc người nước ngoài đó đang cư trú tại Nhật với loại visa nào mà thủ tục cần thiết sẽ thay đổi hoàn toàn. Dưới đây là phần giải thích chia theo 5 trường hợp phổ biến.
① Trường hợp sở hữu visa 「留学」 hoặc 「家族滞在」 (Từ アルバイト lên chính thức)
Visa 「留学」 và visa 「家族滞在」 dành cho gia đình của người nước ngoài đang làm việc tại Nhật vốn dĩ không phải là visa để đi làm. Do đó, về nguyên tắc, việc làm việc là bị nghiêm cấm.
-
Trường hợp tuyển dụng theo dạng tư nhân hoặc アルバイト Bằng việc nhận được con dấu 「資格外活動許可」 từ 入管 vào hộ chiếu hoặc thẻ ngoại kiều, việc làm アルバイト sẽ trở thành hợp pháp. Tuy nhiên, không phải là muốn làm bao nhiêu cũng được, mà có giới hạn thời gian nghiêm ngặt là "về nguyên tắc trong vòng 28 tiếng một tuần".
-
Trường hợp tuyển dụng làm nhân viên chính thức (toàn thời gian) Khi tốt nghiệp trường học và vào làm việc chính thức tại công ty, chỉ có giấy phép アルバイト là không đủ. Bạn bắt buộc phải làm thủ tục xin thay đổi sang 「就労ビザ (在留資格 để làm việc)」 như 「技術・人文知識・国際業務」. Trước khi thủ tục thay đổi này được thực hiện và nhận được 変更の許可 chính thức từ 入管, doanh nghiệp tuyệt đối không được cho họ làm việc toàn thời gian.
② Trường hợp đang cư trú diện 「ワーキングホリデー (特定活動)」
Dựa trên hiệp định với Nhật Bản, những người có visa 「ワーキングホリデー」 vừa có thể tận hưởng chuyến du lịch vừa có thể làm việc để bù đắp chi phí cho chuyến đi. Người sở hữu visa này về cơ bản có thể làm các công việc như アルバイト trong thời gian lưu trú.
Tuy nhiên, nếu muốn chuyển mục đích chính sang "đi làm" (như trở thành nhân viên chính thức toàn thời gian), việc chuyển đổi sang 就労ビザ vẫn là bắt buộc. Điều cần lưu ý ở đây là "việc có thể chuyển đổi trực tiếp từ ワーキングホリデー sang một 就労ビザ khác ngay tại Nhật hay không phụ thuộc vào quốc tịch (quốc gia) của người đó". Tùy theo thỏa thuận giữa hai nước (như 口上書), có những quốc gia quy định rằng "phải về nước một lần rồi mới được tiếp nhận đơn xin 就労ビザ", vì vậy cần phải kiểm tra trước.
③ Trường hợp đã có 「就労ビザ」 và muốn chuyển việc (転職)
Mọi người thường nghĩ "vì đã có visa đi làm rồi nên có thể đi làm ngay mà không cần thủ tục gì", nhưng đây chính là một cái bẫy.
就労ビザ thường được cấp riêng cho từng trường hợp dựa trên việc thẩm định nội dung công việc tại công ty cũ, cũng như học vấn và quá trình làm việc của bản thân người đó. Vì vậy, cần phải xác nhận xem nội dung công việc tại công ty mới có khớp hoàn toàn với phạm vi của 就労ビザ đang sở hữu hay không.
Nếu chuyển sang một ngành nghề hoàn toàn khác (Ví dụ: trước đây là kỹ sư IT nhưng sắp tới sẽ làm nhân viên trực tiếp tại nhà hàng...), bạn cần phải xin thay đổi 在留資格. Ngay cả khi làm cùng ngành nghề, việc xin 「就労資格証明書」 được đề cập dưới đây sẽ giúp ngăn ngừa rắc rối khi gia hạn visa trong tương lai.
④ Trường hợp đang ở Nhật với tư cách 「短期滞在 (観光・親族訪問など)」
Những người đang cư trú diện 「短期滞在」 như visa du lịch hay quá cảnh máy bay tuyệt đối không được phép làm việc tại Nhật Bản.
Ngoài ra, ngay cả khi tìm được việc và nhận được thông báo trúng tuyển trong thời gian ở Nhật, về nguyên tắc việc chuyển đổi từ visa du lịch sang 就労ビザ là không được chấp nhận (ngoại trừ những trường hợp thực sự đặc biệt không thể kháng cự). Trong trường hợp này, quy trình thủ tục hợp pháp sẽ là: người đó phải quay về nước một lần, doanh nghiệp Nhật Bản đóng vai trò là nhà bảo lãnh sẽ nộp đơn xin tài liệu gọi là 「在留資格認定証明書 (COE)」 lên 入管 tại Nhật, sau đó người đó sẽ cầm giấy này để làm thủ tục nhập cảnh lại vào Nhật.
⑤ Trường hợp sở hữu visa 「永住者」 hoặc 「日本人の配偶者等」
Những người sở hữu các tư cách lưu trú dưới đây, thường được gọi là 「身分系のビザ」, có thể làm việc gần như hoàn toàn giống như người Nhật.
-
永住者
-
日本人の配偶者等 (Chồng hoặc vợ của người Nhật)
-
永住者の配偶者等
-
定住者
Các loại visa này không bị giới hạn về nội dung công việc (ngành nghề) hay thời gian làm việc. Từ công việc văn phòng cho đến làm việc tại công xưởng, tiếp khách, nhà hàng... họ có thể được tuyển dụng vào bất kỳ ngành nghề nào. Ngoài ra, việc có thể làm những công việc thuộc ngành giải trí nhạy cảm vốn bị nghiêm cấm đối với các visa khác (như キャバクラ、パチンコ、麻雀店...) về nguyên tắc cũng chỉ giới hạn ở những người có 「身分系のビザ」 này.
3. 【Bổ sung từ thông tin chính thức】2 chế độ quan trọng giúp phòng tránh rắc rối
Tại đây, dựa trên thông tin do các cơ quan công quyền như 出入国在留管理庁 (入管) công bố, tôi xin bổ sung 2 kiến thức quan trọng để tiếp nhận người nước ngoài một cách an toàn.
Lợi ích lớn! Xóa tan lo lắng khi chuyển việc nhờ 「就労資格証明書」
Khi một người đã có 就労ビザ chuyển việc và vào làm tại công ty mới, 出入国在留管理庁 khuyến khích thực hiện thủ tục gọi là 「就労資格証明書交付申請」.
Đây là chế độ mà bạn sẽ hỏi trước 入管 rằng: "Chúng tôi định cho người này làm công việc như thế này tại công ty mới, liệu có vấn đề gì trong phạm vi visa hiện tại của họ không?". 入管 sẽ thẩm định và nếu không có vấn đề gì, họ sẽ cấp một giấy chứng nhận với nội dung "Nội dung công việc này hoàn toàn OK với visa hiện tại".
Lợi ích lớn nhất của việc này là "có thể đưa rủi ro bị từ chối trong lần gia hạn visa tiếp theo về bằng không". Nếu cứ tiếp tục làm việc mà không thực hiện thủ tục này, đến kỳ gia hạn visa sau vài năm, 入管 có thể đưa ra phán quyết tồi tệ nhất là "Nội dung công việc này nằm ngoài đối tượng của visa hiện tại, nên những năm qua bạn đã làm việc bất hợp pháp". Điều này giúp mang lại sự an tâm tuyệt đối cho cả doanh nghiệp lẫn bản thân người nước ngoài.
Quy định chuyển đổi từ 技能実習生 sang công việc khác
Visa 「技能実習」 vốn có mục đích là "mang kỹ thuật học được tại Nhật về cống hiến cho quê hương", nên về nguyên tắc không thể chuyển đổi sang các loại 就労ビザ khác.
Tuy nhiên, để ứng phó với tình trạng thiếu hụt nhân lực trầm trọng, chế độ công quyền hiện tại đã chính thức mở ra một con đường cho phép những người đã hoàn thành 「技能実習」 được chuyển đổi sang các 就労ビザ đặc định như 「特定技能」 hoặc 「介護」 để tiếp tục làm việc tại Nhật. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiếp tục tiếp nhận những nhân tài ưu tú đã có kỹ năng như một ứng viên lãnh đạo tại nơi làm việc.
4. "Đây là điều tôi muốn biết!" Câu hỏi thường gặp Q&A
Tôi xin trích dẫn và giải thích 3 câu hỏi thường gặp nhất từ các bạn người nước ngoài cũng như các nhà tuyển dụng tại hiện trường.
Q1. Nếu làm hai công việc アルバイト cùng lúc, tôi có thể làm tối đa 28 tiếng cho mỗi việc (tổng cộng 56 tiếng) không?
A1. Không, tuyệt đối không được. Bạn phải gói gọn tổng thời gian của tất cả các công việc アルバイト lại "trong vòng 28 tiếng một tuần". Đây là điểm mà các bạn 留学生 và những người có visa 家族滞在 dễ nhầm lẫn nhất. Nếu làm ở tiệm A 20 tiếng, tiệm B 15 tiếng, tổng cộng sẽ là 35 tiếng và vi phạm quy tắc 28 tiếng (thành 不法就労). Vì 入管 có thể nắm bắt việc làm thêm song song thông qua hồ sơ thuế hay lịch sử tài khoản ngân hàng, nên nếu suy nghĩ đơn giản là "sẽ không bị lộ đâu" thì trong tương lai có thể dẫn đến việc không thể gia hạn hoặc thay đổi visa, trở thành nguyên nhân không thể tiếp tục ở lại Nhật.
Q2. Tôi đã nộp đơn xin đổi sang 就労ビザ. Trong thời gian chờ kết quả (đang thẩm định), tôi có thể bắt đầu làm việc toàn thời gian tại công ty mới không?
A2. Về nguyên tắc, trước khi có 変更の許可 chính thức từ 入管, bạn không được làm việc toàn thời gian tại công ty mới. Tại thời điểm đơn xin được tiếp nhận, visa của bạn vẫn chưa được chuyển đổi. Nếu bạn là 留学生, bạn vẫn đang mang visa 「留学」. Nếu cho làm việc trước khi có phép thì sẽ bị coi là chạy trước và trở thành 不法就労. Tuy nhiên, nếu bạn đã có sẵn 資格外活動許可 (phép làm thêm trong vòng 28 tiếng/tuần) và vẫn đang trong thời gian theo học tại trường, bạn có thể vừa làm việc trong phạm vi giới hạn thời gian đó dưới tư cách là アルバイト vừa chờ kết quả. Hãy chắc chắn rằng con dấu cho phép của visa mới đã được đóng ở mặt sau thẻ ngoại kiều trước khi bắt đầu làm việc toàn thời gian.
Q3. Tôi phải nghỉ việc vì lý do của công ty. Trong thời gian chờ tìm công việc tiếp theo, tôi có thể tiếp tục ở lại Nhật với 就労ビザ hiện tại mãi được không?
A3. Bạn không thể ở lại mãi được. Về nguyên tắc, nếu sau khi nghỉ việc từ "3 tháng trở lên" mà bạn không nhận công việc tiếp theo, thủ tục hủy bỏ visa có thể sẽ bị bắt đầu. Tuy nhiên, nếu bản thân người đó được công nhận là "đang nỗ lực hết sức để tìm công việc tiếp theo tại Nhật (đang trong quá trình tìm việc)", thì ngay cả khi đã quá 3 tháng, visa cũng không bị hủy bỏ ngay lập tức. Cụ thể là trường hợp bạn có minh chứng cho việc đến ハローワーク để hoạt động tìm việc, hoặc có bằng chứng đang tham gia các kỳ thi tuyển dụng của các doanh nghiệp. Tình trạng "chỉ ở lại Nhật mà không làm gì" không có lý do chính đáng sẽ bị đánh giá rất nghiêm khắc, vì vậy sau khi nghỉ việc, bạn nên nhanh chóng bắt đầu hoạt động tìm việc tiếp theo hoặc tham khảo ý kiến của các chuyên gia.
5. Tóm lại: Thủ tục chắc chắn thì tư vấn chuyên gia là con đường ngắn nhất
Các thủ tục khi tiếp nhận người nước ngoài đang ở Nhật vào làm việc được phân chia rất chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị cũng như phương pháp nộp đơn, tùy thuộc vào tình trạng visa hiện tại của người đó và nội dung công việc sắp tới.
Thủ tục của 入管 có một đặc điểm là nếu một khi đã bị đóng dấu "không phê duyệt" (không được cấp phép) thì việc khôi phục (nộp đơn lại) sau đó sẽ cực kỳ khó khăn. Ngoài ra, dù không có ác ý nhưng nếu cho làm việc mà không biết luật thì sẽ vi phạm pháp luật, có thể dẫn đến những hậu quả không thể cứu vãn.
"Liệu giữ nguyên visa này có thực sự ổn không?" "Để làm thủ tục chuyển đổi thì cần chuẩn bị những giấy tờ gì?"
Nếu bạn có một chút phân vân hay lo lắng nào, hãy thử thảo luận một lần với 行政書士 - chuyên gia về luật pháp. Chúng tôi sẽ đề xuất thủ tục chắc chắn và trơn tru nhất phù hợp với tình hình của quý công ty cũng như quá trình của bản thân người nước ngoài. Hãy thực hiện thủ tục đúng đắn để tự tin vững bước trên con đường mới.
