Chìa khóa gia hạn 経営管理ビザ: Cách xem 財務諸表 và những điểm quan trọng khi xét duyệt
Đối với các nhà kinh doanh người nước ngoài đang nỗ lực thành lập công ty và phát triển sự nghiệp tại Nhật, việc gia hạn 「経営管理ビザ」 là một cửa ải không thể tránh khỏi.
Nhiều người thường nghĩ rằng "Chỉ cần có doanh thu là ổn". Tuy nhiên, thực tế là các thẩm định viên của 入管 (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) sẽ kiểm tra cực kỳ khắt khe nội dung của 「財務諸表」 - thứ được coi là "bản hồ sơ sức khỏe" của công ty bạn.
Trong bài viết này, tôi sẽ không dùng những thuật ngữ kế toán khó hiểu mà sẽ giải thích chi tiết xem 入管 đang chú ý vào đâu, và bạn nên xử lý thế nào nếu chẳng may công ty rơi vào tình trạng thua lỗ.
1. 「財務三表」 mà 入管 thường kiểm tra là gì?
Khi thành lập công ty, mỗi năm một lần bạn phải thực hiện 「決算」 và nộp hồ sơ lên 税務署. Bộ hồ sơ được tạo ra lúc này thường được gọi chung là 「決算書」. Trong quá trình xét duyệt của 入管, 3 loại tài liệu sau (財務三表) là quan trọng nhất:
① 損益計算書 (Được ví như "Bảng điểm" của công ty) Đây là bản ghi chép trong 1 năm qua công ty đã "bán được bao nhiêu, chi tiêu bao nhiêu và còn lại bao nhiêu lợi nhuận". 入管 sẽ dựa vào đây để đánh giá xem công việc kinh doanh của bạn có tính "kế thừa, ổn định (sau này có thể tiếp tục duy trì không)" hay không.
② 貸借対照表 (Được ví như "Kiểm tra thể lực" của công ty) Tài liệu này cho thấy tại thời điểm chốt số liệu, công ty đang có bao nhiêu tiền mặt, thiết bị (tài sản) và đang nợ bao nhiêu. Nếu mục 「純資産」 ở phía bên phải là số dương, đó là minh chứng cho thấy công ty bạn đang có "thể lực" tốt.
③ キャッシュフロー計算書 (Tình hình "ví tiền" của công ty) Đây là tài liệu thể hiện dòng tiền thực tế biến động như thế nào trong sổ ngân hàng. Ngay cả khi có lợi nhuận trên giấy tờ, nhưng nếu không có tiền mặt trong tay thì hoạt động kinh doanh cũng sẽ bị đình trệ. Đặc biệt, 入管 rất coi trọng việc dòng tiền từ hoạt động kinh doanh chính có đang dương hay không (営業キャッシュフロー).
2. Hai chỉ số quan trọng quyết định kết quả xét duyệt
Có 2 "con số" mà 入管 sẽ nhìn vào rất kỹ khi thẩm định:
A. 自己資本比率 (Tính ổn định của công ty) Con số này cho thấy "Trong tổng số tiền của công ty, có bao nhiêu % là tiền không phải hoàn trả (tiền vốn của chính mình)".
-
Lý tưởng: Trên 50% là trạng thái cực kỳ khỏe mạnh.
-
Lưu ý: Nếu dưới 10%, công ty bị coi là có nguy cơ phá sản cao và khả năng gia hạnビザ sẽ trở nên khó khăn.
B. 流動比率 (Khả năng thanh toán) Chỉ số này thể hiện "Công ty có bao nhiêu tài sản có thể chuyển thành tiền mặt ngay lập tức để chi trả cho các khoản nợ phải trả trong vòng 1 năm". Vì các chủ doanh nghiệp người nước ngoài thường khó vay vốn ngân hàng tại Nhật ngay lập tức, nên việc có đủ tiền mặt dự phòng (mục tiêu từ 100% - 130% trở lên) là rất quan trọng.
3. 【Quan trọng】 Phải làm gì nếu rơi vào trạng thái 「債務超過」 hoặc thua lỗ?
Chắc hẳn nhiều bạn sẽ lo lắng: "Năm nay công ty lỗ rồi... liệu có mất ビザ không?". Kết luận là: Nếu chỉ thua lỗ trong 1 kỳ duy nhất, bạn sẽ không bị đánh trượt ngay lập tức.
Tuy nhiên, cần đặc biệt cảnh giác với tình trạng 「債務超過」. Đây là trạng thái mà ngay cả khi bán hết tài sản công ty cũng không đủ trả nợ (mục 純資産 trong 貸借対照表 bị âm).
Nếu tình trạng này kéo dài, bạn sẽ bị đánh giá là "Không có năng lực duy trì kinh doanh". Trong trường hợp này, bạn bắt buộc phải nộp 「改善計画書 (評価書)」 do các chuyên gia như 中小企業診断士 hoặc 公認会計士 lập ra để giải trình một cách logic rằng "Có triển vọng khắc phục tình trạng này trong vòng 1 năm".
4. 「決算」 và 「納税」 để tạo dựng niềm tin
Để kinh doanh lâu dài tại Nhật, tuân thủ quy định về thuế là điều kiện tiên quyết.
-
Thời hạn kê khai và nộp thuế: Trong vòng 2 tháng kể từ ngày sau ngày kết thúc năm tài chính (決算日).
-
Sử dụng dịch vụ 税理士: So với việc tự tính toán, một bộ 決算書 được thực hiện bởi 税理士 chuyên nghiệp sẽ có độ tin cậy cao hơn rất nhiều đối với cả 税務署 và 入管.
Việc xử lý kế toán không phù hợp hoặc chậm trễ nộp thuế sẽ gây ra tổn hại cực lớn cho việc gia hạnビザ.
5. Giải đáp thắc mắc về 経営管理ビザ (Q&A)
Q1. Tôi muốn giảm lợi nhuận xuống thấp để tiết kiệm thuế, việc này có ảnh hưởng đến ビザ không?
A1. Tôi không khuyến khích việc tiết kiệm thuế quá mức. Nếu bạn để 「役員報酬」 quá thấp hoặc đưa quá nhiều chi phí vào để làm lợi nhuận bị âm, 入管 sẽ nghi ngờ: "Làm sao người này có thể sống ở Nhật với mức lương đó?" hoặc "Công ty này liệu có duy trì được lâu dài không?". Lợi nhuận hợp lý và nộp thuế đầy đủ là con đường ngắn nhất để gia hạnビザ thành công.
Q2. Công ty mới thành lập năm đầu tiên bị lỗ có gia hạn được không?
A2. Năm đầu tiên thường phải đầu tư trang thiết bị và chi phí quảng cáo nên việc thua lỗ nằm trong dự tính của 入管. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị kỹ một bản 「事業計画書」 mới để giải trình rõ lý do tại sao lỗ và kế hoạch làm thế nào để có lãi trong năm thứ hai.
Q3. Tôi vay tiền từ người thân ở quê nhà để nạp vào công ty. Đây có được tính là "tài sản" không?
A3. Tiền vay sẽ bị tính là 「負債」 (khoản nợ). Để tăng chỉ số 自己資本比率, việc nạp tiền dưới hình thức 「増資」 (tăng vốn điều lệ) sẽ có lợi hơn về mặt tài chính. Tuy nhiên, bạn cần có bằng chứng rõ ràng về nguồn gốc số tiền đó (ví dụ: 「送金証明」).
Tổng kết
Gia hạn 経営管理ビザ không đơn thuần là nộp giấy tờ, mà là một buổi thuyết trình để chứng minh rằng "Doanh nghiệp của bạn đang đóng góp cho xã hội Nhật Bản và có khả năng phát triển bền vững".
Nếu bạn cảm thấy lo lắng về các con số trên 財務諸表 hoặc đang đau đầu vì tình trạng 債務超過, hãy tham vấn chuyên gia trước khi quá muộn. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các nhà kinh doanh để các bạn có thể yên tâm tập trung vào sự nghiệp của mình tại Nhật.
Làm chủ tại Nhật: Bí quyết lấy VISA「経営・管理」và 3 lưu ý để không bị đánh trượt! (Giải thích bởi 行政書士)
