Trong bối cảnh số lượng người nước ngoài sinh sống tại Nhật ngày càng tăng, không ít trường hợp gặp phải những rủi ro không mong muốn. Khi người thân hoặc bạn bè qua đời tại Nhật, việc lo lắng về những câu hỏi như "Phải làm gì đầu tiên?" hay "Liên lạc về nước và chuyển thi hài như thế nào?" là điều hết sức bình thường.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về quy trình thực hiện các thủ tục công cộng cần thiết khi có người nước ngoài tử vong tại Nhật Bản.
1. Việc đầu tiên cần làm: Nộp 「死亡届」 cho chính quyền địa phương
Khi một người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản qua đời, bất kể quốc tịch là gì, các thủ tục đều phải được thực hiện theo quy định của pháp luật Nhật Bản. Việc quan trọng nhất là nộp 「死亡届」 để thông báo cho chính quyền địa phương.
Nộp ở đâu?
Bạn cần nộp tại văn phòng hành chính quận/huyện/thành phố nơi người quá cố đăng ký 住民票 (住民登録). Trong trường hợp người đó tử vong tại nơi không có 住民票 (ví dụ như khi đang đi du lịch), văn phòng tại nơi tử vong cũng có thể tiếp nhận.
Thời hạn là khi nào?
Phải nộp trong vòng "7 ngày" kể từ ngày biết tin về việc tử vong. Nếu quá thời hạn này, có khả năng sẽ bị phạt tiền (過料), vì vậy cần xử lý nhanh chóng.
Hồ sơ cần thiết là gì?
Cần có 「死亡診断書」 hoặc 「死体検案書」 do bác sĩ cấp. Những giấy tờ này thường đi liền với mẫu đơn 死亡届, nên sau khi nhận từ bệnh viện, bạn hãy mang thẳng đến văn phòng hành chính.
2. Tầm quan trọng của 「受理証明書」 được cấp từ chính quyền
Khi 死亡届 được tiếp nhận, bạn có thể yêu cầu cấp 「死亡届の受理証明書」 hoặc 「死亡届記載事項証明書」 để làm bằng chứng.
Đây không chỉ là những bản sao thông thường mà chúng cực kỳ quan trọng cho các thủ tục sau đó:
-
Báo cáo cho Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước sở tại.
-
Xin phép vận chuyển thi hài về nước.
-
Thủ tục đóng tài khoản ngân hàng hoặc nhận tiền bảo hiểm tại Nhật.
-
Xin phép hỏa táng tại Nhật (cấp 火葬許可証).
Đặc biệt, 「記載事項証明書」 là văn bản công khai tương đương với bản sao của 死亡届 và thường được yêu cầu trong các thủ tục quốc tế. Bạn nên xin dư ra vài bản để dự phòng.
3. Quy trình thông báo từ Chính phủ Nhật Bản về nước sở tại
Khi việc tử vong của người nước ngoài được xác nhận tại Nhật, thông tin sẽ được tự động liên kết giữa các cơ quan liên quan theo quy trình sau:
-
Văn phòng hành chính địa phương tiếp nhận 死亡届.
-
Thông tin được gửi tới 法務局.
-
法務局 thông báo cho 外務省 (領事局外国人課).
-
外務省 sẽ gửi thông báo tử vong tới Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia người quá cố tại Nhật Bản.
Mặc dù thông tin được chia sẻ giữa các chính phủ, nhưng việc tiếp nhận thi hài, sắp xếp hộ tịch tại quê nhà hay xử lý di vật vẫn cần thân nhân hoặc bạn bè trực tiếp liên hệ và phối hợp với Đại sứ quán.
4. Quy tắc về "Vận chuyển thi hài" và "Hỏa táng"
Khi có người mất tại Nhật, bạn phải lựa chọn giữa việc hỏa táng ngay tại Nhật hoặc chuyển thi hài về nước (遺体送還).
-
Trường hợp hỏa táng tại Nhật: Khi nộp 死亡届, bạn cần nộp kèm 「死体火葬許可申請書」. Nếu không có giấy phép này, bạn không thể sử dụng lò hỏa táng. Sau khi hỏa táng, nếu muốn mang tro cốt về nước, bạn có thể cần khai báo với hãng hàng không hoặc xin chứng nhận từ Đại sứ quán.
-
Trường hợp chuyển thi hài về nước: Cần thực hiện các biện pháp bảo quản (ướp xác/embalming) và đặt trong quan tài chuyên dụng. Việc này tốn chi phí rất lớn (thường từ vài trăm ngàn đến hàng triệu Yên), vì vậy hãy kiểm tra các gói bảo hiểm (bảo hiểm du lịch hoặc 社会保険) mà người quá cố đã tham gia.
5. Các quy định công cộng quan trọng khác cần lưu ý
Dưới đây là những thông tin bổ sung cực kỳ quan trọng dựa trên hướng dẫn của Chính phủ và 出入国在留管理庁.
① Trả lại 在留カード
「在留カード」 của người quá cố phải được trả lại cho 出入国在留管理局 trong vòng 14 ngày kể từ khi tử vong. Việc trả lại có thể thực hiện qua đường bưu điện hoặc mang trực tiếp đến văn phòng 入管 gần nhất.
② Ảnh hưởng đến VISA của gia đình (家族滞在, v.v.)
Nếu người quá cố là người bảo lãnh (ví dụ: giữ visa 「技術・人文知識・国際業務」) cho gia đình sang Nhật, thì VISA 「家族滞在」 của những thành viên còn lại sẽ mất đi căn cứ lưu trú. Để tiếp tục sống tại Nhật, họ cần xem xét chuyển sang một loại VISA khác (như 定住者). Trong trường hợp này, hãy nhanh chóng tham vấn chuyên gia.
③ Thủ tục về 健康保険 và 年金
Nếu người quá cố tham gia 社会保険 hoặc 国民健康保険, sẽ có chế độ hỗ trợ chi phí mai táng gọi là 「葬祭費」. Ngoài ra, nếu họ đã đóng 厚生年金 trong thời gian dài, thân nhân có thể đủ điều kiện nhận lương hưu tuất.
Góc Hỏi & Đáp (Q&A)
Q1: Bạn tôi mất nhưng không có người thân ở Nhật. Tôi có thể đi nộp 死亡届 được không?
A: Vâng, hoàn toàn có thể. Trong luật pháp, 「届出義務者」 không chỉ giới hạn ở người thân mà còn bao gồm người cùng chung sống, chủ nhà, chủ đất hoặc người giám hộ. Nếu không có những người này, "người quản lý nơi tử vong" cũng có thể nộp đơn. Ngay cả khi bạn chỉ là bạn bè đi cùng, tùy vào tình huống mà văn phòng hành chính vẫn sẽ tiếp nhận. Hãy trình bày rõ hoàn cảnh tại cửa tiếp nhận của địa phương.
Q2: Tôi không đủ kinh phí để chuyển thi hài về nước. Phải làm sao?
A: Đầu tiên hãy kiểm tra bảo hiểm và liên hệ Đại sứ quán. Nhiều loại bảo hiểm du lịch hoặc bảo hiểm nhân thọ có bao gồm "chi phí vận chuyển thi hài". Nếu người quá cố làm việc tại Nhật, có thể nhận được tiền 「埋葬料」 từ 社会保険. Nếu vẫn không thể xoay xở kinh phí, phương án hỏa táng tại Nhật rồi mang tro cốt về nước bằng đường hàng không sẽ giúp giảm thiểu chi phí đáng kể.
Q3: Người sang Nhật bằng 観光ビザ (tư cách lưu trú ngắn hạn) tử vong thì thủ tục có giống vậy không?
A: Về cơ bản thủ tục là giống nhau, nhưng cần sự hỗ trợ nhiều hơn từ Đại sứ quán. Dù là người lưu trú ngắn hạn không có 住民票, nhưng khi đã tử vong trên lãnh thổ Nhật Bản thì việc nộp 死亡届 là bắt buộc. Tuy nhiên, vì không có 住民票 nên việc chuẩn bị 「死亡診断書」 và các giấy tờ tại Đại sứ quán sẽ phức tạp hơn. Hãy liên hệ ngay với Đại sứ quán tại Nhật để được hỗ trợ.
Tổng kết
Các thủ tục khi có người nước ngoài tử vong tại Nhật thường gặp nhiều khó khăn do rào cản ngôn ngữ và sự khác biệt về hệ thống. Tuy nhiên, nếu thực hiện từng bước một, mọi việc sẽ được giải quyết:
-
Nộp 死亡届 cho văn phòng hành chính địa phương.
-
Nhận các chứng nhận liên quan.
-
Báo cáo và phối hợp với Đại sứ quán.
Nếu bạn cần tư vấn về mặt pháp lý như thay đổi VISA cho gia đình ở lại hoặc các thông báo lên 入管, hãy liên hệ với các chuyên gia như 行政書士 để được hỗ trợ tốt nhất.
