Chào các bạn! Tôi là 行政書士 chuyên về các thủ tục 在留資格 (VISA) tại Nhật Bản.
Đối với những bạn đang sống tại Nhật hay những bạn đang chuẩn bị sang Nhật, điều lo lắng nhất có lẽ chính là: "Sau khi nộp hồ sơ lên 入管 thì bao giờ mới có kết quả?".
Có những bạn sẽ cảm thấy sốt ruột kiểu: "Mình đợi hơn 1 tháng rồi mà chưa thấy gì", hay "Tại sao bạn mình có kết quả nhanh thế mà mình lại chậm vậy?". Vì thế, hôm nay tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về thời gian chờ đợi tiêu chuẩn của 出入国在留管理局 (入管) và những bí quyết giúp các bạn nhận kết quả nhanh hơn.
1. Thời gian chờ đợi tiêu chuẩn do 入管 công bố
Tại 入管, mỗi loại hồ sơ sẽ có một khoảng thời gian gọi là 「標準処理期間」. Đây là thời gian dự kiến trong trường hợp hồ sơ của bạn đầy đủ, không có sai sót và việc xét duyệt diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là bảng thời gian tham khảo cho các loại visa phổ biến:
| Loại hồ sơ | Thời gian chờ đợi tiêu chuẩn |
| ① Bảo lãnh sang Nhật (認定証明書) | 1 tháng 〜 3 tháng |
| ② Đổi loại visa hiện tại (資格変更) | 2 tuần 〜 1 tháng |
| ③ Gia hạn visa (期間更新) | 2 tuần 〜 1 tháng |
| ④ Xin vĩnh trú (永住申請) | Trên 4 tháng (thực tế có thể mất 6 tháng - 1 năm) |
| ⑤ Xin làm thêm (資格外活動) | 2 tuần 〜 2 tháng |
| ⑥ Xác nhận khi chuyển việc (就労資格証明書) | Trong ngày 〜 3 tháng (tùy vào công ty mới) |
(Lưu ý: Các loại 再入国許可 hoặc 資格外活動 đơn giản có thể được cấp ngay trong ngày tại quầy)
Điểm cần lưu ý:
Khoảng thời gian này chỉ là "dự kiến". Thực tế, thời gian nhanh hay chậm còn tùy thuộc vào độ đông đúc của từng khu vực như 入管 Tokyo, Osaka hay Nagoya. Đặc biệt là vào khoảng tháng 3 và tháng 4 — mùa nhập học và tốt nghiệp của du học sinh — lượng hồ sơ cực kỳ lớn nên việc chờ đợi lâu hơn bình thường là điều rất hay xảy ra.
2. Tại sao hồ sơ của bạn lại bị chậm?
Nếu đã quá thời gian 「標準処理期間」 mà vẫn chưa thấy thông báo, có thể hồ sơ của bạn rơi vào các trường hợp sau:
-
Hồ sơ bị thiếu hoặc sai sót: Nếu bạn nhận được thư từ 入管 yêu cầu nộp thêm giấy tờ (gọi là 資料提出通知), thì việc xét duyệt sẽ bị tạm dừng cho đến khi bạn bổ sung xong.
-
Cần điều tra thêm: Nếu tình trạng kinh doanh của công ty bạn phức tạp, hoặc bạn từng có lịch sử làm quá giờ (overwork), vi phạm pháp luật, 入管 sẽ kiểm tra rất kỹ.
-
Nơi nộp hồ sơ quá tải: Những cục lớn như Tokyo 入管 luôn có số lượng người đợi đông hơn rất nhiều so với các cục ở địa phương, nên việc chậm trễ là khó tránh khỏi.
3. Bí quyết để nhận kết quả sớm hơn
Để có thể yên tâm sớm nhất có thể, các bạn hãy lưu ý 3 điểm sau:
① Chuẩn bị hồ sơ thật hoàn hảo
Đừng bao giờ nghĩ rằng "Cứ nộp đại đi, nếu họ đòi thêm gì thì bổ sung sau". Cách nhanh nhất là ngay từ đầu, bạn hãy chuẩn bị đầy đủ các bằng chứng và giấy tờ giải thích sao cho người xét duyệt tại 入管 thấy "Ok, hồ sơ này chuẩn rồi" và đóng dấu cho qua ngay.
② Chuẩn bị từ sớm
Bạn có thể làm thủ tục 期間更新 trước khi visa hết hạn 3 tháng. Đừng đợi đến sát ngày mới cuống cuồng chuẩn bị, hãy làm ngay khi 入管 bắt đầu nhận hồ sơ.
③ Sử dụng 理由書 để giải tỏa sự nghi ngờ
Danh sách "giấy tờ cần thiết" trên trang chủ của 入管 chỉ là những thứ tối thiểu. Việc kèm theo một bản 理由書 (Bản giải trình) viết rõ hoàn cảnh của bạn (tại sao muốn ở lại Nhật, công việc hiện tại là gì...) sẽ giúp người xét duyệt hiểu rõ hơn, từ đó hồ sơ sẽ trôi chảy hơn.
4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp (Q&A)
Q1: Đang trong lúc chờ kết quả mà visa cũ hết hạn thì có bị coi là cư trú bất hợp pháp không?
A1: Các bạn hoàn toàn yên tâm, không bị coi là bất hợp pháp nhé.
Chỉ cần bạn đã nộp đơn 期間更新 hoặc 資格変更 trong lúc visa cũ còn hạn, bạn sẽ được phép ở lại Nhật cho đến khi có kết quả, hoặc tối đa là 2 tháng kể từ ngày visa cũ hết hạn. Thời gian này được gọi là 「特例期間」.
Giải đáp từ 行政書士: Hết hạn thẻ ngoại kiều khi đang chờ kết quả visa có sao không?
Q2: Đợi lâu quá có phải là do mình đã bị đánh trượt (không được cấp visa) không?
A2: Không hẳn là như vậy đâu.
Thời gian xét duyệt dài không đồng nghĩa với việc bạn bị trượt. Phần lớn là do 入管 đang quá tải hoặc họ đang kiểm tra kỹ một chút thôi. Ngược lại, những trường hợp có kết quả chỉ sau vài ngày thường là những hồ sơ cực kỳ đơn giản và không có vấn đề gì.
Q3: Có thể xin 入管 "làm nhanh giúp tôi" được không?
A3: Về nguyên tắc là KHÔNG thể xin đẩy nhanh tốc độ xét duyệt cá nhân.
Tuy nhiên, nếu có 人道上の理由 (Lý do nhân đạo như bệnh tật nặng, người thân gặp cấp cứu...), bạn có thể trao đổi riêng với họ. Còn nếu chỉ vì lý do "tôi muốn đi làm sớm" thì họ sẽ không ưu tiên cho bạn đâu.
Lời kết
Việc xin visa là một thủ tục cực kỳ quan trọng, quyết định đến cuộc sống của bạn tại Nhật. Đừng để bản thân phải lo lắng hay lãng phí thời gian, thậm chí là bị trượt visa chỉ vì nộp sai giấy tờ.
Nếu bạn băn khoăn "Trường hợp của mình mất bao lâu?" hay "Muốn chắc chắn đỗ visa", hãy liên hệ với các chuyên gia 行政書士. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các bạn để cuộc sống tại Nhật của bạn trở nên thuận lợi nhất!
