Khi chuẩn bị hồ sơ xin VISA (在留資格) để sinh sống tại Nhật Bản, có một chi tiết tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là "cái bẫy" khiến nhiều người gặp rắc rối, đó chính là ảnh thẻ dán vào 申請書. Có lẽ không ít bạn từng băn khoăn: "Dùng ảnh tự chụp bằng điện thoại có được không?" hay "Phông nền có màu thì có bị sao không?".
Thực tế, 入国管理局 (出入国在留管理局) có những quy định cực kỳ khắt khe về ảnh thẻ. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối tiếp nhận hoặc làm chậm quá trình xét duyệt.
Với tư cách là một chuyên gia chuyên về VISA, hôm nay tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách chọn và chụp ảnh đúng chuẩn để các bạn có thể tự tin nộp hồ sơ.
1. Tại sao quy định về ảnh thẻ lại khắt khe như vậy?
Lý do quan trọng nhất mà 入管 đưa ra quy định nghiêm ngặt là để phục vụ việc "xác nhận danh tính chính xác". Ảnh phải giúp nhận diện được bạn ngay lập tức khi đi qua cổng kiểm soát gương mặt ở sân bay hay khi xuất trình giấy tờ trên đường phố để tránh việc làm giả. Do đó, tất cả các kiểu chỉnh sửa ảnh quá đà để trông đẹp hơn hay các phong cách làm che khuất khuôn mặt đều hoàn toàn bị cấm.
2. Những tiêu chuẩn cơ bản nhất định phải tuân thủ
Trước tiên, hãy cùng kiểm tra kích thước vật lý và các điều kiện cơ bản:
-
Kích thước: Cao 4cm × Rộng 3cm (được tính chính xác đến từng milimet).
-
Thời điểm chụp: Phải được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây tính từ ngày nộp hồ sơ.
-
Phông nền: Nền trơn, không có bóng (thông thường là màu trắng hoặc xanh nhạt).
-
Hướng mặt: Nhìn thẳng, không đội mũ hay quấn khăn làm che khuất khuôn mặt.
-
Ghi thông tin mặt sau: Đừng quên ghi họ tên của mình vào mặt sau tấm ảnh. Điều này giúp tránh nhầm lẫn nếu chẳng may ảnh bị bong ra khỏi 申請書.
3. Kích thước khuôn mặt là quan trọng nhất! Bạn có biết "Quy tắc 25mm"?
Đây là điểm mấu chốt. Tỷ lệ khuôn mặt chiếm bao nhiêu diện tích trong khung hình được quy định chính xác bằng milimet:
-
Từ đỉnh đầu (bao gồm cả tóc) đến dưới cằm: 25mm (sai số cho phép trong khoảng ±3mm).
-
Từ mép trên của ảnh đến đỉnh đầu: 5mm (sai số cho phép trong khoảng ±3mm).
Nếu gương mặt quá nhỏ hoặc quá sát khung hình, bạn chắc chắn sẽ phải chụp lại. Nếu sử dụng máy chụp ảnh tự động (証明写真機), hãy nhớ chọn chế độ パスポート・在留カード用 thay vì 履歴書用 để máy tự động căn chỉnh đúng tỷ lệ này.
4. Những trường hợp "NG" cần lưu ý trong thời đại kỹ thuật số
Hiện nay nhiều bạn có thói quen tự chụp bằng điện thoại rồi in ở cửa hàng tiện lợi, nhưng hãy đặc biệt lưu ý:
-
Tuyệt đối không dùng App chỉnh sửa: Đừng dùng App để làm mắt to hơn, làm mịn da quá mức hay bóp mặt V-line. Nếu ảnh không giống người thật, việc xác nhận danh tính sẽ không thể thực hiện được.
-
Chất lượng ảnh và giấy in: Nếu chụp bằng máy ảnh kỹ thuật số hay điện thoại, hãy thiết lập chất lượng cao nhất và bắt buộc phải in trên "giấy in ảnh chuyên dụng". Các loại ảnh in trên giấy photocopy thông thường sẽ không được chấp nhận.
-
Lỗi về đổ bóng: Ảnh có bóng đổ lên khuôn mặt hoặc bóng đen đậm hiện rõ trên phông nền phía sau đều được tính là NG.
5. Đối với các trường hợp vì lý do tôn giáo hoặc y tế
Nếu bạn cần che đầu vì lý do tôn giáo (như đội khăn Hijab) hoặc vì lý do y tế, 入管 có thể xem xét chấp nhận như một trường hợp ngoại lệ. Tuy nhiên, thông thường bạn sẽ được yêu cầu nộp thêm một bản 陳述書 (hoặc 理由書) để giải trình rõ lý do. Ngay cả trong trường hợp này, các bộ phận chính như mắt, mũi, miệng vẫn phải lộ rõ và không được có bóng đổ trên mặt.
Giải đáp thắc mắc về ảnh VISA (Q&A)
Q1: Tôi có thể đeo kính khi chụp ảnh không?
A: Về cơ bản là có thể, nhưng cần cẩn thận. Nếu gọng kính đè lên mắt hoặc tròng kính bị phản sáng làm che mất mắt thì ảnh sẽ bị loại. Ngoài ra, kính màu (kính râm) hay kính áp tròng màu làm thay đổi màu sắc/hình dạng đồng tử cũng không được phép. Cách chắc chắn nhất là bạn nên bỏ kính ra khi chụp.
Q2: Tôi có thể dùng lại ảnh giống hệt trong hộ chiếu đã chụp cách đây 3 tháng không?
A: Về lý thuyết, nếu ảnh đó chụp trong vòng 6 tháng thì vẫn dùng được. Tuy nhiên, nếu hộ chiếu của bạn đã cấp từ hơn 1 năm trước mà bạn lại dùng đúng tấm ảnh đó để xin VISA thì 入管 sẽ biết ngay đó không phải ảnh chụp trong vòng 6 tháng. Tốt nhất hãy luôn chuẩn bị ảnh mới nhất để an toàn.
Q3: Tôi có thể mỉm cười khi chụp ảnh không? Lộ răng có sao không?
A: Tiêu chuẩn của 入管 là "vẻ mặt bình thường, không biểu cảm". Bạn có thể mỉm cười nhẹ nhưng nếu cười tươi đến mức lộ răng hoặc làm híp mắt, các đường nét trên khuôn mặt sẽ thay đổi và ảnh có khả năng cao bị từ chối. Hãy giữ một gương mặt nghiêm túc khi chụp.
6. Lời khuyên: Ảnh thẻ chính là một khoản "đầu tư"
Việc xin VISA đòi hỏi rất nhiều hồ sơ phức tạp và tốn nhiều công sức chuẩn bị. Trong số đó, ảnh thẻ thường bị coi nhẹ, nhưng nếu ảnh không đạt chuẩn, bạn sẽ mất thêm thời gian chỉnh sửa, bổ sung, dẫn đến việc chậm trễ kế hoạch sinh sống tại Nhật.
Để đảm bảo việc nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi, tôi khuyên bạn nên đến các tiệm ảnh có thợ chụp chuyên nghiệp hoặc sử dụng máy 証明写真機 đời mới và chọn đúng chế độ 在留カード用. Một tấm ảnh chuẩn xác chính là bước đầu tiên cho một lộ trình VISA suôn sẻ.
