Giải thích từ chuyên gia 行政書士 chuyên về VISA tại Nhật Bản!
Cách xử lý đúng khi nhận được "資料提出通知書" từ 入管 và bí quyết để đạt được kết quả "Cho phép"
Sau khi chuẩn bị kỹ lưỡng và nộp hồ sơ xin VISA (在留資格), trong lúc đang hồi hộp chờ đợi kết quả, bỗng một ngày bạn nhận được một chiếc phong bì từ 入国管理局. Mở ra, đó là một tờ giấy có tên là "資料提出通知書".
Chắc hẳn nhiều bạn sẽ cảm thấy lo lắng: "Liệu mình có sai sót gì không?" hay "Đây có phải là dấu hiệu của việc sắp bị đánh trượt (không được cấp phép)?". Tuy nhiên, đừng quá hoảng loạn. Thực tế, đây là tín hiệu cho thấy người thẩm định hồ sơ đang muốn nói rằng: "Chúng tôi muốn cấp phép cho bạn, nhưng cần thêm một chút thông tin nữa để đưa ra quyết định cuối cùng".
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích chi tiết lý do tại sao tờ thông báo này lại được gửi đến, cách ứng phó cụ thể và những điểm mấu chốt để giúp hồ sơ của bạn thuận lợi hơn.
1. "資料提出通知書" là gì? Tại sao bạn lại nhận được nó?
Nói một cách đơn giản, đây chính là "bài tập về nhà bổ sung" từ phía người thẩm định của 入管.
Thông thường, việc xét duyệt hồ sơ VISA sẽ được quyết định dựa trên những giấy tờ bạn đã nộp ban đầu. Tuy nhiên, tùy vào nội dung hồ sơ, có những trường hợp họ thấy rằng "cần giải thích rõ hơn về phần này" hoặc "muốn xác nhận tình hình mới nhất". Lúc đó, họ sẽ chính thức gửi tờ thông báo này để yêu cầu bạn nộp thêm tài liệu.
Tại sao cần phải nộp thêm tài liệu? Các lý do chính bao gồm:
-
Giải thích chưa đủ: Những giấy tờ đã nộp chưa truyền tải được hết chi tiết công việc hoặc quá trình quen biết, kết hôn.
-
Cập nhật thông tin: Trong quá trình xét duyệt, năm tài chính thay đổi nên các loại giấy tờ như 納税証明書 hay 決算書 mới đã có thể phát hành.
-
Xác nhận sự mâu thuẫn: Có sự sai lệch nhẹ về ngày tháng hoặc nội dung giữa các loại giấy tờ đã nộp.
-
Giải tỏa nghi vấn: Người thẩm định có thắc mắc như: "Công ty này thực sự có thể trả mức lương này không?" hay "Công việc này có thực sự cần chuyên môn cao không?".
2. 【Học qua ví dụ】Trường hợp thực tế cần nộp thêm tài liệu
Hãy cùng xem qua một ví dụ về một doanh nghiệp (đã được thay đổi thông tin để bảo mật) để hiểu rõ hơn về loại tài liệu thường bị yêu cầu.
【Trường hợp: Công ty IT tại Nhật tuyển dụng quản lý từ nước ngoài】 Công ty B tại Nhật muốn mời ông A - người có nhiều kinh nghiệm quản lý tại một công ty IT ở Singapore - về làm việc với tư cách là 「経営・管理」. Tuy nhiên, 入管 đã gửi thông báo yêu cầu bổ sung các tài liệu sau:
-
Quy trình quyết định thù lao của ban điều hành: Bản sao điều lệ công ty hoặc biên bản họp đại hội đồng cổ đông quyết định mức lương.
-
Chứng minh sự nghiệp: Bản sơ yếu lý lịch chi tiết thể hiện các dự án mà ông A đã từng điều hành trong quá khứ.
-
Thực trạng văn phòng: Nội dung hợp đồng thuê văn phòng của công ty B và văn bản chấp thuận sử dụng từ chủ sở hữu.
-
Tính minh bạch của công ty: Bản sao mới nhất của 登記簿謄本 (履歴事項全部証明書).
-
Xác nhận tình hình kinh doanh: 決算報告書 của 2 kỳ gần nhất.
Tại sao những thứ này lại cần thiết? Trong trường hợp này, vì công ty B thuê một phần văn phòng từ công ty khác (hình thức thuê lại đặc thù), nên cần chứng minh thực tế là "ông A có thực sự có chỗ để làm việc hay không". Ngoài ra, vì mức lương dự kiến trả cho ông A khá cao, nên họ yêu cầu các biên bản họp và báo cáo tài chính để chứng minh công ty có khả năng chi trả ổn định và hợp pháp.
3. "Nguyên tắc vàng" và các bước xử lý khi nhận được thông báo
Nếu nhận được thông báo, hãy bình tĩnh và thực hiện theo các bước sau:
① Tuyệt đối tuân thủ thời hạn (Quan trọng nhất!)
Trong thông báo luôn ghi rõ thời hạn phải nộp là "trước ngày... tháng... năm...". Thông thường thời gian rất ngắn, chỉ khoảng 1 đến 2 tuần. Nếu bạn cần thời gian để lấy giấy tờ từ nước ngoài và không kịp nộp, hãy liên hệ ngay với người phụ trách tại 入管 để trao đổi. Rủi ro lớn nhất chính là việc im lặng và để quá hạn.
② Thấu hiểu "ý đồ" của người thẩm định
Đừng chỉ nộp đúng những gì họ yêu cầu, hãy tự hỏi: "Tại sao họ lại muốn xem loại giấy tờ này?". Ví dụ, nếu họ yêu cầu 預金通帳のコピー (bản sao sổ tiết kiệm), nghĩa là họ đang lo lắng liệu bạn "có đủ kinh phí sinh hoạt tại Nhật hay không". Lúc này, ngoài bản sao sổ, nếu bạn đính kèm thêm một bản giải thích về các khoản thu chi thì sẽ thuyết phục hơn rất nhiều.
③ Chuẩn bị các bằng chứng mang tính pháp lý
Ngoài lời giải thích của cá nhân, hãy cố gắng chuẩn bị bộ hồ sơ kèm theo các giấy tờ công quyền (do cơ quan hành chính hoặc ngân hàng cấp) để tăng độ tin cậy.
4. Những điểm mà người thẩm định đang kiểm tra
Dựa trên "在留資格の審査基準" (Tiêu chuẩn thẩm định) mà 入管 công bố, có 3 điểm sau đây thường được xem xét kỹ lưỡng:
-
Tính phù hợp (該当性): Hoạt động bạn định làm có đúng với quy định của loại VISA đó không?
-
Tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh (上陸許可基準): Bạn có vượt qua các rào cản về học vấn, kinh nghiệm làm việc, thu nhập... không?
-
Tính thích đáng (相当性): Việc cho phép bạn vào Nhật có mang lại lợi ích cho quốc gia hay không, hoặc có vấn đề gì không?
Việc yêu cầu thêm tài liệu thường là bước kiểm tra cuối cùng để xác nhận các điểm này.
5. Góc Hỏi & Đáp: "Những điều bạn đang thắc mắc!"
Q1: Bị yêu cầu thêm tài liệu có nghĩa là khả năng cao sẽ bị trượt không?
A: Không hề, trái lại đây thường là "bước xác nhận cuối cùng để cấp phép". Nếu họ đã quyết định chắc chắn là "Không được" thì họ sẽ gửi thông báo không cấp phép ngay chứ không mất công yêu cầu thêm tài liệu. Việc họ yêu cầu nghĩa là bạn vẫn còn cơ hội lớn để được cấp phép nếu giải quyết được nghi vấn của họ. Hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng và tích cực.
Q2: Tôi không thể lấy được loại giấy tờ mà họ yêu cầu. Phải làm sao?
A: Hãy nộp tài liệu thay thế kèm theo một bản "理由書" (Bản giải thích lý do). Ví dụ, nếu ở quốc gia của bạn không thể phát hành một loại 証明書 nào đó, hãy viết rõ lý do tại sao không thể lấy được, và nộp kèm các bằng chứng khác có độ tin cậy tương đương (như lịch sử email, 公証人の認証 - chứng thực của công chứng viên...). Đừng bao giờ chỉ trả lời cụt lủn là "Tôi không có".
Q3: Tôi cảm thấy lo lắng khi tự mình xử lý. Có nên nhờ chuyên gia không?
A: Nếu nội dung phức tạp, bạn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia. Đặc biệt là khi "các mối quan hệ thực tế phức tạp" hoặc "bạn đã từng tự giải thích nhưng thất bại", thì việc giải thích lại lần này cực kỳ quan trọng. Các chuyên gia như 行政書士 có thể nắm bắt được "người thẩm định đang nghi ngờ điều gì" để đưa ra những lập luận và giải thích chuẩn xác nhất.
Tổng kết: Tài liệu bổ sung là "chặng nước rút để được cấp phép"
Nhận được "資料提出通知書" có thể khiến bạn giật mình, nhưng hãy coi đó là một phần của quá trình giao tiếp với 入管. Bằng cách phản hồi trung thực, nhanh chóng và chính xác, bạn có thể gia tăng đáng kể cơ hội nhận được VISA.
Nếu bạn thấy rằng "không thể hiểu hết ý đồ của người thẩm định" hoặc "không biết viết bản giải thích sao cho chuẩn", hãy liên hệ ngay với các 行政書士 chuyên về VISA để được tư vấn nhé!
