Chào các bạn. Tôi là một 行政書士 chuyên về mảng tư vấn và hỗ trợ các thủ tục liên quan đến 在留資格 (Visa) tại Nhật Bản.
Bạn có biết rằng khi tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật, có một thủ tục cực kỳ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua không? Đó chính là 「外国人雇用状況の届出」 (Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài). Có lẽ nhiều chủ doanh nghiệp hay các anh chị phụ trách nhân sự thường cảm thấy lo lắng rằng "Thủ tục này có vẻ khó quá" hay "Chẳng may quên mất thì sao?".
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách đơn giản nhất về quy định pháp luật này, bao gồm: Trường hợp nào cần báo cáo? Cần báo cáo những gì? Và thời hạn là khi nào? Hãy cùng tìm hiểu kỹ để việc vận hành doanh nghiệp và sử dụng lao động trở nên an tâm hơn nhé.
1. 外国人雇用状況の届出 là gì?
Nói một cách đơn giản nhất, đây là nghĩa vụ báo cáo cho ハローワーク khi bạn "bắt đầu thuê một người nước ngoài mới" hoặc khi "nhân viên nước ngoài đó nghỉ việc".
Quy định này được căn cứ dựa trên một đạo luật có cái tên khá dài là 「労働施策の推進並びに労働者の雇用の促進及び職業生活の安定等に関する法律」. Tất cả các chủ doanh nghiệp tại Nhật Bản khi thuê người nước ngoài đều bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ này.
Tại sao lại có quy tắc này? Đó là vì Chính phủ muốn nắm bắt thực trạng làm việc của người nước ngoài, từ đó có thể hỗ trợ tìm việc làm mới kịp thời nếu họ bị thất nghiệp, cũng như ngăn chặn tình trạng làm việc bất hợp pháp (不法就労).
2. Đối tượng cần báo cáo là ai?
Về cơ bản, tất cả những người đang làm việc tại Nhật Bản mà "không có quốc tịch Nhật Bản" đều thuộc đối tượng này.
Nhiều người lầm tưởng rằng "Chỉ áp dụng cho nhân viên chính thức thôi đúng không?". Nhưng thực tế, cả nhân viên làm thêm (Arubaito) hay nhân viên bán thời gian (Part-time) đều phải báo cáo. Ví dụ, những trường hợp sau đây đều nằm trong danh sách:
-
Những người làm việc với visa lao động như 「技術・人文知識・国際業務」.
-
Những người có tư cách lưu trú 「家族滞在」 và đã được cấp phép làm thêm.
-
Sinh viên có visa 「留学」 làm việc trong phạm vi 28 tiếng mỗi tuần.
-
Những người theo diện 「ワーキングホリデー」 hoặc 「特定活動」 (như hỗ trợ việc nhà...).
-
Những người hoạt động với tư cách 「経営・管理」.
Lưu ý: Những người thuộc diện 特別永住者 (người Triều Tiên, Hàn Quốc, Đài Loan định cư lâu đời tại Nhật) hoặc những người có tư cách 外交・公用 sẽ không thuộc đối tượng phải báo cáo này.
3. Nội dung và phương pháp báo cáo
Khi báo cáo, bạn cần sao chép chính xác các thông tin được ghi trên 在留カード của nhân viên đó.
【Các hạng mục chính cần báo cáo】
-
Họ và tên
-
在留資格 (Loại Visa)
-
在留期間 (Thời hạn lưu trú)
-
Ngày tháng năm sinh
-
Giới tính
-
Quốc tịch / Khu vực
-
資格外活動許可 (Có hay không có giấy phép làm thêm - đối với du học sinh...)
-
在留カード番号 (Số thẻ ngoại kiều)
-
Tên và địa chỉ của cơ sở kinh doanh
【Cách thức thực hiện như thế nào?】 Phương pháp báo cáo sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc người lao động đó có tham gia 雇用保険 (Bảo hiểm thất nghiệp) hay không.
-
Trường hợp có tham gia 雇用保険 (như nhân viên chính thức): Khi nộp đơn 「雇用保険被保険者資格取得届」, bạn chỉ cần điền các thông tin nêu trên vào phần ghi chú. Như vậy là hoàn tất thủ tục báo cáo.
-
Trường hợp không tham gia 雇用保険 (như nhân viên Part-time làm dưới 20 tiếng/tuần): Bạn cần lập một văn bản riêng gọi là 「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」 và nộp trực tiếp cho ハローワーク.
Hiện nay, bạn có thể sử dụng dịch vụ 「ハローワークインターネットサービス」 để báo cáo online 24/24. Việc này rất tiện lợi vì giúp tiết kiệm thời gian đi lại.
4. Điều gì sẽ xảy ra nếu không tuân thủ thời hạn?
Việc báo cáo này có thời hạn cụ thể:
-
Trường hợp có 雇用保険: Chậm nhất là ngày 10 của tháng kế tiếp sau khi thuê.
-
Trường hợp không có 雇用保険: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp sau khi thuê hoặc sau khi nhân viên nghỉ việc.
Nếu lơ là không báo cáo hoặc báo cáo sai sự thật, chủ doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với số tiền lên đến 300.000 Yên. Ngoài ra, việc kiểm tra thông tin ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng để tránh rủi ro thuê nhầm người đang trong tình trạng lao động bất hợp pháp mà bạn không hề hay biết.
5. Giải đáp thắc mắc thường gặp (Q&A)
Q1. Tôi có được phép photo 在留カード của ứng viên khi phỏng vấn không?
A1. Hoàn toàn được. Thực tế, để ngăn chặn lao động bất hợp pháp, bạn nên kiểm tra "bản gốc" và photo lại cả hai mặt để lưu trữ. Tuy nhiên, khác với thẻ My Number, 在留カード chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng cần được quản lý nghiêm ngặt, vì vậy hãy bảo quản cẩn thận.
Q2. Nếu thuê 派遣社員 (nhân viên phái cử), ai sẽ là người báo cáo?
A2. Đơn vị phái cử (派遣元) sẽ thực hiện việc này. Vì hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động và công ty phái cử, nên công ty tiếp nhận (nơi nhân viên đến làm việc) không cần phải báo cáo lên ハローワーク. Tuy nhiên, bạn vẫn nên nắm rõ tình trạng cư trú của họ để đảm bảo mọi thứ đều đúng luật.
Q3. Khi nhân viên gia hạn xong tư cách lưu trú, có cần báo cáo lại không?
A3. Nếu chỉ là "gia hạn" trong khi vẫn đang làm việc tại công ty, bạn không bắt buộc phải báo cáo lại mỗi lần như vậy. Tuy nhiên, khi nhân viên đó nghỉ việc, bạn sẽ cần dùng thông tin mới nhất trên thẻ để báo cáo. Vì vậy, hãy luôn cập nhật danh sách nhân viên trong công ty theo thông tin mới nhất.
Lời kết
Thủ tục 外国人雇用状況の届出 thực chất không hề khó nếu chúng ta nắm rõ quy tắc. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy chưa rõ cách xem 在留カード hoặc bối rối không biết nên dùng mẫu đơn nào, đừng ngần ngại liên hệ với chuyên gia.
Nếu bạn gặp trường hợp khó phân loại hoặc lo lắng vì thời điểm gia hạn Visa trùng với lúc tuyển dụng, hãy thảo luận với 行政書士 để được tư vấn chính xác nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ để bạn có thể xây dựng một môi trường làm việc đa văn hóa và đúng pháp luật tại Nhật Bản.
