行政書士 giải thích! Tìm hiểu về 雇用契約書 bằng tiếng Anh khi thuê người nước ngoài: Cách viết và những lưu ý quan trọng khi xin 在留資格

Trong bối cảnh tình trạng thiếu hụt lao động tại Nhật Bản ngày càng trở nên nghiêm trọng, số lượng các doanh nghiệp tuyển dụng nguồn nhân lực ưu tú từ nước ngoài đang tăng lên một cách chóng mặt. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp lần đầu tiên tiếp nhận nhân viên người nước ngoài, một trong những rào cản lớn nhất chính là "thủ tục 雇用契約".

"Liệu chỉ ký duy nhất bản 雇用契約書 bằng tiếng Nhật thì có ổn không?" "Bản 雇用契約書 bằng tiếng Anh thì cần phải viết những gì và viết như thế nào?" "Khi xin visa (在留資格) tại 出入国在留管理庁（入管）, phía cục sẽ kiểm tra những yếu tố nào?"

Trong bài viết này, một 行政書士 chuyên về mảng xin 在留資格 (visa) tại Nhật Bản sẽ giải thích một cách chi tiết, cặn kẽ và dễ hiểu nhất các thuật ngữ pháp lý về tầm quan trọng của "雇用契約書 bằng tiếng Anh" — một yếu tố bắt buộc khi tuyển dụng người nước ngoài, cách soạn thảo cụ thể cũng như những lưu ý thực tế để phòng tránh rủi ro. Bài viết cũng sẽ đi kèm các ví dụ cụ thể, vì vậy đừng bỏ lỡ nội dung nào cho đến phần cuối cùng nhé.

1. Tại sao cần phải có "雇用契約書 bằng tiếng Anh" khi tuyển dụng người nước ngoài?

Nhìn từ góc độ kết luận, 労働法 của Nhật Bản không bắt buộc các doanh nghiệp phải lập hợp đồng bằng tiếng nước ngoài. Ngay cả khi hợp đồng chỉ được viết bằng tiếng Nhật, chỉ cần hai bên đạt được sự đồng thuận và ký tên thì về mặt pháp lý, hợp đồng đó vẫn hoàn toàn có hiệu lực.

Tuy nhiên, xét về mặt thực tế, việc lập hợp đồng bằng "ngôn ngữ mà người nước ngoài có thể hiểu rõ một cách thấu đáo" là điều vô cùng cần thiết. Điều này xuất phát từ hai lý do lớn sau đây:

① Phòng ngừa các tranh chấp lao động do "vô tình không biết"

Đối với những nhân viên người nước ngoài chưa có vốn tiếng Nhật đủ tốt, nếu bắt họ ký vào một bản hợp đồng hoàn toàn bằng tiếng Nhật thì sau này rất dễ dẫn đến những rắc rối nghiêm trọng như: "Cơ chế tính lương không giống như tôi nghĩ", "Tôi hoàn toàn không biết trong lương đã bao gồm tiền tăng ca", hay "Tôi đã hiểu sai về chế độ ngày nghỉ". Để xóa bỏ sự lệch pha trong nhận thức của đôi bên, việc lập văn bản bằng một ngôn ngữ chung là tiếng Anh (hoặc tiếng mẹ đẻ của người lao động) luôn được khuyến khích.

② Tạo lợi thế lớn khi xin visa tại 出入国在留管理庁（入管）

Khi người nước ngoài nộp hồ sơ xin 在留資格 để làm việc tại Nhật (ví dụ như tư cách 「技術・人文知識・国際業務」), doanh nghiệp phải chứng minh được với 入管 rằng "người lao động đang được ký kết hợp đồng với các điều kiện lao động hợp lý". Ngay cả trong 入管法 hay các hướng dẫn của 法務省 cũng yêu cầu cực kỳ nghiêm ngặt về việc phải làm rõ ràng các điều kiện lao động cho bản thân người nước ngoài. Do đó, việc có một bản 雇用契約書 hoặc 労働条件通知書 bằng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu được sẽ giúp quá trình xét duyệt hồ sơ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn nhiều.

2. Nghĩa vụ pháp lý về việc làm rõ điều kiện lao động nhìn từ dữ liệu của các cơ quan công quyền

Tại đây, chúng ta hãy cùng điểm qua những thông tin xác thực do chính phủ và các cơ quan công quyền công bố.

厚生労働省 cùng với 出入国在留管理庁（入管） đã ban hành 「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」 nhằm đảm bảo môi trường làm việc hợp pháp và tối ưu cho người lao động nước ngoài.

【Các điểm mấu chốt dựa trên nguồn thông tin công quyền】

• Làm rõ điều kiện lao động (Điều 15 Luật Tiêu chuẩn Lao động): Các điều kiện lao động cốt lõi như tiền lương, thời gian làm việc, địa điểm làm việc bắt buộc phải được giao bằng "văn bản" tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động. Đây là nghĩa vụ đồng đều, áp dụng cho cả người Nhật lẫn người nước ngoài mà không có bất kỳ sự phân biệt nào.

• Làm rõ bằng ngôn ngữ có thể hiểu được (Hướng dẫn của 厚生労働省): Trong tài liệu hướng dẫn của 厚生労働省 có quy định rõ ràng rằng, khi thông báo các điều kiện lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp "cần cân nhắc sử dụng ngôn ngữ mà người lao động nước ngoài đó có thể hiểu được".

• Kiểm tra trong quá trình xét duyệt của 入管 (出入国在留管理庁): Tiêu chuẩn để được cấp 在留資格 đòi hỏi phía cục phải thẩm định cực kỳ nghiêm ngặt các yếu tố như "mức thù lao nhận được phải bằng hoặc cao hơn so với người Nhật làm cùng vị trí" hay "doanh nghiệp có tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động hay không". Nếu nội dung hợp đồng có sai sót hoặc vi phạm pháp luật, visa sẽ ngay lập tức bị từ chối (bị đánh trượt).

(Nguồn tham khảo: Hướng dẫn 「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」 của 厚生労働省, "Tiêu chuẩn xét duyệt đơn xin thay đổi tư cách lưu trú và đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú" của 出入国在留管理庁)

3. Mô phỏng cấu trúc của một bản 雇用契約書 bằng tiếng Anh có thể áp dụng ngay vào thực tế

Để giúp bạn hình dung cấu trúc của một bản 雇用契約書 bằng tiếng Anh thường được dùng trong thực tế, chúng ta hãy cùng phân tích qua một thiết lập giả định giữa doanh nghiệp và nhân viên người nước ngoài dưới đây.

【Thiết lập giả định】

• Tên công ty: Global Tech Solutions 株式会社 (Địa chỉ: Minato-ku, Tokyo)

• Tên nhân viên: Anh Michael Smith (Quốc tịch: Mỹ - Kỹ sư IT)

• Nội dung công việc: Phát triển hệ thống và hỗ trợ khách hàng nước ngoài

Thông thường, một bản 雇用契約書 bằng tiếng Anh sẽ được gói gọn trong khoảng từ 2 đến 3 trang giấy A4. Hãy cùng bóc tách ý nghĩa của các điều khoản chính một cách dễ hiểu nhất.

Toàn cảnh các điều khoản (Chương trình nghị sự)

Trong các văn bản hợp đồng bằng tiếng Anh, mỗi mục sẽ được chia nhỏ theo đơn vị gọi là "Article (Điều)".

Article 1: Điều kiện lao động cơ bản (Working Conditions)

Mục này làm rõ nơi làm việc, nội dung công việc cụ thể và thời gian làm việc.

• Nội dung công việc (Content of service): Ghi cụ thể các công việc nằm trong phạm vi cho phép của visa (chẳng hạn như 技術・人文知識・国際業務), ví dụ: "Nghiệp vụ phát triển hệ thống và các nghiệp vụ khác đi kèm".

• Địa điểm làm việc (Workplace): Ghi rõ địa chỉ văn phòng nơi nhân viên thực tế sẽ đến làm việc. Nếu có áp dụng hình thức làm việc từ xa (remote work), việc ghi thêm thông tin đó vào cũng là một điểm cộng tinh tế.

• Thời gian làm việc và nghỉ ngơi (Work hours / Break): Quy định rõ ràng, ví dụ: "Từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều (nghỉ trưa 1 tiếng, thời gian làm việc thực tế là 8 tiếng)". Doanh nghiệp cũng nên bổ sung thêm điều khoản rằng có thể sẽ yêu cầu nhân viên làm thêm giờ (tăng ca) nếu công việc có nhu cầu cần thiết.

• Ngày nghỉ (Holidays): Ghi rõ các ngày nghỉ do công ty quy định như thứ Bảy, Chủ Nhật, ngày lễ quốc gia, ngày nghỉ Tết lịch năm mới.

Article 2: Tiền lương và trợ cấp (Wages)

Vì tiền bạc là danh mục dễ phát sinh tranh chấp nhất, nên phần này cần phải được ghi chép một cách cực kỳ chi tiết.

• Lương cơ bản (Monthly basic salary): Ghi rõ con số cụ thể bằng đồng Yên Nhật, ví dụ: "Lương tháng: 450,000 Yên (đã bao gồm tiền lương tăng ca cố định cho 〇 giờ)".

• Tiền lương lũy tiến / tăng ca (Extra wages): Ghi rõ tỷ lệ tính tiền tăng ca khi phát sinh làm thêm giờ (Overwork), làm việc ban đêm (Late-night labor), hay làm việc vào ngày nghỉ (Holiday labor) (tỷ lệ này phải tuân thủ theo Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, thường từ 25% đến 35% trở lên).

• Phí đi lại và các trợ cấp khác (Transportation fee / Others): Ghi rõ công ty có chi trả chi phí đi lại thực tế từ nhà đến chỗ làm hay không, và mức giới hạn tối đa là bao nhiêu.

• Tăng lương và thưởng (Revision of wages / Bonus): Ghi rõ việc xem xét tăng lương sẽ diễn ra 1 lần/năm dựa trên năng lực thực tế, cũng như việc chi trả tiền thưởng (bonus) sẽ được quyết định dựa trên tình hình kinh doanh của công ty và đánh giá hiệu suất của bản thân nhân viên.

Article 3: Quy chế làm việc (Service regulations)

Đây là những quy tắc mà nhân viên người nước ngoài phải tuân thủ với tư cách là một thành viên của công ty, bao gồm các quy định bằng tiếng Anh dễ hiểu như: "Phải tuân thủ các quy định của công ty", "Phải làm việc một cách trung thực trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau", "Phải chú ý giữ gìn sức khỏe".

Article 4: Nghĩa vụ bảo mật thông tin (Duty of confidentiality)

Đây là lời cam kết quan trọng rằng nhân viên không được phép tiết lộ thông tin khách hàng hay bí mật công nghệ của công ty cho bất kỳ bên thứ ba nào, cả trong thời gian đang làm việc lẫn sau khi đã nghỉ việc.

Article 5: Thời gian thử việc (Probationary employment period)

Đây là điều khoản về "thời gian thử việc" mà hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản đều áp dụng khi nhân viên mới vào làm. Thông thường thời gian này sẽ được thiết lập từ 3 đến 6 tháng. Trong điều khoản cũng cần quy định rằng nếu trong thời gian thử việc nhân viên có thái độ làm việc quá kém hoặc bị phát hiện ngụy tạo lý lịch nghiêm trọng, công ty có quyền chấm dứt hợp đồng.

Article 6: Nghỉ việc và sa thải (Resignation / Dismissal)

• Nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân: Quy định rõ quy trình nếu nhân viên muốn chủ động xin nghỉ, ví dụ như "phải thông báo bằng văn bản trước ít nhất 2 tuần (hoặc 1 tháng)".

• Sa thải: Quy định các điều kiện bất khả kháng mà công ty buộc phải chấm dứt hợp đồng, chẳng hạn như khi nhân viên gặp vấn đề nghiêm trọng về sức khỏe thể chất hoặc tinh thần dẫn đến không thể tiếp tục đảm nhận công việc, hoặc khi nhân viên vi phạm quy định công ty nhiều lần dù đã được nhắc nhở nhưng không có tiến triển.

Cuối cùng, để chứng minh cho việc hợp đồng đã được thành lập một cách hợp pháp, hai bên sẽ ghi rõ ngày ký hợp đồng (Date), điền tên công ty cùng chữ ký của người đại diện, và nhân viên ký tên (Signature) của mình. Hợp đồng được lập thành 2 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản.

4. Bí quyết thực vụ từ chuyên gia để không thất bại khi tuyển dụng người nước ngoài

Khi soạn thảo 雇用契約書 bằng tiếng Anh cũng như khi nộp hồ sơ xin visa lên 入管, dưới góc nhìn của một 行政書士, tôi xin chia sẻ 3 điểm cốt lõi mà các bạn cần đặc biệt lưu tâm:

① 労働法 của Nhật Bản luôn luôn được ưu tiên cao nhất

Cho dù bạn có soạn thảo một bản hợp đồng bằng tiếng Anh xuất sắc đến đâu đi chăng nữa, nếu nội dung của nó vi phạm Luật Tiêu chuẩn Lao động của Nhật Bản thì điều khoản đó sẽ hoàn toàn bị vô hiệu. Ví dụ, những quy định mang tính bóc lột như "Hoàn toàn không trả tiền tăng ca" hay "Không cấp ngày nghỉ phép có lương" đều là phạm pháp. Hãy luôn đảm bảo rằng bản 雇用契約書 bằng tiếng Anh phải hoàn toàn tương thích và tuân thủ đúng các quy định pháp lý về lao động của Nhật Bản.

② Tốt nhất nên chuẩn bị sẵn bản dịch tiếng Anh của quy chế làm việc

Một bản hợp đồng không thể nào bao quát hết toàn bộ các quy định chi tiết của nội bộ doanh nghiệp. Do đó, trong hợp đồng thường sẽ có một câu cài cắm là "Các chi tiết khác sẽ tuân theo quy chế làm việc (Service regulations) của công ty". Tuy nhiên, nếu quy chế làm việc đó chỉ có phiên bản tiếng Nhật thì nhân viên người nước ngoài sẽ không cách nào hiểu được luật. Việc dịch sẵn các phần quan trọng nhất sang tiếng Anh và để ở nơi họ có thể dễ dàng tra cứu sẽ giúp kỷ luật công ty được duy trì một cách tốt hơn.

③ Tính thống nhất của hồ sơ khi nộp lên 入管

Khi tiến hành thủ tục xin 在留資格 (visa), bạn sẽ phải nộp bản sao của 雇用契約書 này hoặc 労働条件通知書. Lúc này, yếu tố cực kỳ quan trọng là nội dung công việc ghi trên hợp đồng phải hoàn toàn thống nhất và logic với "Nội dung của 採用理由書 do công ty viết" cũng như "Chuyên ngành đại học, lý lịch làm việc của bản thân ứng viên". Nếu có sự bất đồng bộ hay lệch pha ở các mục này, 入管 sẽ đánh giá đây là một hồ sơ đáng nghi, dẫn đến việc họ yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu, hoặc trong trường hợp xấu nhất là hồ sơ sẽ bị từ chối cấp visa.

5. Giải đáp thắc mắc! Các câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng người nước ngoài (Q&A)

Dưới đây là phần tổng hợp các câu hỏi mà các phụ trách tuyển dụng cũng như các bạn người nước ngoài thường xuyên thắc mắc nhất dưới dạng Q&A.

Q1. Nếu có sự khác biệt về mặt giải thích nội dung giữa bản hợp đồng tiếng Nhật và bản hợp đồng tiếng Anh thì bản nào sẽ được ưu tiên?

A1. Thông thường, bạn có thể phòng tránh các rắc rối về mặt giải thích bằng cách ghi rõ một điều khoản trong hợp đồng rằng "Bản tiếng Nhật sẽ được dùng làm bản gốc (ưu tiên cao nhất)". Để tránh việc phát sinh hiểu lầm do sắc thái dịch thuật khác nhau, một quy tắc bất di bất dịch trong thực vụ là hãy thêm vào cuối hợp đồng tiếng Anh dòng chữ: "Hợp đồng này được lập bằng cả tiếng Nhật và tiếng Anh, tuy nhiên nếu có sự khác biệt trong cách giải thích thì nội dung biểu đạt của bản tiếng Nhật sẽ được ưu tiên áp dụng (In case of any discrepancy, the Japanese text shall prevail.)". Điều này đảm bảo mọi phán quyết pháp lý về sau đều dựa trên nền tảng luật pháp Nhật Bản một cách chính xác nhất.

Q2. Có đúng là trong thời gian thử việc (Probation period) thì công ty có thể dễ dàng sa thải nhân viên vào bất cứ lúc nào không?

A2. Không, đây là một hiểu lầm cực kỳ lớn. Ngay cả trong thời gian thử việc, nếu không có lý do chính đáng và mang tính khách quan hợp lý thì về mặt luật pháp Nhật Bản, công ty rất khó có thể đơn phương sa thải nhân viên. Dựa theo Luật Tiêu chuẩn Lao động, ngay cả trong thời gian thử việc, nếu thời gian thuê mướn đã vượt quá 14 ngày, về nguyên tắc công ty vẫn phải thông báo trước 30 ngày hoặc phải chi trả khoản tiền trợ cấp nghỉ việc tương đương giống như một trường hợp sa thải thông thường. Ngoài ra, lý do sa thải mang tính chủ quan như "Cảm thấy không hợp công việc lắm" sẽ hoàn toàn không được chấp nhận. Công ty phải đưa ra được các dữ liệu khách quan chứng minh sự thiếu hụt năng lực của nhân viên, hoặc chứng minh rằng công ty đã tiến hành đào tạo, hướng dẫn đầy đủ nhưng nhân viên vẫn không cải thiện. Việc sa thải vô căn cứ rất dễ châm ngòi cho các tranh chấp lao động nghiêm trọng, vì vậy hãy chắc chắn tham khảo ý kiến của các chuyên gia như 社労士 trước khi đưa ra quyết định.

Q3. Chẳng may nếu hồ sơ xin 在留資格 (visa) bị từ chối (không được cấp) thì bản 雇用契約 này sẽ xử lý như thế nào?

A3. Để hợp đồng tự động hết hiệu lực trong trường hợp visa bị trượt, bạn cần phải đưa sẵn các điều khoản về 「停止条件」 (điều kiện đình chỉ) hoặc 「解除条件」 (điều kiện hủy bỏ) vào trong hợp đồng ngay từ đầu. Việc sở hữu một 在留資格 hợp pháp là điều kiện tiên quyết và bắt buộc để một người nước ngoài có thể làm việc tại Nhật Bản. Nếu visa bị trượt mà hợp đồng vẫn giữ nguyên hiệu lực thì công ty sẽ rơi vào tình cảnh tồi tệ nhất: phải chịu nghĩa vụ trả lương cho một nhân viên hoàn toàn không thể đến công ty làm việc. Để ngăn chặn rủi ro này, hãy luôn thêm vào hợp đồng điều khoản tự động hủy bỏ khi trượt visa, ví dụ: "Hợp đồng này chỉ chính thức có hiệu lực với điều kiện nhân viên nhận được và duy trì được tư cách lưu trú hợp pháp cho phép làm việc từ Chính phủ Nhật Bản".

6. Lời kết: Tuyển dụng người nước ngoài bền vững bắt đầu từ hợp đồng chuẩn chỉnh và thủ tục visa chính xác

Việc tuyển dụng người nước ngoài là một cơ hội tuyệt vời mang lại nguồn sinh khí và năng lượng mới cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chính vì chúng ta đang đón nhận những người bạn đồng hành khác biệt về cả ngôn ngữ lẫn văn hóa, việc soạn thảo "雇用契約書" — vạch xuất phát của mối quan hệ lao động — cần phải được thực hiện với sự cẩn trọng tối đa.

Nếu doanh nghiệp tự đưa ra phán đoán một cách cảm tính rồi sao chép nguyên xi các biểu mẫu có sẵn trên mạng, hoặc ký kết hợp đồng mà ngó lơ các tiêu chuẩn xét duyệt của 入管, thì hậu quả không chỉ dừng lại ở việc visa bị trượt, mà còn là việc gánh chịu những rắc rối cực kỳ đau đầu về mặt nhân sự trong tương lai.

• Bạn đang lo lắng không biết điều kiện lao động của công ty mình có phù hợp với luật pháp Nhật Bản hay không?

• Bạn muốn xây dựng và chuẩn hóa hệ thống 雇用契約書 cũng như quy chế làm việc bằng tiếng Anh một cách chuẩn xác?

• Bạn muốn thủ tục xin visa lên 入管 đạt tỷ lệ thành công ngay từ lần đầu tiên?

Nếu quý doanh nghiệp đang gặp phải những băn khoăn này, xin vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi — Văn phòng 行政書士 chuyên về mảng tư cách lưu trú và visa Nhật Bản. Với tư cách là những chuyên gia pháp lý, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ toàn diện cho sự phát triển kinh doanh của quý công ty cũng như cuộc sống an tâm tại Nhật của các bạn nhân viên nước ngoài.

Dịch vụ