Khoảng thời gian vài tháng "chờ đợi" từ lúc tốt nghiệp cho đến khi chính thức vào công ty đi làm chắc chắn sẽ khiến bạn cảm thấy vô cùng lo lắng, không biết liệu mình có được tiếp tục ở lại Nhật với tư cách lưu trú hiện tại hay không. Nhiều bạn chủ quan nghĩ rằng "đã nhận được 内定 rồi thì cứ yên tâm" mà quên mất việc làm thủ tục, dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp luật lúc nào không hay.
Xin chào các bạn. Bài viết này được chia sẻ và giải thích bởi 行政書士 chuyên về mảng VISA và tư cách lưu trú tại Nhật Bản. Hôm nay, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về 「特定活動ビザ」 theo diện 「内定待機」 dành cho những bạn người nước ngoài đã quyết định được công ty nhận việc (khi đang đi học tại Đại học, 専門学校... hoặc sau khi đã tốt nghiệp) nhưng lại có một khoảng thời gian trống trước khi chính thức bắt đầu đi làm.
1. 特定活動ビザ diện 「内定待機」 là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp tại Nhật Bản đều có quy định rõ ràng về thời điểm nhân viên mới bắt đầu vào làm việc (ngày vào công ty). Ví dụ, nếu bạn theo một lộ trình suôn sẻ như "tốt nghiệp vào tháng 3 và vào công ty làm việc từ ngày 1 tháng 4", việc chuyển đổi tư cách lưu trú sẽ diễn ra khá thuận lợi.
Tuy nhiên, nếu rơi vào các trường hợp dưới đây thì sẽ ra sao?
-
Bạn tốt nghiệp vào mùa thu (chẳng hạn như tháng 9) nhưng ngày vào làm việc của công ty lại là tháng 4 năm sau.
-
Trong thời gian đi học bạn chưa nhận được 内定, sau khi tốt nghiệp bạn đã đổi sang 「特定活動ビザ để tìm việc」 và tiếp tục hoạt động săn việc. Đến tháng 10 bạn nhận được 内定, nhưng thời gian vào công ty lại là tháng 4 năm sau.
Như vậy, tính từ lúc tốt nghiệp hoặc từ lúc visa cũ hết hạn cho đến ngày thực tế bạn bắt đầu đi làm ở công ty sẽ xuất hiện một "khoảng thời gian trống kéo dài từ vài tháng trở lên".
Để người nước ngoài có thể cư trú hợp pháp tại Nhật Bản, bắt buộc bạn phải sở hữu một tư cách lưu trú phù hợp với hoạt động tại thời điểm đó. Khi bạn tốt nghiệp, các hoạt động thuộc diện 「留学」 sẽ kết thúc, và khi bạn đã nhận được 内定 thì các hoạt động thuộc diện 「就職活動」 cũng dừng lại. Để bạn có thể trải qua "khoảng thời gian chờ đợi trước khi bắt đầu công việc mới" này tại Nhật một cách hoàn toàn hợp pháp, cục xuất nhập cảnh đã đưa ra loại visa gọi là 「特定活動ビザ（内定待機）」.
2. Tờ 「指定書」 đi kèm với visa ghi những nội dung gì?
Khi bạn được cấp loại visa 特定活動 này, một tờ giấy hình chữ nhật có tên là 「指定書」 sẽ được bấm ghim trực tiếp vào hộ chiếu của bạn. Đây là một tài liệu cực kỳ quan trọng. Lý do là vì đối với tư cách lưu trú 「特定活動」, hoạt động được phép làm của mỗi người là hoàn toàn khác nhau. Tờ 「指定書」 này chính là văn bản ghi rõ các quy định cụ thể kiểu như: "Bạn được phép ở lại Nhật để thực hiện các nội dung công việc như thế này".
Dưới đây là một ví dụ cụ thể về nội dung của tờ 指定書 được cấp từ 出入国在留管理局 (được thay đổi sang thông tin giả định cho trường hợp vào công ty vào năm Reiwa 9 để bạn dễ hình dung):
【Ví dụ về nội dung ghi trên 指定書】
-
氏名（Name）： CHEN WEI
-
国籍・地域（Nationality/Region）： ○○○○
-
Nội dung hoạt động được chỉ định (指定される活動内容)： Người đã được quyết định tuyển dụng vào 「Công ty cổ phần 〇〇」 từ ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 9, được phép thực hiện các hoạt động sinh hoạt hàng ngày trong khoảng thời gian cho đến ngày nêu trên (ngoại trừ các hoạt động điều hành kinh doanh tạo ra thu nhập hoặc các công việc nhận thù lao).
Điểm quan trọng cần lưu ý từ tờ 指定書 này
Trên văn bản này hiển thị rất rõ ràng "Tên công ty mà bạn dự định sẽ làm việc (tên công ty)" và "Thời điểm bạn bắt đầu làm việc (ngày dự định vào công ty)".
Và điều bạn cần phải đặc biệt lưu tâm chính là cụm từ "ngoại trừ các hoạt động kiếm tiền". Nói một cách khác, nếu bạn chỉ mới nhận được visa này thì về nguyên tắc, bạn không được phép làm アルバイト tại Nhật, cũng như không được làm việc nhận lương tại công ty đã cho bạn 内定. Về cơ bản, bạn chỉ được phép thực hiện các hoạt động tối thiểu để duy trì cuộc sống hàng ngày mà thôi.
3. "5 điều kiện" để được cấp 特定活動ビザ diện 内定待機
Loại visa này không phải cứ người nước ngoài nào nhận được 内定 là cũng dễ dàng lấy được. 出入国在留管理庁（入管） có những quy định và điều kiện cực kỳ nghiêm ngặt. Để những bạn không chuyên cũng có thể hiểu được, tôi xin tóm tắt lại thành 5 điểm mấu chốt sau:
-
Tư cách lưu trú hiện tại phải hợp pháp và phù hợp Tại thời điểm nộp đơn, bạn bắt buộc phải đang sở hữu visa 「留学」, hoặc đang ở Nhật theo diện 「特定活動ビザ」 với mục đích 就職活動 sau khi tốt nghiệp. Những trường hợp visa hiện tại đã hết hạn thì không thể nộp đơn xin chuyển đổi được.
-
Khoảng thời gian chờ cho đến khi vào công ty phải hợp lý Lịch trình từ khi nhận được 内定 đến khi chính thức vào làm việc phải nằm trong vòng "1 năm", đồng thời tính từ lúc tốt nghiệp đến khi vào công ty không được quá "1 năm 6 tháng". Nếu ngày vào công ty dự kiến quá xa xôi trong tương lai, hồ sơ của bạn có thể sẽ không được chấp nhận.
-
Có triển vọng chuyển đổi sang visa 就労 (visa đi làm) trong tương lai Điều này cực kỳ quan trọng. Nội dung công việc bạn dự định làm tại công ty nhận việc và chuyên ngành bạn đã học tại trường phải có sự liên quan, trùng khớp với nhau. Hồ sơ cần thể hiện được khả năng cao là bạn sẽ vượt qua được vòng thẩm định để chuyển sang các loại visa đi làm như 「技術・人文知識・国際業務」 trong tương lai.
-
Có đủ năng lực tài chính để chi trả cho cuộc sống tại Nhật (Năng lực chi trả kinh phí) Bạn phải chứng minh được trong vài tháng chờ đi làm đó, mình sẽ sinh sống tại Nhật bằng nguồn tiền nào. Bạn cần đưa ra các bằng chứng về tài chính cho thấy "dù không làm アルバイト vẫn có thể sống tốt", ví dụ như số dư tài khoản ngân hàng của bản thân hoặc tiền chu cấp từ bố mẹ gửi sang.
-
Phía công ty phải cấp một bản 「誓約書」 bảo đảm Công ty đưa ra 内定 cho bạn cần phải chuẩn bị một văn bản cam kết (「誓約書」) với các nội dung như: "Sẽ giữ liên lạc định kỳ với người nước ngoài này" và "Trong trường hợp hủy 内定 sẽ báo cáo ngay lập tức cho 入管".
4. Lịch trình chuyển đổi sang visa 就労 – Không biết là hối hận!
Rất nhiều bạn sau khi xin được 特定活動ビザ diện 内定待機 thì chủ quan và nghĩ thế là xong, nhưng bạn cần nhớ rằng đây chỉ là "visa dùng để chờ đợi". Để có thể chính thức đi làm tại công ty từ ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 9, bạn bắt buộc phải hoàn thành thủ tục xin chuyển đổi sang visa 就労 trước thời điểm đó.
Nếu bạn quên mất thủ tục chuyển đổi sang visa 就労 mà cứ thế bước sang ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 9, thì dù bạn có giấy báo nhận việc của công ty hay tờ 指定書 đi chăng nữa, bạn cũng không được phép làm việc dù chỉ 1 phút. Trong trường hợp bạn vẫn cố tình làm việc, hành vi đó sẽ bị tính là vi phạm pháp luật nghiêm trọng dưới hình thức 「不法就労」, và hình phạt nặng nhất có thể là bị trục xuất cưỡng chế về nước.
Lịch trình lý tưởng (Đối với trường hợp vào công ty ngày 1 tháng 4)
-
Từ khoảng tháng 12 năm trước: Nhằm hỗ trợ cho các du học sinh vào công ty vào tháng 4, 入管 (chẳng hạn như 東京出入国在留管理局) sẽ bắt đầu mở cổng tiếp nhận đơn xin chuyển đổi sang visa 就労 từ "tháng 12 của năm trước".
-
Trong khoảng tháng 1 và tháng 2: Bạn phối hợp với công ty đưa ra 内定 để thu thập các hồ sơ cần thiết, sau đó nộp đơn xin visa 就労 lên 入管.
-
Trong tháng 3: Nhận kết quả thông báo cấp phép từ 入管 và đến lấy 在留カード mới (visa 就労).
-
Ngày 1 tháng 4: Yên tâm tham gia lễ đón nhân viên mới và bắt đầu công việc của mình!
Bởi vậy, quy tắc bất di bất dịch là ngay cả khi đang trong thời gian 内定待機, khi cách ngày vào công ty khoảng 3 tháng, bạn cần nhanh chóng tiến hành các thủ tục để chuyển sang visa 就労 tiếp theo.
5. Góc Hỏi & Đáp: Những điều độc giả muốn biết nhất
Dưới đây là 3 câu hỏi mà các bạn người nước ngoài nhận được 内定 thường xuyên thắc mắc nhất, tôi xin giải đáp cụ thể như sau:
Q1. Trong thời gian giữ 特定活動ビザ diện 内定待機, tôi hoàn toàn không thể làm アルバイト có đúng không?
A1. Không phải vậy, nếu bạn xin một giấy phép đặc biệt thì vẫn có thể làm アルバイト lên đến 28 giờ/tuần! Mặc dù trên tờ 指定書 có ghi là "ngoại trừ các hoạt động kiếm tiền", nhưng nếu bạn nộp thêm một đơn xin gọi là 「資格外活動許可」 lên 入管, bạn sẽ được phép làm アルバイト trong vòng "28 tiếng/tuần", tương tự như thời còn là du học sinh. Tuy nhiên, công việc này phải mang mục đích bù đắp chi phí sinh hoạt và bạn không được phép làm việc trong các ngành nghề bị cấm như 風俗営業. Ngoài ra, nếu bạn muốn tham gia vào hoạt động "thực tập trước khi vào công ty (tu nghiệp)" tại chính doanh nghiệp đã cho bạn 内定 với thời gian dài, có thể bạn sẽ cần phải xin một giấy phép riêng biệt tùy thuộc vào nội dung của khóa thực tập đó.
Q2. Sau khi tốt nghiệp, tôi đã rất cố gắng sinh sống bằng 特定活動ビザ dạng 就職活動, và tôi đã nhận được 内定 ngay sát ngày hết hạn visa. Bây giờ tôi không còn đủ thời gian để đổi sang 特定活動ビザ diện 内定待機 nữa thì phải làm sao?
A2. Chỉ cần bạn nộp đơn xin chuyển đổi lên 入管 trước hoặc đúng "ngày cuối cùng" của thời hạn visa hiện tại, bạn vẫn được phép ở lại Nhật cho đến khi có kết quả! Quy định này được gọi là 「特例期間」. Chỉ cần đơn xin chuyển đổi sang 「特定活動ビザ diện 内定待機」 của bạn được tiếp nhận tại quầy của 入管 (hoặc qua hệ thống online) trước khi visa hiện tại hết hạn, bạn sẽ được ở lại Nhật hợp pháp trong thời gian chờ xét duyệt hồ sơ (tối đa là 2 tháng) kể cả khi thời hạn trên thẻ cũ đã qua. Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ sát nút sẽ rất nguy hiểm nếu chẳng may giấy tờ có sai sót hay thiếu hụt, vì vậy ngay sau khi có 内定, hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đi nộp càng sớm càng tốt.
Q3. Công ty cho tôi 内定 là một doanh nghiệp startup (venture) quy mô nhỏ. Nếu không phải là công ty lớn thì tôi có thể lấy được visa diện 内定待機 này cũng như visa 就労 sau này không?
A3. Vâng, quy mô công ty nhỏ hoàn toàn không thành vấn đề! Điều quan trọng trong việc thẩm định của 入管 không phải là độ nổi tiếng hay độ lớn của công ty, mà là "công ty đó có hoạt động kinh doanh tạo ra doanh thu ổn định để chi trả mức lương chính đáng cho bạn hàng tháng hay không", và "công ty giao cho bạn vị trí công việc có đòi hỏi các kiến thức mang tính chuyên môn hay không". Ngay cả khi đó là một công ty nhỏ, nếu bạn có thể nộp các tài liệu như 決算書 hay 事業計画書 của công ty để giải thích một cách logic với 入管 về "tính cần thiết của công việc cũng như tiềm năng phát triển trong tương lai", bạn vẫn có thể nhận được tư cách lưu trú một cách thuận lợi. Nếu cảm thấy lo lắng, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ lập hồ sơ từ các 行政書士 – những chuyên gia về mảng visa.
Tóm tắt
Visa 「特定活動ビザ diện 内定待機」 dùng để duy trì cuộc sống tại Nhật trong khoảng thời gian từ lúc tốt nghiệp đến khi vào công ty chính là một chiếc cầu nối quan trọng giúp các bạn du học sinh nước ngoài bước vào môi trường xã hội Nhật Bản.
Việc hiểu rõ các quy định được ghi trên tờ 指定書, xin phép trước nếu muốn làm アルバイト, và sắp xếp lộ trình chuyển đổi sang visa 就労 sao cho kịp ngày vào công ty chính là chìa khóa để bạn khởi đầu sự nghiệp thành công tại Nhật.
Nếu bạn còn cảm thấy lo lắng không biết lịch trình 内定 của mình có kịp làm visa hay không, hoặc không biết cách viết các giấy tờ như 誓約書 hay lý do xin visa yêu cầu phía công ty cung cấp, xin vui lòng liên hệ ngay với văn phòng của chúng tôi để được tư vấn. Các 行政書士 chuyên về tư cách lưu trú tại Nhật Bản sẽ làm việc trực tiếp giữa bạn và phía công ty, hỗ trợ bạn hết mình để quá trình đạt được visa diễn ra suôn sẻ nhất!
