日本で暮らす外国人の方にとって、「パスポート」と「在留カード」は、自分の身分を証明する最も大切な２つのツールです。しかし、数年に一度やってくる「パスポートの更新」や、万が一の「パスポート紛失」の際、日本の入国管理局（出入国在留管理庁）に対してどのような手続きが必要になるのか、正しく理解できているでしょうか？
「パスポートが新しくなったら、ビザの手続きも必要なの？」 「古いパスポートに貼ってある大切なシールはどうなるの？」
今回は、そんな疑問や不安を解消するために、ビザ専門のプロである行政書士が、パスポートの正しい見方から更新・紛失時の入管手続きまで、専門用語を使わずに分かりやすく解説します！
1. まずは基本！パスポートに書かれている「情報の見方」
入国管理局にビザの申請書を出すときは、必ずあなたのパスポートの情報を正確に書き写す必要があります。まずは、パスポートの身分事項ページ（顔写真が載っているページ）に書かれている英語の意味を、一つずつ確認しておきましょう。
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Surname あなたの「苗字（ファミリーネーム・姓）」のことです。家族共通の名前がここに書かれています。
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Given name あなたの「名前（名）」のことです。生まれたときに付けられた個人の名前です。ミドルネームがある国の方は、ここに含まれて記載されることが一般的です。
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Nationality あなたの「国籍」のことです。例えば、アメリカ国籍の方であれば「United States of America」と書かれています。
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Date of Birthあなたの「生年月日」です。パスポートには通常、「日・月・年（西暦）」の順番で書かれていることが多いので、日本の「年・月・日」の並びと間違えないように注意してください。
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Place of Birth あなたが「生まれた場所（出生地）」です。州や都市の名前（例：NEW YORK, USA）などが記載されています。
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Date of Issue このパスポートが「発行された日（交付年月日）」です。
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Date of Expiration このパスポートの「有効期限（満了日）」です。この日を過ぎると、パスポートは使えなくなってしまいます。
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Passport No.あなたの「旅券番号（パスポート番号）」です。日本への入国やビザの申請で、非常に重要となる個人の識別番号です。
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Sexあなたの「性別」です。男性は「M（Male）」、女性は「F（Female）」と表記されます。
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ID photoあなたの「顔写真」です。 ※ここで1点、とても大切な注意点があります。「パスポートに載っている顔写真と、まったく同じ写真」を日本の在留カードの申請用に使うことはできません。在留カード用の写真は「申請前3ヶ月以内（または6ヶ月以内）に撮影されたもの」というルールがあるため、数年前に作ったパスポートの写真と同じものを使うと、古い写真であると入管にすぐに分かってしまい、再提出を求められます。必ず新しく撮影した写真を用意しましょう。
2. パスポートを新しく更新したときの注意点と入管手続き
パスポートの有効期限が残り少なくなったり、ページが足りなくなったりして、日本の大使館や領事館で新しいパスポートを作ることがあります。このとき、多くの人が「パスポートが新しくなったら、入管に届け出なければいけないの？」と疑問に思います。
実は、パスポートを新しくしたからといって、在留カードを持っている外国人の方が「ただちに新しいパスポートを入管に届け出る義務」はありません。基本的には、次回のビザ更新（在留期間更新許可申請）やビザ変更の際に、新しいパスポートを提示すれば問題ありません。
ただし、例外的にすぐに入管での手続きが必要になる、または手続きをした方が良いケースがあります。それが以下の2つのパターンです。
パターン①：旧パスポートにある「再入国許可」などのシールを新パスポートに移したいとき（証印転記）
新しいパスポートに更新した際、古いパスポートに「再入国許可」や「資格外活動許可（アルバイトの許可）」のスタンプやシール（証印）が押されている場合があります。在留カードの交付を受けている人は、カード自体にその情報が載っているため必須ではありませんが、在留カードの交付を受けていない人（一部の特別な在留資格の方など）や、今後の出入国トラブルを防ぎたい方は、新しいパスポートにそのスタンプを移してもらうことができます。
この手続きを「証印転記（しょういんてんき）の手続き」と呼びます。 手続きを行う場合は、お住まいの地域を管轄する地方出入国在留管理局へ行き、「証印転記願出書」という書類を提出します。
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手続きに必要なもの：
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証印転記願出書（入管の窓口またはウェブサイトで取得できます）
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古いパスポート（旧旅券）
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新しいパスポート（新旅券）
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パターン②：パスポートを日本国内で紛失してしまい、再発行したとき
もし日本国内でパスポートを無くしてしまった場合は、ただちに近くの警察署に「遺失届（紛失届）」を出してください。その後、日本にある自国の大使館や領事館でパスポートを再発行してもらう必要があります。 パスポートが再発行されると、「パスポート番号」と「有効期限」の両方が新しくなります。この場合も、次回のビザ更新時に新しいパスポートを持参すれば大丈夫ですが、念のため、新しくなったパスポートのコピーと警察の紛失証明書などを保管しておくようにしましょう。
3. 企業の外国人雇用担当者・マネージャーが知っておくべきこと
外国人スタッフを雇用している会社の担当者様や、お店のオーナー様にとっても、従業員のパスポート管理は非常に重要です。
もし外国人スタッフのパスポートが新しくなった（更新された）場合、企業側は必ず新しい「パスポート番号」と「有効期限」を確認し、社内の雇用管理名簿やデータをアップデートしてください。 「在留カードの期限だけ管理していれば大丈夫」と思われがちですが、急な出張や一時帰国の際、パスポートの期限が切れていて出国できないといったトラブルを防ぐためにも、企業側での二重の期限管理が推奨されます。
4. 外国人の方が抱く「よくある疑問」解決Q＆A（3選）
Q1. パスポートの有効期限が切れてしまいました！持っている日本のビザ（在留資格）は無効になってしまいますか？
A1. いいえ、パスポートの期限が切れても、あなたの日本のビザ（在留資格）がすぐに消えてなくなるわけではありません。 日本の滞在資格は「在留カード」によって証明されているため、在留カードの期限内であれば日本に滞在することは法的に問題ありません。ただし、パスポートがない状態は「不携帯」とみなされるリスクや、身分証明に支障が出るため、速やかに自国の大使館・領事館で新しいパスポートの申請を行ってください。
Q2. パスポートを新しくしたら、在留カードの更新手続きも必要になりますか？
A2. いいえ、パスポートを新しくしただけであれば、在留カードを更新する必要はありません。 在留カードの変更届出が必要なのは、「氏名」「生年月日」「性別」「国籍・地域」が変わった場合、または「住居地（住所）」が変わった場合、および「所属機関（学校や会社）」が変わった場合です。パスポートの更新によってこれらの基本情報（名前のスペルや国籍など）に変更がなければ、入管への届出は不要です。次回のビザ更新（在留期間更新許可申請）のときに、新しいパスポートを見せれば問題ありません。
Q3. 新しいパスポートを申請中ですが、その間に在留資格（ビザ）の更新期限が来てしまいます。どうすればいいですか？
A3. パスポートが手元になくても、在留資格の更新申請（在留期間更新許可申請）を行うことは可能です。 パスポートの更新手続き中であることを証明する書類（大使館が発行する「申請受理票」や「領収書」など）を入管の窓口で提示し、事情を説明する「理由書」などを提出することで、申請を受け付けてもらえます。新しいパスポートが届き次第、入管へ持参または郵送して提示することになります。期限ギリギリまで待たず、まずは当事務所などの専門家や入管の窓口へ事前にご相談ください。
5. まとめ：スムーズなビザ手続きは「正しいパスポート管理」から！
パスポートは、外国人の方が日本で安心して暮らすためのすべての土台となるものです。 記載内容に間違いがないか、そして有効期限は十分に残っているかを日頃から確認しておくことが、入管手続きをスムーズに進めるための第一歩となります。
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