Xin chào các bạn! Tôi là 行政書士 chuyên về mảng tư cách lưu trú VISA tại Nhật Bản.
Đối với những người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, hộ chiếu (passport) và 在留カード là hai thứ cực kỳ quan trọng dùng để chứng minh thân phận pháp lý của bản thân. Tuy nhiên, khi đối mặt với những tình huống vài năm mới gặp một lần như đổi hộ chiếu mới do hết hạn, hoặc không may làm mất hộ chiếu, bạn có thực sự nắm rõ mình cần phải làm những thủ tục gì với 入国管理局 (hay còn gọi là 出入国在留管理庁) hay không?
"Khi đổi hộ chiếu mới thì có cần phải làm thủ tục gì liên quan đến visa không?" "Những tem nhãn, con dấu quan trọng dán trên hộ chiếu cũ sẽ xử lý thế nào?"
Để giải quyết những thắc mắc và lo lắng đó, trong bài viết này, một 行政書士 chuyên về visa sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn từ cách xem các thông tin trên hộ chiếu cho đến các bước xử lý khi đổi hoặc mất hộ chiếu một cách dễ hiểu nhất, hoàn toàn không dùng các thuật ngữ pháp lý phức tạp.
1. Kiến thức cơ bản: Cách đọc và kiểm tra thông tin trên hộ chiếu của bạn
Khi bạn chuẩn bị hồ sơ xin visa để nộp lên 入国管理局, việc điền chính xác thông tin hộ chiếu vào tờ khai là điều bắt buộc. Hãy cùng điểm lại ý nghĩa của các mục tiếng Anh xuất hiện trên trang thông tin cá nhân (trang có ảnh chân dung) của hộ chiếu để tránh những sai sót không đáng có.
-
Surname Đây là "Họ" của bạn.
-
Given name Đây là "Tên đệm và Tên" của bạn. Thông thường, tên đệm và tên khai sinh của bạn sẽ được ghi chung ở mục này.
-
Nationality Đây là "Quốc tịch". Ví dụ nếu là người Việt Nam thì mục này sẽ hiển thị là "VIETNAM".
-
Date of Birth Mục này ghi "Ngày tháng năm sinh" của bạn. Trên hộ chiếu, thông tin này thường được sắp xếp theo thứ tự "Ngày / Tháng / Năm (Dương lịch)". Hãy lưu ý điều này để không bị nhầm lẫn với cách viết ngược lại của Nhật Bản là "Năm / Tháng / Ngày".
-
Place of Birth Đây là "Nơi sinh" của bạn, thông thường sẽ ghi tên tỉnh thành nơi bạn sinh ra.
-
Date of Issue Đây là "Ngày cấp" hộ chiếu.
-
Date of Expiration Đây là "Ngày hết hạn" (hoặc ngày hết giá trị sử dụng) của hộ chiếu. Sau ngày này, hộ chiếu của bạn sẽ không còn hiệu lực để xuất nhập cảnh hay làm thủ tục nữa.
-
Passport No. Đây là "Số hộ chiếu". Đây là dãy mã số định danh cá nhân vô cùng quan trọng khi bạn nhập cảnh vào Nhật Bản hoặc khi làm các thủ tục xin visa.
-
Sex Đây là "Giới tính" của bạn. Nam ký hiệu là "M" (Male), nữ ký hiệu là "F" (Female).
-
ID photo Đây là "Ảnh chân dung" của bạn. Lưu ý đặc biệt quan trọng: Bạn tuyệt đối không được lấy chính xác bức ảnh đã in trên hộ chiếu để dùng làm ảnh nộp kèm khi xin cấp 在留カード mới. Theo quy định, ảnh dùng cho 在留カード phải là ảnh chụp trong vòng 3 tháng (hoặc tối đa 6 tháng) gần nhất. Nếu bạn dùng lại file ảnh cũ từ cách đây vài năm khi làm hộ chiếu, phía 入管 sẽ nhận ra ngay và yêu cầu bạn phải nộp lại ảnh mới. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị ảnh chụp mới hoàn toàn để làm thủ tục nhé.
2. Những lưu ý và thủ tục tại 入管 khi bạn đổi hộ chiếu mới
Khi hộ chiếu cũ sắp hết hạn hoặc bị hết trang dán visa, việc bạn đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán nước mình tại Nhật Bản để đổi hộ chiếu mới là điều rất bình thường. Lúc này, câu hỏi mà nhiều người thắc mắc nhất là: "Khi có hộ chiếu mới rồi, mình có phải lên trình báo với 入管 ngay lập tức không?"
Câu trả lời thực tế là: Đối với những bạn đang sở hữu 在留カード, không có quy định bắt buộc nào yêu cầu bạn phải lên trình báo hay nộp hộ chiếu mới cho 入管 ngay lập tức. Về cơ bản, bạn chỉ cần xuất trình hộ chiếu mới này vào lần gia hạn visa tiếp theo (tức là khi làm thủ tục 在留期間更新許可申請) hoặc khi chuyển đổi tư cách lưu trú là được.
Tuy nhiên, vẫn có hai trường hợp ngoại lệ mà bạn nên hoặc bắt buộc phải thực hiện thủ tục tại 入管 ngay sau khi có hộ chiếu mới:
Trường hợp 1: Muốn chuyển đổi các nhãn dán như "再入国許可" từ hộ chiếu cũ sang hộ chiếu mới (Thủ tục 証印転記)
Khi đổi sang hộ chiếu mới, trên hộ chiếu cũ của bạn có thể đang dán các con dấu hoặc tem nhãn (gọi chung là 証印) như 再入国許可 hoặc 資格外活動許可 (giấy phép đi làm アルバイト). Với những ai đã được cấp 在留カード thì thông tin này thường đã được tích hợp sẵn trên thẻ nên việc chuyển nhãn dán không phải là bắt buộc. Tuy nhiên, đối với những người chưa được cấp 在留カード (chẳng hạn như một số tư cách lưu trú đặc biệt) hoặc những ai muốn phòng tránh tuyệt đối mọi rắc rối khi xuất nhập cảnh sau này, bạn có thể làm thủ tục chuyển các nhãn dán này sang hộ chiếu mới.
Thủ tục này được gọi là 証印転記の手続き (Thủ tục chuyển thông tin con dấu/nhãn dán). Để thực hiện, bạn cần đến trực tiếp 地方出入国在留管理局 quản lý khu vực mình đang sinh sống và nộp tờ khai có tên là 証印転記願出書.
-
Những giấy tờ cần chuẩn bị:
-
Tờ khai 証印転記願出書 (có thể lấy trực tiếp tại quầy của 入管 hoặc tải về từ trang web chính thức).
-
Hộ chiếu cũ.
-
Hộ chiếu mới.
-
Trường hợp 2: Bị mất hộ chiếu tại Nhật Bản và phải làm lại hộ chiếu mới
Trong trường hợp không may bị mất hộ chiếu tại Nhật, việc đầu tiên bạn cần làm ngay là đến đồn cảnh sát gần nhất để khai báo và xin cấp giấy 遺失届 (Giấy xác nhận báo mất đồ). Sau đó, bạn cần liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán nước mình tại Nhật để làm thủ tục xin cấp lại hộ chiếu mới. Khi hộ chiếu được cấp lại, cả "Số hộ chiếu" và "Ngày hết hạn" của bạn đều sẽ thay đổi. Tương tự như trên, bạn không nhất thiết phải lên khai báo với 入管 ngay mà có thể đợi đến kỳ gia hạn visa tiếp theo để xuất trình hộ chiếu mới. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, bạn nên lưu trữ cẩn thận bản sao của hộ chiếu mới cùng với giấy tờ báo mất của cảnh sát phòng khi cần đối chiếu.
3. Thông tin dành cho người quản lý, phụ trách nhân sự người nước ngoài tại các doanh nghiệp
Đối với các nhà tuyển dụng, quản lý cửa hàng hoặc nhân sự tại các công ty đang sử dụng lao động nước ngoài, việc quản lý hộ chiếu của nhân viên cũng quan trọng không kém gì quản lý 在留カード.
Khi nhân viên người nước ngoài đổi hộ chiếu mới, phía doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra "Số hộ chiếu mới" cũng như "Ngày hết hạn mới" để cập nhật chính xác vào danh sách quản lý lao động của công ty. Nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung quản lý thời hạn của 在留カード mà quên đi thời hạn hộ chiếu của nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc khi công ty cần cử nhân viên đi công tác gấp hoặc khi nhân viên muốn xin nghỉ phép về nước, họ mới phát hiện ra hộ chiếu đã hết hạn và không thể xuất cảnh, gây ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp của người nước ngoài tại Nhật (Q&A)
Dưới đây là 3 câu hỏi thực tế mà rất nhiều bạn người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật đặc biệt quan tâm khi gặp các vấn đề liên quan đến hộ chiếu và visa.
Q1. Hộ chiếu của tôi đã bị hết hạn mất rồi! Như vậy thì visa (tư cách lưu trú) tại Nhật của tôi có bị mất hiệu lực ngay lập tức không?
A1. Không, dù hộ chiếu của bạn có bị hết hạn thì visa (tư cách lưu trú) của bạn tại Nhật cũng không bị mất hiệu lực ngay lập tức. Tư cách lưu trú hợp pháp của bạn tại Nhật được chứng nhận và bảo đảm bằng thời hạn ghi trên tờ 在留カード. Do đó, miễn là 在留カード của bạn còn hạn thì việc bạn ở lại Nhật hoàn toàn không vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, việc không có hộ chiếu còn hiệu lực bên mình sẽ đi kèm với rủi ro bị coi là không mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ khi có kiểm tra, hoặc gây khó khăn khi bạn cần xác minh danh tính ở các cơ quan khác. Vì thế, bạn cần nhanh chóng liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán nước mình để tiến hành thủ tục gia hạn hoặc cấp mới hộ chiếu càng sớm càng tốt.
Q2. Khi tôi đổi hộ chiếu mới, tôi có cần phải làm thủ tục đổi luôn 在留カード mới không?
A2. Không, nếu bạn chỉ đổi hộ chiếu mới mà không thay đổi thông tin cá nhân gì khác thì không cần phải làm thủ tục đổi 在留カード. Bạn chỉ bắt buộc phải lên 入管 khai báo thay đổi thông tin trên 在留カード khi có sự thay đổi về: "Họ tên", "Ngày tháng năm sinh", "Giới tính", "Quốc tịch/Khu vực", "Địa chỉ cư trú" hoặc "Cơ quan tiếp nhận (trường học, công ty)". Nếu việc đổi hộ chiếu không làm thay đổi các thông tin cơ bản này (ví dụ như không đổi họ tên, không đổi quốc tịch), bạn không cần thực hiện bất kỳ thủ tục khai báo nào với 入管. Hãy cứ yên tâm sử dụng hộ chiếu mới song song với 在留カード hiện tại và xuất trình hộ chiếu mới này vào lần làm thủ tục 在留期間更新許可申請 tiếp theo là được.
Q3. Tôi đang trong quá trình chờ cấp hộ chiếu mới, nhưng visa (tư cách lưu trú) của tôi lại sắp sửa hết hạn. Tôi phải làm thế nào?
A3. Bạn hoàn toàn có thể tiến hành nộp hồ sơ xin gia hạn visa (在留期間更新許可申請) ngay cả khi chưa nhận được hộ chiếu mới. Khi lên nộp hồ sơ tại 入管, bạn hãy xuất trình các giấy tờ chứng minh mình đang trong quá trình làm lại hộ chiếu do Đại sứ quán cấp (ví dụ như 申請受理票 hoặc hóa đơn thu tiền lệ phí làm hộ chiếu), đồng thời nộp kèm một tờ giải trình lý do chưa thể xuất trình hộ chiếu. Phía 入管 vẫn sẽ tiếp nhận hồ sơ gia hạn của bạn bình thường. Sau khi nhận được hộ chiếu mới từ Đại sứ quán, bạn chỉ cần mang hộ chiếu mới lên đối chiếu hoặc gửi bản sao bổ sung cho 入管 theo hướng dẫn. Đừng đợi đến khi sát ngày hết hạn visa mới đi làm, hãy chủ động chuẩn bị hồ sơ hoặc liên hệ với các văn phòng 行政書士 chuyên nghiệp để được tư vấn lộ trình an toàn nhất.
5. Lời kết: Quản lý hộ chiếu đúng cách để mọi thủ tục visa luôn suôn sẻ!
Hộ chiếu là nền móng pháp lý vững chắc nhất để bạn có thể yên tâm học tập, làm việc và sinh sống tại Nhật Bản. Việc thường xuyên tự kiểm tra thời hạn hộ chiếu cũng như đảm bảo các thông tin cá nhân trùng khớp chính xác chính là bước đầu tiên giúp bạn tránh khỏi những rắc rối không đáng có với 入管.
Nếu bạn đang gặp phải các tình huống khó xử như: thời điểm đổi hộ chiếu bị trùng với hạn chót của visa, hoặc bạn muốn ủy thác toàn bộ quá trình gia hạn visa cho người có chuyên môn xử lý để tiết kiệm thời gian và công sức...
Đừng ngần ngại liên hệ ngay với văn phòng 行政書士 của chúng tôi. Với tư cách là một 行政書士 chuyên sâu về mảng tư cách lưu trú VISA, chúng tôi sẽ luôn đồng hành và hỗ trợ bạn cũng như doanh nghiệp của bạn hoàn thành mọi thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn nhất!
