Chào các bạn, tôi là 行政書士 chuyên về mảng VISA tại Nhật Bản.
Đối với những bạn người nước ngoài đang muốn làm việc tại Nhật, hay các doanh nghiệp đang có kế hoạch tuyển dụng, chắc hẳn câu hỏi: "Khi làm thủ tục xin visa (在留資格認定証明書交付申請), nếu chưa có bản hợp đồng chính thức thì có sao không?" là điều mà rất nhiều người thắc mắc.
Câu trả lời ngắn gọn là: Không nhất thiết phải có một bản "正式な雇用契約書" (Hợp đồng lao động chính thức) ngay lập tức. Thay vào đó, có một loại giấy tờ khác cực kỳ quan trọng mà bạn cần chuẩn bị. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chuẩn bị giấy tờ để hồ sơ dễ được duyệt nhất và những điểm cần lưu ý.
1. Giấy tờ nào có thể thay thế 雇用契約書 khi xin visa?
Khi nộp hồ sơ lên 出入国在留管理局 (入管), điều quan trọng nhất là bạn phải chứng minh được một cách khách quan rằng "điều kiện làm việc của bạn như thế nào".
Về mặt pháp lý, không bắt buộc phải là một bản 雇用契約書 được đóng quyển đẹp đẽ. Thay vào đó, bạn có thể nộp bản 労働条件明示書 (Bản thông báo điều kiện lao động) để tiến hành thủ tục.
Các mục bắt buộc phải có trong 労働条件明示書: Phía 入管 sẽ kiểm tra xem các điểm sau có được quy định rõ ràng và hợp lý hay không:
-
Nội dung công việc (業務内容): Công việc đó có phù hợp với chuyên ngành bạn học ở đại học hoặc kinh nghiệm làm việc trước đây không?
-
Mức lương (給与額): Mức lương có bằng hoặc cao hơn so với người Nhật làm cùng một vị trí hay không?
-
Thời hạn hợp đồng (雇用期間): Hợp đồng làm việc từ bao giờ đến bao giờ?
Chỉ cần ghi rõ những thông tin này, dù chưa có bản hợp đồng đóng dấu chính thức, bạn vẫn có thể nộp hồ sơ xin visa bình thường.
2. Bí quyết dùng "停止条件付" để giảm rủi ro bị từ chối
Phía công ty thường lo lắng rằng: "Nếu visa không được duyệt thì hợp đồng lao động đã ký sẽ ra sao?". Ngược lại, nếu ký hợp đồng chính thức trước khi có visa, đôi khi sẽ nảy sinh những rắc rối về mặt pháp lý.
Để giải quyết vấn đề này, trong thực tế, chúng tôi thường sử dụng phương pháp ký hợp đồng theo dạng 停止条件付.
Vậy "có điều kiện" (条件付き) ở đây nghĩa là gì? Hiểu một cách đơn giản, đó là thêm một dòng vào hợp đồng với nội dung: "Hợp đồng này chỉ bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày bạn được cấp phép làm việc (có visa) từ Chính phủ".
Cụ thể, tại mục "Ngày bắt đầu làm việc" (雇用開始日), chúng ta sẽ ghi: "本契約は、地方出入国在留管理局より就労資格の許可を受けた日から効力を生じるものとする。" (Hợp đồng này sẽ có hiệu lực kể từ ngày nhận được phép làm việc từ Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương.)
Cách làm này giúp cả công ty và người lao động không bị ràng buộc bởi một hợp đồng vô lý nếu chẳng may visa không được duyệt, giúp mọi người yên tâm hơn khi chuẩn bị hồ sơ.
3. Tiêu chuẩn đánh giá của 入管 mà bạn cần biết
Dưới đây là một số thông tin bổ sung từ hướng dẫn của 法務省 (出入国在留管理局). Đối với visa 「技術・人文知識・国際業務」, 入管 yêu cầu hợp đồng giữa bạn và công ty phải có tính "liên tục và ổn định".
-
Mức lương hợp lý: Họ sẽ kiểm tra rất kỹ dựa trên dữ liệu thống kê của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi để đảm bảo mức lương không bị thấp một cách bất thường.
-
Tính liên quan đến công việc thực tế: Các nội dung như "phiên dịch", "dịch thuật" hay "kỹ sư" ghi trong hợp đồng có thực sự cần thiết với quy mô kinh doanh của công ty đó hay không cũng là một yếu tố đánh giá quan trọng.
Không phải cứ "có hợp đồng là xong", mà bạn cần chuẩn bị kèm theo các giấy tờ như 事業計画書 (Bản kế hoạch kinh doanh) để chứng minh rằng "công việc đó thực sự tồn tại". Đây chính là con đường ngắn nhất để nhận được sự chấp thuận.
4. Giải đáp thắc mắc Q&A thường gặp
Q1. Chỉ có 内定通知書 (Thư mời làm việc) thôi thì có xin visa được không?
A1. Có thể. Tuy nhiên, trong 内定通知書 phải ghi đầy đủ về mức lương, nơi làm việc, thời gian làm việc và nội dung công việc. Nếu thông tin không đủ, hãy yêu cầu công ty lập riêng một bản 労働条件通知書.
Q2. Sau khi ký hợp đồng mà mức lương thay đổi thì có sao không?
A2. Về nguyên tắc, nếu có thay đổi so với nội dung đã báo cáo với 入管, bạn có thể phải làm thủ tục thẩm định lại hoặc thay đổi thông tin. Đặc biệt, nếu lương thấp hơn so với lúc xin visa, bạn có nguy cơ bị nghi ngờ là "khai báo gian lận", vì vậy hãy quyết định nội dung hợp đồng thật cẩn thận.
Q3. Từ アルバイト chuyển lên chính thức, có dùng tiếp hợp đồng cũ được không?
A3. Không, bạn cần phải làm lại hợp đồng mới. Visa 「技術・人文知識・国際業務」 dành cho những công việc mang tính chuyên môn cao. Bạn phải chứng minh một "hợp đồng lao động mới" với tư cách là nhân viên chính thức làm các công việc trình độ cao, chứ không phải các điều kiện của アルバイト.
Tổng kết: Để quá trình lấy visa diễn ra suôn sẻ
-
Dù chưa có hợp đồng chính thức, vẫn có thể xin visa nếu có 労働条件明示書.
-
Nên đưa thêm điều khoản 停止条件付 để hợp đồng chỉ có hiệu lực sau khi có visa.
-
Mức lương và công việc phải được thiết lập đúng theo hướng dẫn của 入管.
Việc xin visa là một thủ tục rất nhạy cảm, đôi khi chỉ sai khác một chữ trong hồ sơ cũng có thể làm thay đổi kết quả. Nếu bạn cảm thấy lo lắng hoặc không rõ trường hợp của mình cần chuẩn bị giấy tờ gì, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia để được tư vấn sớm nhất nhé!
