Đối với những bạn người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản, có thể nói tấm thẻ 在留カード quan trọng giống như vật bất ly thân vậy. Thông thường, khi có thay đổi về họ tên hay quốc tịch, chúng ta bắt buộc phải khai báo. Nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu những thay đổi này phát sinh đúng vào lúc bạn đang tạm thời rời khỏi Nhật Bản?
Liệu không khai báo trong vòng 14 ngày thì có bị phạt không? Có thể gửi bưu điện từ nước ngoài về không? Để giải tỏa những lo lắng này, mình đã tổng hợp lại các thông tin hữu ích ngay dưới đây.
Thay đổi thông tin trên 在留カード khi đang ở nước ngoài thì xử lý thế nào?
Thông thường, nếu có thay đổi về các thông tin ngoài địa chỉ cư trú ghi trên thẻ 在留カード (như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch/vùng lãnh thổ), bạn phải lên trình báo tại 出入国在留管理局 (入管) trong vòng 14 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Tuy nhiên, có những trường hợp sự thay đổi này diễn ra khi bạn đang tạm vắng mặt tại Nhật theo chế độ 再入国許可 (bao gồm cả みなし再入国). Ví dụ như bạn kết hôn tại nước ngoài và thay đổi họ, hoặc thay đổi quốc tịch chẳng hạn.
Câu trả lời ngắn gọn là: Trong thời gian bạn đang ở nước ngoài, dù có quá thời hạn 14 ngày thì cũng không bị coi là vi phạm pháp luật ngay lập tức.
Lý do rất đơn giản: Các văn phòng của 入管 chỉ nằm trong lãnh thổ Nhật Bản, và về mặt vật lý, bạn không thể trực tiếp làm thủ tục từ nước ngoài được. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần hoàn tất thủ tục trong vòng 14 ngày kể từ ngày tái nhập cảnh vào Nhật Bản là sẽ được chấp nhận đúng quy định. Vì vậy bạn có thể hoàn toàn yên tâm nhé.
Có thể nhờ người đại diện làm giúp không?
Có thể nhiều bạn sẽ lo lắng và muốn nhờ bạn bè hoặc người ở công ty tại Nhật làm hộ cho yên tâm.
Về mặt lý thuyết, bạn có thể gửi thẻ 在留カード cho người đại diện tại Nhật (như người thân hoặc các 行政書士 có 取次資格) để họ đi làm thủ tục thay tại cửa sổ của 入管. Tuy nhiên, tại đó, phía 入管 sẽ kiểm tra rất nghiêm ngặt xem 再入国許可 của chính chủ còn hiệu lực hay không.
Nếu có thể, tốt nhất bạn nên tự mình đi làm sau khi quay lại Nhật để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và chính xác nhất.
LƯU Ý QUAN TRỌNG: Trường hợp làm "mất" thẻ 在留カード thì quy định lại hoàn toàn khác!
Có một điểm cực kỳ quan trọng mà các bạn cần phân biệt rõ. Khác với việc khai báo thay đổi thông tin như đổi tên, nếu bạn làm mất thẻ 在留カード khi đang ở nước ngoài, quy trình sẽ khác hẳn.
Thủ tục 再交付申請 do làm mất thẻ không thể thực hiện thông qua người đại diện khi bạn đang ở nước ngoài. Trong trường hợp này, thời hạn 14 ngày sẽ được tính từ "ngày bạn tái nhập cảnh vào Nhật Bản" chứ không phải từ ngày bạn phát hiện mất thẻ. Chính chủ phải trực tiếp lên cửa sổ của 入管 để làm thủ tục.
Nếu chẳng may làm mất thẻ khi đang ở nước ngoài, việc đầu tiên bạn cần làm là đến đồn cảnh sát địa phương để xin giấy xác nhận mất đồ 紛失届 (Police Report). Giấy này sẽ rất cần thiết để chứng minh khi bạn quay trở lại Nhật cũng như khi làm thủ tục tại 入管.
Giải đáp thắc mắc (Q&A)
Q1. Mình kết hôn ở nước ngoài và đã đổi họ. Khi quay lại Nhật, mình có thể nhập cảnh bằng thẻ cũ mang tên cũ không?
A1. Có, bạn vẫn nhập cảnh được bình thường. Tuy nhiên, để yên tâm, bạn nên mang theo giấy tờ chứng minh việc kết hôn (như 結婚証明書 tại nước ngoài, hoặc hộ chiếu nếu đã đổi sang tên mới) để xuất trình khi làm thủ tục nhập cảnh. Sau khi vào Nhật, hãy lên 入管 trong vòng 14 ngày để đổi lại thẻ nhé.
Q2. Thẻ 在留カード của mình sắp hết hạn khi mình đang ở nước ngoài. Mình phải làm sao?
A2. Trường hợp này cực kỳ nguy hiểm! Bạn bắt buộc phải quay lại Nhật hoặc làm thủ tục gia hạn trước khi hết hạn. Việc "thay đổi tên" thì có thể đợi về Nhật làm, nhưng nếu "thời hạn lưu trú" trên thẻ bị hết hạn, bạn sẽ rơi vào tình trạng cư trú bất hợp pháp (overstay). Ngay cả khi có 再入国許可, nếu thời hạn visa hết thì visa đó cũng mất hiệu lực. Hãy tuyệt đối lưu ý đừng để quá hạn nhé.
Q3. Nếu mình quá hạn 14 ngày dù chỉ 1 ngày thì có bị bắt hay bị hủy visa ngay không?
A3. Việc bị bắt ngay lập tức là rất hiếm, nhưng bạn tuyệt đối không nên bỏ mặc. Nếu lỡ quên vài ngày, bạn nên lên 入管 ngay khi nhận ra, thường thì họ sẽ chỉ nhắc nhở nghiêm khắc. Tuy nhiên, nếu bạn để mặc vài tháng hoặc cố tình che giấu, bạn sẽ bị coi là 届出義務違反. Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu đến các thủ tục 永住申請 hay 帰化申請 sau này. Hãy hành động ngay khi có thể nhé.
Tổng kết: Quan trọng nhất là hành động ngay sau khi về Nhật
Bạn không cần phải quá hoảng loạn về những thay đổi phát sinh khi không có mặt tại Nhật. Luật pháp Nhật Bản không ép buộc bạn phải làm những điều bất khả thi (như khai báo từ nước ngoài).
Tuy nhiên, hãy ghi nhớ quy tắc "về Nhật là phải lên 入管 ngay". Bạn nên đặt nhắc nhở trên điện thoại để không bị quên nhé.
Nếu bạn cảm thấy lo lắng về thủ tục hoặc quá bận rộn không có thời gian lên 入管, các 申請取次行政書士 như mình có thể hỗ trợ đại diện bạn thực hiện các thủ tục này.
Đừng ngần ngại liên hệ với chuyên gia để được tư vấn khi gặp khó khăn nhé!
