Chào các bạn, tôi là một 行政書士 chuyên về mảng 在留資格 (VISA) tại Nhật Bản. Hôm nay, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về chế độ マイナンバー（個人番号） dành cho những bạn lần đầu tiên đặt chân đến xứ sở hoa anh đào.
Khi bắt đầu cuộc sống mới tại Nhật, việc thực hiện các thủ tục liên quan đến マイナンバー（個人番号） là điều không thể tránh khỏi. Chắc hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc: "Khi nào, ở đâu và làm thế nào để có được nó?" hay "Mục đích thực sự của nó là gì?".
Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu chi tiết từ cách nhận, cách sử dụng cho đến những lưu ý quan trọng dựa trên thông tin chính thống mới nhất dành cho người nước ngoài mới nhập cảnh.
1. Khi nào và làm thế nào để nhận được マイナンバー（個人番号）?
Sau khi bạn nhập cảnh vào Nhật Bản và xác định được nơi ở (dành cho đối tượng có 在留資格 trên 3 tháng), việc đầu tiên cần làm là đi đăng ký 住民登録（転入届）.
マイナンバー（個人番号） luôn đi kèm với việc 住民登録 này. Sau khi bạn hoàn tất đăng ký 住民票 tại quầy tiếp nhận của quận/thành phố nơi bạn sống, một khoảng thời gian sau, một loại giấy tờ gọi là 個人番号通知書 sẽ được gửi đến tận nhà bạn bằng hình thức 簡易書留 (thư bảo đảm). Đây chính là thông báo chính thức về số マイナンバー của bạn.
Điểm cần lưu ý: Bạn không thể nhận số này ngay tại sân bay khi vừa nhập cảnh. Bước khởi đầu quan trọng nhất là bạn phải đến tòa thị chính (市役所/区役所) để khai báo rằng "Tôi sẽ sinh sống tại đây".
2. Phân biệt giữa 通知書 và thẻ マイナンバーカード
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai loại này, nhưng thực tế chúng hoàn toàn khác nhau:
-
個人番号通知書: Đây chỉ là giấy tờ để "thông báo" con số của bạn. Bản thân nó không thể dùng làm giấy tờ tùy thân.
-
マイナンバーカード: Đây là thẻ nhựa có dán ảnh chân dung của bạn. Nếu có thẻ này, cuộc sống tại Nhật của bạn sẽ tiện lợi hơn rất nhiều, chẳng hạn như có thể tự in 住民票 tại cửa hàng tiện lợi hoặc thực hiện các thủ tục hành chính online.
Mọi người nước ngoài đã có 住民票 đều có quyền đăng ký làm thẻ マイナンバーカード.
3. Lưu ý quan trọng về thời hạn thẻ dành cho người nước ngoài
Đối với người Nhật, thời hạn của thẻ là 10 năm, nhưng với người nước ngoài thì quy định lại khác.
Thời hạn hiệu lực của thẻ マイナンバーカード đối với người nước ngoài về nguyên tắc sẽ là "đến ngày hết hạn của 在留期間 (thời hạn visa)".
Nếu bạn gia hạn 在留資格 (gia hạn VISA), bạn cũng cần phải thực hiện thủ tục gia hạn thời hạn cho thẻ マイナンバーカード tại tòa thị chính. Nếu bạn quên và để thẻ hết hạn, việc cấp lại có thể sẽ mất phí, vì vậy hãy nhớ thực hiện hai thủ tục này cùng lúc nhé.
4. 公金受取口座登録制度 là gì?
Gần đây, Chính phủ Nhật Bản đang thúc đẩy một hệ thống rất tiện lợi gọi là 公金受取口座登録制度. Đây là cơ chế mà bạn đăng ký trước thông tin tài khoản ngân hàng của mình với quốc gia (デジタル庁).
Lợi ích khi đăng ký:
-
Nhận các khoản trợ cấp mượt mà: Khi có các khoản trợ cấp khẩn cấp, 年金 (lương hưu), 児童手当 (trợ cấp trẻ em), hay hoàn thuế 所得税 (thuế thu nhập), bạn sẽ không cần phải tốn công viết thông tin tài khoản vào đơn đăng ký hay đính kèm bản sao sổ ngân hàng nữa.
-
Thủ tục xác nhận nhanh chóng: Vì cơ quan hành chính đã nắm rõ thông tin tài khoản, tốc độ chuyển khoản sẽ nhanh hơn rất nhiều.
Việc đăng ký có thể thực hiện dễ dàng qua điện thoại hoặc máy tính thông qua trang web gọi là マイナポータル nếu bạn đã có thẻ マイナンバーカード.
5. Giải đáp các thắc mắc thường gặp (Q&A)
Dưới đây là một số câu hỏi mà các bạn người nước ngoài thường hay hỏi tôi nhất:
Q1: Công ty yêu cầu tôi cung cấp số マイナンバー（個人番号）. Tôi đưa cho họ có sao không?
A1: Vâng, hoàn toàn ổn. Thậm chí bạn bắt buộc phải cung cấp. Các công ty tại Nhật có nghĩa vụ báo cáo số マイナンバー của nhân viên cho nhà nước để thực hiện các thủ tục thuế và bảo hiểm xã hội. Do đó, nếu nơi làm việc yêu cầu, bạn hãy xuất trình nhé. Tuy nhiên, tuyệt đối không được cho bạn bè hoặc những người không liên quan biết số này.
Q2: Khi chuyển nhà có cần làm thủ tục gì không?
A2: Có, bạn cần phải thay đổi địa chỉ trên thẻ マイナンバーカード. Khi bạn nộp 転入届 tại nơi ở mới, hãy mang theo thẻ マイナンバーカード. Nhân viên sẽ ghi địa chỉ mới lên mặt sau của thẻ cho bạn. Nếu quên việc này, thẻ của bạn có thể bị mất hiệu lực.
Q3: Khi về nước hẳn thì phải làm gì với thẻ?
A3: Bạn cần phải làm thủ tục trả lại thẻ cho tòa thị chính (hoặc thông báo về việc này). Khi bạn rời khỏi Nhật Bản hoàn toàn, bạn sẽ nộp lại thẻ khi làm thủ tục 転出届. Lưu ý rằng một khi số マイナンバー đã được cấp, nó sẽ theo bạn suốt đời. Nếu tương lai bạn quay lại Nhật sinh sống và làm lại 住民登録, bạn vẫn sẽ sử dụng lại con số cũ đó.
Tóm lại: マイナンバー là "chìa khóa" cho cuộc sống tại Nhật
マイナンバー（個人番号） không chỉ đơn thuần là những con số. Nó là chiếc chìa khóa quan trọng để bạn chứng minh danh tính và nhận các dịch vụ hành chính một cách thuận lợi, từ việc đóng thuế, bảo hiểm xã hội cho đến mở tài khoản ngân hàng hay đăng ký điện thoại.
Dù chế độ này có vẻ hơi phức tạp, nhưng nếu bạn "quản lý đúng và sử dụng khôn ngoan", cuộc sống tại Nhật của bạn sẽ trở nên thoải mái hơn rất nhiều.
