Kính chào các chủ doanh nghiệp người nước ngoài đang thành lập công ty và nỗ lực kinh doanh tại Nhật Bản. Chắc hẳn mọi người đã làm việc rất vất vả cho công việc điều hành kinh doanh mỗi ngày. Trong quá trình làm kinh doanh, có lẽ sẽ có những năm bạn phải đau đầu vì "決算書 năm nay có nguy cơ bị lỗ..." do những sự cố ngoài ý muốn hoặc do gánh nặng chi phí đầu tư ban đầu quá lớn.
Vào những lúc như vậy, điều mà bạn lo lắng nhất chắc hẳn là "Nếu 決算書 bị lỗ thì liệu có không thể gia hạn 経営・管理ビザ được nữa không?".
Nói tóm lại, "Không phải cứ 1 năm bị lỗ là việc gia hạn visa sẽ bị từ chối ngay lập tức". Trong quá trình xét duyệt của 出入国在留管理局（入管）, điều được chú trọng nhất không chỉ là kết quả lỗ hay lãi của một năm hiện tại, mà chính là 事業継続性 (năng lực có thể tiếp tục kinh doanh ổn định trong tương lai hay không).
Bài viết này sẽ giải thích cách 入管 kiểm tra 決算書 của công ty bạn, đồng thời diễn giải các thuật ngữ luật pháp và kế toán phức tạp một cách dễ hiểu nhất. Hãy đối chiếu với tình hình thực tế của công ty mình để làm tài liệu tham khảo, chuẩn bị sẵn sàng cho lần gia hạn visa sắp tới.
事業継続性 - Yếu tố được coi trọng nhất khi gia hạn 経営管理ビザ là gì?
Trong kỳ xét duyệt gia hạn 経営・管理ビザ, 入管 sẽ kiểm tra rất nghiêm ngặt 決算書 (Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) của công ty bạn. Mục đích là để xem xét xem "Công ty của người nước ngoài này có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh chắc chắn tại Nhật Bản trong tương lai hay không?".
Vì là làm kinh doanh nên 入管 cũng hiểu rằng có rất nhiều lý do dẫn đến việc bị lỗ. Do đó, họ không đơn thuần đánh giá theo kiểu "Lợi nhuận năm nay bị âm nên không được chấp nhận", mà sẽ xem xét tổng thể dựa trên tình trạng tài sản của công ty (sự cân đối giữa tiền tiết kiệm và các khoản nợ).
Nếu công ty ở trong tình trạng báo động khi mà các khoản nợ cứ ngày một tăng lên, họ sẽ điều tra rất cẩn thận đến cả thực tế hoạt động như "Đang vay tiền từ đâu?" hay "Có thực sự đang hoạt động kinh doanh hay không?".
Tiêu chuẩn xét duyệt gia hạn visa thông qua tình hình 決算書 (3 trường hợp)
Trong quá trình xét duyệt, 入管 sẽ chia tình hình tài chính của công ty thành 3 trường hợp chính để đánh giá 事業継続性. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu một cách dễ hiểu, hạn chế dùng các từ ngữ chuyên môn nhé.
Trường hợp 1: Có khoản lợi nhuận tích lũy từ quá khứ (Tiền tiết kiệm) [Không có vấn đề gì]
Đương nhiên sẽ không có vấn đề gì nếu tình hình kinh doanh đang thuận lợi và sinh lời. Vậy thì trong trường hợp "Tuy năm nay bị lỗ (lỗ ròng), nhưng khoản lợi nhuận tích lũy (thặng dư) kiếm được từ những năm trước vẫn còn lại trong công ty" thì sao?
Trong trường hợp này, sẽ không có ảnh hưởng xấu nghiêm trọng nào đến việc gia hạn visa. Vì 入管 sẽ đánh giá rằng "Năm nay có thể vô tình bị âm, nhưng nhìn tổng thể công ty thì vẫn còn tiềm lực (nguồn vốn)", do đó 事業継続性 được công nhận và khả năng gia hạn suôn sẻ là rất cao.
Trường hợp 2: Tiềm lực công ty bị âm (Khoản lỗ) [Cần lưu ý]
Đây là tình trạng công ty đã tiêu sạch số tiền tiết kiệm trước đó và tổng thể công ty đang bị âm vốn. Trong trường hợp này, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng mà cách xử lý của 入管 sẽ khác nhau.
① Khi vẫn chưa rơi vào "Tình trạng nợ vượt quá tài sản (âm vốn chủ sở hữu)" Tuy bị âm, nhưng nếu vẫn nằm trong phạm vi có thể dùng tiền mặt hoặc tài sản hiện có để trả nợ thì bạn sẽ được yêu cầu nộp 事業計画書 và "Dự báo doanh thu kỳ tới" để giải trình về việc "Sắp tới sẽ làm thế nào để tạo ra lợi nhuận". Nếu nộp đầy đủ những giấy tờ này thì vẫn có thể gia hạn visa.
② Khi rơi vào "Tình trạng nợ vượt quá tài sản (âm vốn chủ sở hữu)" tính từ năm nay Đây là một dấu hiệu cực kỳ nguy hiểm. "Âm vốn chủ sở hữu" là tình trạng dù có bán hết tất cả tài sản của công ty cũng không đủ để trả nợ. Thông thường, đây là tình trạng uy tín của công ty bị sụt giảm và việc tiếp tục kinh doanh đang bị đe dọa. Tuy nhiên, nếu có "Kế hoạch cụ thể về việc phục hồi tình trạng kinh doanh trong vòng 1 năm" thì bạn vẫn còn một tia hy vọng. Trong trường hợp này, nếu chỉ có lời giải thích của chủ doanh nghiệp là chưa đủ, mà bắt buộc phải nộp 中小企業診断士の評価書 hoặc bảng đánh giá khách quan từ 公認会計士 (những chuyên gia về quản lý và tài chính được quốc gia công nhận), nếu không thì 事業継続性 sẽ không được công nhận.
③ Trường hợp 2 năm liên tiếp rơi vào "Tình trạng nợ vượt quá tài sản (âm vốn chủ sở hữu)" Nếu tình trạng âm vốn chủ sở hữu kéo dài trên 1 năm, công ty sẽ bị đánh giá là "vô cùng khó khăn để tiếp tục kinh doanh". Để gia hạn visa trong tình trạng này, trừ khi có một "kế hoạch cải thiện mang tính bước ngoặt" như nhận được viện trợ vốn từ doanh nghiệp khác hoặc được cứu trợ thông qua mua lại, nếu không thì việc gia hạn 経営・管理ビザ gần như là không thể.
Trường hợp 3: Vốn dĩ "Không có lợi nhuận từ ngành nghề kinh doanh chính" [Khó gia hạn]
Trong thuật ngữ kế toán có một từ là "Lợi nhuận gộp". Đây là phần lợi nhuận cốt lõi của hoạt động kinh doanh, được tính bằng cách lấy doanh thu trừ đi giá vốn (như chi phí nhập hàng hóa...). Nếu trong 2 năm gần nhất liên tiếp mà ngay cả lợi nhuận gộp này cũng không có (bị âm), 入管 sẽ đánh giá rằng "Vốn dĩ công ty này không đủ điều kiện để coi là đang kinh doanh". Nếu tình trạng này kéo dài thì bản thân việc duy trì công ty đã khó, do đó việc gia hạn 経営管理ビザ sẽ không được chấp thuận.
[Thông tin từ cơ quan nhà nước] 入管 nhìn nhận thế nào về 決算書 bị lỗ?
Từ đầu đến giờ tôi đã chia sẻ về các tiêu chuẩn xét duyệt dựa trên tình hình 決算書. Đây hoàn toàn không phải là những suy đoán của một vài cá nhân, mà là những điều đã được cơ quan chính phủ Nhật Bản công bố rõ ràng dưới dạng văn bản hướng dẫn.
Trong các văn bản hướng dẫn chính thức này cũng ghi nhận rõ ràng những nội dung sau:
-
Không từ chối gia hạn thời gian lưu trú ngay lập tức chỉ vì 決算書 của một năm đơn lẻ bị lỗ.
-
Việc có hay không có "âm vốn chủ sở hữu" trên Bảng cân đối kế toán (B/S) là một chỉ số đánh giá cực kỳ quan trọng.
-
Trong trường hợp âm vốn chủ sở hữu, bắt buộc phải có sự đánh giá từ bên thứ ba có tư cách hợp lệ (chẳng hạn như 中小企業診断士...).
Tóm lại, không phải cứ "Lỗ = Rớt visa", mà chìa khóa lớn nhất để gia hạn visa thành công chính là bạn có khả năng giải thích một cách logic dựa trên các quy định chính thức về việc "Lý do bị lỗ là gì và sẽ làm cách nào để vực dậy công ty".
Top 3 câu hỏi (Q&A) mà các chủ doanh nghiệp người nước ngoài thường trăn trở (Chính là điều tôi muốn biết!)
Q1. Công ty tôi mới thành lập được 1 năm. Do chi phí đầu tư ban đầu quá lớn nên 決算書 đầu tiên có vẻ sẽ bị lỗ. Liệu lần gia hạn đầu tiên của tôi có bị từ chối không?
A1. Việc bị lỗ trong năm đầu tiên không phải là chuyện hiếm gặp, nên bạn không cần quá hoảng hốt. Trong thời gian đầu mới mở công ty, các khoản chi phí sẽ phát sinh nhiều hơn như chi phí đầu tư trang thiết bị, phí quảng cáo, tiền thuê văn phòng..., dẫn đến việc bị lỗ là chuyện thường thấy. 入管 cũng hiểu rất rõ điều đó. Nếu bạn lập một 事業計画書 cụ thể ghi rõ "Tại sao lại bị lỗ (ví dụ: do chi phí đầu tư ban đầu)" và "Từ năm sau sẽ làm thế nào để tăng doanh thu và có lãi" rồi nộp cho họ, thì hầu hết các trường hợp đều có thể gia hạn mà không gặp vấn đề gì.
Q2. Tôi được 税理士 thông báo rằng "Công ty có nguy cơ bị âm vốn chủ sở hữu". Tôi nghe nói sẽ bị 入管 yêu cầu nộp 中小企業診断士の評価書, vậy tôi nên tìm người đó như thế nào?
A2. Việc tận dụng mạng lưới kết nối của các chuyên gia am hiểu về visa (như 行政書士) là cách an toàn nhất. Trong trường hợp bị âm vốn chủ sở hữu, bạn cần nhờ đến các chuyên gia như 中小企業診断士 viết một kế hoạch tái thiết chi tiết để thuyết phục 入管. Tuy nhiên, những 中小企業診断士 thông thường sẽ không nắm rõ về "Tiêu chuẩn xét duyệt của 入管 (luật về visa)". Để có được một bản đánh giá bám sát các điểm quan trọng khi gia hạn visa, cách chắc chắn nhất là bạn nên thảo luận với một 行政書士 chuyên xử lý các nghiệp vụ về 入管 hàng ngày, sau đó nhờ họ giới thiệu một 診断士 phù hợp.
Q3. Do ảnh hưởng từ việc đối tác phá sản, công ty tôi đã bị lỗ (âm vốn chủ sở hữu) 2 năm liên tiếp. Liệu tôi có không thể ở lại Nhật Bản được nữa không?
A3. Đây là tình trạng vô cùng khó khăn, nhưng trước khi bỏ cuộc, bạn nhất định phải tìm đến chuyên gia để nhận lời khuyên. Theo nguyên tắc, nếu âm vốn chủ sở hữu 2 kỳ liên tiếp thì việc gia hạn visa sẽ cực kỳ gian nan (rủi ro bị từ chối rất cao). Tuy nhiên, tùy vào cách giải quyết mà khả năng duy trì tư cách lưu trú không hẳn là con số không, ví dụ như thực hiện "Tăng vốn (tăng vốn điều lệ)" để xóa bỏ tình trạng âm vốn, hoặc chuyển nhượng, sáp nhập kinh doanh (M&A) sang một công ty khác để bắt đầu lại. Trước khi bạn tự ý nộp hồ sơ một cách sơ sài và bị từ chối, hãy chắn chắn liên hệ tư vấn với một 行政書士 chuyên về tư cách lưu trú ngay từ giai đoạn 決算書 vẫn chưa được chốt số liệu.
Tổng kết: Để gia hạn 経営管理ビザ, việc chuẩn bị biện pháp đối phó "Trước khi chốt 決算書" là mang tính sống còn!
So với các loại visa lao động khác, việc gia hạn 経営管理ビザ yêu cầu nộp nhiều giấy tờ hơn và quá trình xét duyệt cũng khắt khe hơn. Một khi các con số đã được chốt trong 決算書 và khai báo lên 税務署, bạn sẽ không thể thay đổi những con số đó được nữa. Thay vì "đợi đến khi sắp hết hạn visa mới vội vàng đi làm thủ tục", điều kiện tuyệt đối để có thể tiếp tục kinh doanh lâu dài tại Nhật Bản chính là sự phối hợp chặt chẽ: "Kiểm tra tình hình cùng 税理士 từ vài tháng trước tháng quyết toán, và nếu có nguy cơ bị lỗ hoặc âm vốn, hãy thảo luận trước các biện pháp giải quyết với 行政書士".
Nếu quý vị có bất kỳ bất an nào về lần gia hạn visa sắp tới, hoặc "không biết 決算書 của công ty mình thuộc trường hợp nào trong quá trình xét duyệt visa", xin đừng ngần ngại liên hệ với văn phòng chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ vững chắc cho các chủ doanh nghiệp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau!
