Dưới đây là bài viết được chia sẻ dưới góc độ chuyên môn của 行政書士 chuyên về thị thực và tư cách lưu trú tại Nhật Bản.
Khi sinh sống lâu dài tại Nhật Bản, không ít người nước ngoài nuôi dưỡng mong muốn "muốn tiếp tục gắn bó với đất nước này trong tương lai" và cân nhắc việc xin lấy 国籍 Nhật Bản (帰化). Khác với việc gia hạn visa thông thường hay xin vĩnh trú (永住), thủ tục xin 帰化 là một quá trình vô cùng quan trọng nhằm có được tư cách là một công dân Nhật Bản.
Trong các hướng dẫn của 法務省 hay quá trình nghiệp vụ liên quan đến 出入国在留管理庁, việc xét duyệt hồ sơ xin 帰化 được tiến hành từ rất nhiều góc độ khắt khe. Người申请 cần phải nộp vô số giấy tờ chứng minh thu nhập, tình trạng đóng thuế, tư cách đạo đức, v.v. Trong số đó, có một loại tài liệu cực kỳ quan trọng giúp người申请 trực tiếp truyền đạt "tấm lòng", "tình cảm với Nhật Bản" và "chặng đường đã qua" của bản thân đến với người thẩm định. Đó chính là "動機書" (Thư trình bày lý do).
Rất nhiều người thường băn khoăn không biết "Nên viết những gì vào動機書?" hay "Liệu hoàn cảnh như của mình có được chấp thuận không?". Trong bài viết này, từ góc nhìn của chuyên gia, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu từ vai trò cơ bản của 動機書, các điểm được đánh giá cao trong quá trình xét duyệt, mẫu cấu trúc cụ thể, cho đến phần Q&A giải đáp những thắc mắc mà người申請 hay gặp phải.
1. 動機書 là gì? Vai trò và những quy tắc cơ bản cần nắm rõ
動機書 là tài liệu dạng tự sự, thông qua đó bạn tự dùng ngôn từ của mình để giãi bày lý do, quá trình cũng như quyết tâm trong tương lai tại sao lại muốn chuyển đổi từ quốc tịch nước ngoài sang 国籍 Nhật Bản, gửi lên 法務局 (Bộ trưởng Bộ Tư pháp) (tham khảo thông tin từ Cục Dân sự 法務省).
Ngoại trừ một số trường hợp ngoại lệ như người vĩnh trú đặc biệt (特別永住者), về nguyên tắc, tất cả những người申請 từ 15 tuổi trở lên đều bắt buộc phải nộp tài liệu này. 動機書 đóng hai vai trò quan trọng như sau:
-
Chứng minh ý định định cư lâu dài và tính trung thực đối với Nhật Bản: Đây là căn cứ để cán bộ thẩm định xem xét liệu bạn có thực sự mong muốn xây dựng nền tảng sinh sống như một thành viên của xã hội Nhật Bản, tuân thủ pháp luật hay không, chứ không phải vì sự tiện lợi hay muốn có hộ chiếu.
-
Xác nhận năng lực tiếng Nhật cơ bản: Về nguyên tắc, 動機書 yêu cầu người申请 tự viết tay (※trừ trường hợp có lý do đặc biệt, thông thường việc sử dụng máy tính hay nhờ người viết hộ sẽ không được chấp nhận). Qua đây, cơ quan chức năng có thể kiểm tra xem bạn có sở hữu năng lực tiếng Nhật cơ bản cả về đọc và viết hay không, chứ không chỉ dừng lại ở giao tiếp hàng ngày hay cuộc sống xã hội tại Nhật.
2. 【Bài mẫu】Ví dụ cụ thể và điểm mấu chốt về cấu trúc của một bản 動機書 chạm đến cảm xúc
動機書 không có một khuôn mẫu cố định nào, tuy nhiên, thông thường cấu trúc hiệu quả nhất là bám sát theo dòng thời gian: "Quá khứ (quá trình đến Nhật)" - "Hiện tại (cuộc sống, công việc, gia đình tại Nhật)" - "Tương lai (quyết tâm sau khi được 帰化, đóng góp cho xã hội)", độ dài khoảng 1 đến 2 trang giấy A4 (từ khoảng 600 đến 1.000 chữ).
Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu hình ảnh mẫu về một trường hợp giả định: Kỹ sư CNTT gốc châu Âu xây dựng gia đình và quyết định xin 帰化 tại Nhật Bản. Quý vị có thể tham khảo văn phong và cấu trúc này.
【Mẫu cấu trúc 動機書 (Hình ảnh tham khảo)】
Tôi sinh ra tại một quốc gia ở châu Âu vào tháng... năm.... Sau khi tốt nghiệp đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin, tôi làm việc cho một công ty phát triển hệ thống lớn tại quê nhà. Bị thu hút mạnh mẽ bởi công nghệ tiên tiến và tinh thần chế tác (monodzukuri) của Nhật Bản, tôi đã đặt chân đến Nhật lần đầu tiên vào tháng 4 năm 2012 với tư cách lưu trú là 技術・人文知識・国際業務. Hiện tại, tôi đang làm việc với tư cách là kỹ sư phát triển hệ thống điều khiển cho ngành công nghiệp ô tô tại công ty con của một tập đoàn CNTT có trụ sở ở Tokyo.
Kể từ khi cuộc sống tại Nhật bắt đầu, thông qua công việc, tôi đã có cơ hội gặp gỡ nhiều đồng nghiệp và cấp trên tuyệt vời, cùng nhau nỗ lực hết mình trong các dự án để đạt được cảm giác thành tựu to lớn. Về đời sống cá nhân, vào năm 2015, tôi gặp gỡ người vợ hiện tại tại một sự kiện giao lưu văn hóa trong nước. Sau thời gian tìm hiểu, tôn trọng giá trị của nhau, chúng tôi chính thức kết hôn vào năm 2017. Hiện tại, chúng tôi đã mua nhà riêng tại Tokyo và cùng đứa con chào đời năm 2020 để xây dựng một tổ ấm bình yên, ấm cúng.
Khoảng thời gian từ khi đến Nhật cho đến nay trôi qua nhanh như chớp, nhưng trong suốt chặng thời gian đó, tôi đã nhiều lần được cứu rỗi bởi vẻ đẹp của nước Nhật, và hơn hết là sự tử tế, ấm áp từ cộng đồng địa phương cũng như những người hàng xóm. Việc tuân thủ các chuẩn mực xã hội của Nhật Bản như nghĩa vụ đóng thuế, nộp 社会保険料, hay chấp hành luật giao thông là trách nhiệm đương nhiên và luôn được tôi thực hiện một cách trung thực. Vào những ngày nghỉ, tôi cũng tham gia các hoạt động dọn dẹp vệ sinh khu phố và các sự kiện của 町内会, khiến cho nền tảng cuộc sống và tâm hồn tôi nay đã hoàn toàn gắn bó với Nhật Bản.
Đối với tôi và gia đình, Nhật Bản chính là quê hương không thể thay thế. Tôi không có ý định quay trở lại quê nhà trong tương lai và khao khát được gắn trọn cuộc đời tại đất nước này với tư cách là một công dân Nhật. Khi việc 帰化 được chấp thuận, tôi sẽ tiếp tục phát huy tối đa chuyên môn và kinh nghiệm tích lũy với tư cách là một kỹ sư CNTT, đóng góp vào sự phát triển của nền công nghiệp Nhật Bản cũng như sự an toàn, yên bình của cộng đồng địa phương. Kính mong quý cơ quan thấu hiểu tấm lòng chân thành của tôi và chuẩn y quyết định cho phép 帰化.
Ngày... tháng... năm... Người申請: [Họ và tên]
3. Ba lưu ý quan trọng khi viết 動機書 (Lời khuyên từ 行政書士)
Khi viết 動機書, không chỉ cần những câu văn mượt mà mà còn đòi hỏi sự chính xác dưới góc độ thủ tục hành chính. Hãy chú ý đến các điểm sau:
-
Đảm bảo tính nhất quán với các hồ sơ xin cấp phép khác: Các mốc thời gian về lịch sử làm việc, thời điểm đến Nhật, sự thay đổi địa chỉ, các sự kiện gia đình (kết hôn, sinh con, v.v.) được ghi trong 動機書 phải hoàn toàn khớp với nội dung trong các giấy tờ khác như 戸籍謄本, 住民票, sơ yếu lý lịch... Nếu có sự mâu thuẫn, quá trình xét duyệt có thể bị kéo dài đáng kể hoặc khiến cơ quan chức năng hoài nghi về độ tin cậy.
-
Tránh sa đà vào các biểu hiện tiêu cực hoặc việc đòi quyền lợi: Nên tránh đưa ra những lý do mang tính tiêu cực như "vì chính trị và kinh tế quê nhà bất ổn" hay "vì thuế ở quê nhà quá cao", cũng như không nên nhấn mạnh sự bất mãn bắt nguồn từ việc mang quốc tịch nước ngoài. Hãy tập trung diễn đạt tinh thần hướng về sự gắn bó tích cực và mong muốn cống hiến với câu hỏi "tại sao bản thân lại tự nguyện muốn trở thành công dân Nhật Bản".
-
Tuyệt đối tránh việc phóng đại quá mức hoặc khai báo sai sự thật: Việc thêu dệt những tình tiết không có thật để tạo ấn tượng tốt, hoặc che giấu các mặt tiêu cực như vi phạm giao thông trong quá khứ, nợ tiền thuế là điều tối kỵ. Nếu cơ quan chức năng của 出入国在留管理庁 hoặc 法務局 phát hiện thông tin giả mạo, không chỉ dẫn đến việc trượt visa/không được phê duyệt mà còn để lại ảnh hưởng tiêu cực nghiêm trọng đến tương lai sau này.
4. Điều này chắc chắn bạn muốn biết! 3 câu hỏi thường gặp (Q&A) về 動機書
Dưới đây là giải đáp theo hình thức Q&A cho những thắc mắc thường xuyên được gửi đến văn phòng chúng tôi từ những ai đang cân nhắc thủ tục 帰化.
Q1. Có giới hạn về số lượng chữ không? Viết quá dài hoặc quá ngắn có bị bất lợi không?
A. Về mặt pháp lý không có quy định giới hạn chữ nghiêm ngặt, nhưng độ dài khoảng từ 1 đến 2 trang giấy A4 (từ khoảng 600 đến 1.000 chữ) được xem là phù hợp nhất. Nếu số lượng chữ quá ít (ví dụ: khoảng 200–300 chữ), nhiệt huyết và tình hình sinh sống thực tế của bạn tại Nhật sẽ khó được truyền đạt đầy đủ. Ngược lại, nếu viết lan man dài dòng qua nhiều trang, trọng tâm của bài sẽ bị lu mờ. Khối lượng chữ vừa vặn, cỡ chữ dễ đọc, được viết tay cẩn thận từ lịch sử cá nhân cho đến tầm nhìn tương lai chính là lựa chọn tốt nhất.
Q2. Tôi có thể dùng máy tính để đánh máy, in ra rồi nộp được không?
A. Về nguyên tắc, 動機書 không cho phép sử dụng máy tính mà bắt buộc phải do "chính người申请 tự viết tay". Trong khâu vận hành của 法務局, 動機書 còn mang ý nghĩa kiểm tra năng lực thể hiện bằng tiếng Nhật cũng như nhân cách của người申請 thông qua nét chữ. Trong trường hợp có lý do bất khả kháng như bệnh tật hoặc bị thương ở tay khiến việc viết tay cực kỳ khó khăn, hãy chủ động liên hệ trước với 法務局 phụ trách hoặc 行政書士 chuyên môn để được tư vấn. Ngoài ra, nếu viết sai chính tả, bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định như gạch hai đường thẳng và đóng dấu đính chính chứ tuyệt đối không dùng bút xóa.
Q3. Nội dung của 動機書 ảnh hưởng như thế nào đến quá trình xét duyệt và phỏng vấn sau đó?
A. Nội dung bạn viết trong 動機書 sẽ trở thành "căn cứ cốt lõi cho các câu hỏi" trong buổi phỏng vấn với cán bộ 法務局 diễn ra vào giai đoạn sau. Cán bộ phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi dựa trên bản 動機書 mà bạn đã nộp trên tay, chẳng hạn như: "Hãy chia sẻ cụ thể hơn về hoạt động tình nguyện được viết ở đây?", hoặc "Trong tương lai, bạn muốn cống hiến cho Nhật Bản ở lĩnh vực nào?". Do đó, để có thể trả lời một cách suôn sẻ, nhất quán trong buổi phỏng vấn, bạn bắt buộc phải photo lại bản 動機書 của mình để lưu giữ và nắm rõ nội dung (ngày tháng, câu chuyện, tâm tư) trước khi bước vào phòng phỏng vấn. Đây chính là chiếc chìa khóa để đạt kết quả tốt.
Tổng kết
動機書 có thể được ví như một "bức thư tình" duy nhất gửi tới 法務局, nơi bạn bày tỏ chặng đường đã qua tại Nhật cùng quyết tâm cho tương lai phía trước. Việc tuân thủ các quy tắc hình thức, đảm bảo tính nhất quán với các tài liệu khác, đồng thời bộc lộ sự chân thành qua chính ngôn từ của mình là điều quan trọng hơn cả.
Nếu bạn đang cảm thấy lo lắng không biết "với hoàn cảnh của mình thì nên viết ra sao" hay "chưa rõ sự cân đối với các giấy tờ hồ sơ khác thế nào", hãy sớm liên hệ với 行政書士 chuyên sâu về lĩnh vực thủ tục xuất nhập cảnh và VISA. Chúng tôi sẽ hỗ trợ toàn diện để đảm bảo thủ tục xin cấp phép của bạn diễn ra suôn sẻ và thuyết phục nhất.
