Đối với các doanh nghiệp tiếp nhận lao động nước ngoài cũng như bản thân những người nước ngoài đang làm việc tại Nhật Bản, các thủ tục liên quan đến "bảo hiểm" luôn là một vấn đề khá phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Chắc hẳn không ít bạn từng thắc mắc: "Mình là người nước ngoài thì có bắt buộc phải tham gia bảo hiểm ở Nhật không?" hay "Làm việc bán thời gian (アルバイト) thì có được hưởng các chế độ bảo hiểm này không?".
Trong bài viết này, dưới góc nhìn của một 行政書士 chuyên về mảng 在留資格 và VISA tại Nhật Bản, tôi sẽ giải thích một cách đơn giản, dễ hiểu nhất về bản chất cũng như quy định tham gia "労働保険" (bao gồm 雇用保険 và 労災保険) dành cho người nước ngoài mà không lạm dụng các thuật ngữ pháp lý phức tạp.
Việc không nắm rõ các quy định này có thể dẫn đến những vi phạm pháp luật không đáng có, hoặc khiến bạn mất đi những quyền lợi hỗ trợ thiết thực từ chính phủ Nhật Bản khi gặp sự cố. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để trang bị cho mình những kiến thức chuẩn xác nhất nhé!
1. Bản chất của "労働保険" là gì?
Tại Nhật Bản, cụm từ "労働保険" được dùng để gọi chung cho hai loại bảo hiểm lao động cốt lõi sau đây:
-
雇用保険: Đây là chế độ bảo hiểm giúp hỗ trợ tài chính (như trợ cấp thất nghiệp) để người lao động ổn định cuộc sống trong thời gian nghỉ việc và tìm kiếm công việc mới.
-
労災保険: Đây là chế độ bảo hiểm tai nạn lao động. Khi người lao động bị thương, tai nạn hoặc đổ bệnh trong quá trình làm việc hoặc trên đường đi làm, Nhà nước sẽ hỗ trợ toàn bộ chi phí điều trị cũng như một phần sinh hoạt phí trong thời gian phải nghỉ dưỡng sức.
Về nguyên tắc, các loại bảo hiểm này được áp dụng bình đẳng cho mọi người lao động tại Nhật Bản, không phân biệt quốc tịch. Tuy nhiên, tùy thuộc vào "在留資格" (loại VISA) và "hình thức làm việc" của người nước ngoài mà sẽ có những quy định đặc thù riêng biệt.
2. Cách xác định đối tượng tham gia "雇用保険" đối với người nước ngoài
Về cơ bản, 雇用保険 là loại bảo hiểm bắt buộc đối với tất cả những ai "làm việc từ 20 giờ trở lên mỗi tuần và dự kiến sẽ được thuê làm việc liên tục từ 31 ngày trở lên". Dù vậy, đối với lao động nước ngoài, việc có phải tham gia hay không còn phụ thuộc rất lớn vào loại "在留資格" mà họ đang sở hữu:
① 【Trường hợp PHẢI tham gia】Cựu du học sinh đổi VISA đi làm tại Nhật
Khi các du học sinh tốt nghiệp các trường Đại học hoặc 専門学校 tại Nhật, sau đó chuyển đổi 在留資格 sang các diện VISA lao động như "技術・人文知識・国際業務" để chính thức vào làm việc tại các công ty Nhật, chắc chắn họ thuộc đối tượng phải tham gia 雇用保険. Trường hợp này được đối xử hoàn toàn giống với nhân viên người bản xứ.
② 【Trường hợp KHÔNG tham gia】Nhân viên biệt phái từ công ty mẹ ở nước ngoài sang chi nhánh tại Nhật
Đây là trường hợp nhân viên thuộc một pháp nhân nước ngoài được cử sang làm việc tạm thời tại chi nhánh hoặc công ty liên kết ở Nhật Bản (thường theo diện chuyển công tác nội bộ doanh nghiệp). Do những đối tượng này thường vẫn đang duy trì đóng và hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp tại quốc gia gốc của họ, nên họ sẽ không tham gia 雇用保険 tại Nhật Bản (được miễn trừ áp dụng).
③ 【Trường hợp KHÔNG tham gia】Du học sinh đi làm thêm (アルバイト)
Các bạn sở hữu 在留資格 thuộc diện "留学" và đang đi làm thêm trong phạm vi tối đa 28 tiếng/tuần (theo giấy phép 資格外活動) sẽ không thuộc đối tượng đóng 雇用保険. Lý do là vì theo luật pháp Nhật Bản, mục đích cốt lõi của du học sinh khi ở Nhật là "học tập" (就労 không phải mục đích chính). Do đó, việc làm thêm chỉ mang tính chất trang trải một phần cuộc sống, và họ chưa được coi là đối tượng cần đến mạng lưới an sinh xã hội dành cho người thất nghiệp nghiệp dư.
④ 【Trường hợp KHÔNG tham gia】Người lưu trú theo diện "特定活動" (Working Holiday)
Những bạn trẻ đến Nhật theo chương trình kỳ nghỉ lao động (Working Holiday) với mục đích chính là "nghỉ ngơi và trải nghiệm văn hóa", việc đi làm chỉ là hoạt động phụ trợ để kiếm thêm chi phí trang trải chuyến đi. Vì vậy, đối tượng này cũng không cần tham gia 雇用保険.
3. Chế độ "労災保険" dành cho người nước ngoài: Bao phủ toàn bộ lao động, kể cả làm thêm!
Khác với 雇用保険 vốn có nhiều điều kiện ràng buộc về số giờ làm việc, quy định của 労災保険 lại vô cùng đơn giản và rõ ràng:
① Bất kể hình thức làm việc nào, tất cả mọi người đều được bảo vệ bởi "労災保険"!
Chế độ 労災保険 giúp bồi thường các tai nạn trong quá trình làm việc hoặc trên đường đi làm được áp dụng cho 100% người lao động nước ngoài.
-
Ngay cả trường hợp nhân viên nước ngoài được biệt phái ngắn hạn từ công ty mẹ sang Nhật cũng thuộc đối tượng được bảo vệ.
-
Các bạn du học sinh hay người có VISA gia đình chỉ đi làm thêm (アルバイト) vài tiếng một tuần cũng hoàn toàn được áp dụng chế độ này.
Nếu chẳng may một nhân viên nước ngoài làmアルバイト bị tai nạn trong lúc làm việc mà chủ doanh nghiệp từ chối làm thủ tục khai báo 労災 với lý do "vì là người nước ngoài" hoặc "chỉ là nhân viên làm thêm" thì đó là hành vi hoàn toàn vi phạm pháp luật. Chủ sử dụng lao động có nghĩa vụ bắt buộc phải hoàn tất các thủ tục liên quan cho họ.
② Trường hợp hoạt động với tư cách là 個人事業主 thì sao?
Nếu người nước ngoài không làm việc dưới dạng "người lao động được thuê" mà hoạt động hoàn toàn độc lập với tư cách là người làm tự do (Freelancer) hoặc 個人事業主 (hộ kinh doanh cá thể), họ sẽ không được coi là người lao động chịu sự quản lý của doanh nghiệp. Vì thế, họ sẽ nằm ngoài phạm vi áp dụng của cả 雇用保険 lẫn 労災保険. Quy định này áp dụng chung cho cả người Nhật và người nước ngoài.
4. Nghĩa vụ khai báo "ハローワーク" bắt buộc đối với doanh nghiệp tuyển dụng
Khi tiếp nhận bất kỳ một người nước ngoài nào vào làm việc, hoặc khi họ thôi việc, tất cả các doanh nghiệp tại Nhật đều có nghĩa vụ phải thực hiện "外国人雇用状況の届出" (Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài). Đây là quy định bắt buộc đã được luật hóa.
Đối với người nước ngoài thuộc diện tham gia 雇用保険
-
Thủ tục: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ "雇用保険被保険者資格取得届" lên cơ quan ハローワーク quản lý.
-
Mẹo nhỏ: Bằng việc điền đầy đủ các thông tin như "Quốc tịch, 在留資格, thời hạn lưu trú, số 在留カード" vào phần ghi chú (備考欄) của tờ khai này, doanh nghiệp có thể hoàn thành đồng thời cả thủ tục đăng ký bảo hiểm lẫn thủ tục "外国人雇用状況の届出".
-
Thời hạn: Nộp lên ハローワーク muộn nhất là ngày 10 của tháng kế tiếp kể từ ngày bắt đầu nhận nhân viên vào làm việc.
Đối với người nước ngoài KHÔNG thuộc diện tham gia 雇用保険 (Ví dụ: Du học sinh làm thêm)
-
Thủ tục: Do đối tượng này không tham gia 雇用保険, doanh nghiệp cần nộp riêng tờ khai mang tên "外国人雇用状況の届出（様式第3号）".
-
Thời hạn: Nộp lên ハローワーク muộn nhất là ngày 10 của tháng kế tiếp kể từ ngày tuyển dụng (khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cũng phải nộp báo cáo trong vòng 10 ngày kể từ ngày hôm sau của ngày nghỉ việc).
Nếu doanh nghiệp chậm trễ hoặc cố tình khai báo thông tin sai sự thật, mức phạt tiền có thể lên tới 300,000 Yên. Đây là một chế tài tương đối nặng mà các công ty cần đặc biệt lưu ý để tránh các rắc rối pháp lý.
5. Giải đáp thắc mắc: Những câu hỏi thường gặp về "労働保険"
Dưới đây là 3 câu hỏi thực tế và phổ biến nhất mà văn phòng chúng tôi thường xuyên nhận được từ phía doanh nghiệp cũng như người lao động nước ngoài:
Q1. Tôi đến từ quốc gia đã ký kết "社会保障協定" với Nhật Bản. Vậy tôi có được miễn tham gia 労働保険 của Nhật không?
A1. Câu trả lời là KHÔNG. Bạn vẫn phải tham gia các loại bảo hiểm lao động (雇用保険 và 労災保険) bình thường. Đúng là Nhật Bản có ký kết "社会保障協定" (Hiệp định an sinh xã hội) với một số quốc gia nhằm tránh việc đánh thuế bảo hiểm hai lần. Tuy nhiên, hiệp định này chủ yếu chỉ điều chỉnh cho hai hạng mục là 年金 (hưu trí) và 健康保険 (bảo hiểm y tế). Do đó, các quy định và nghĩa vụ tham gia 労働保険 tại Nhật hoàn toàn không được miễn trừ. Người lao động và doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ các thủ tục đóng bảo hiểm dựa trên điều kiện làm việc thực tế của mình.
Q2. Nếu công ty lỡ quên không đăng ký 雇用保険 cho nhân viên nước ngoài thì phải giải quyết thế nào?
A2. Công ty cần làm thủ tục đăng ký truy thu (lùi ngày hiệu lực) càng sớm càng tốt. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hình phạt hành chính. Trong trường hợp nhân viên đủ điều kiện đóng bảo hiểm nhưng công ty bỏ sót thủ tục, doanh nghiệp buộc phải lên ハローワーク để đăng ký bổ sung lùi về quá khứ. Về nguyên tắc, nếu chứng minh được tiền bảo hiểm đã từng được khấu trừ từ lương của nhân viên, thời gian truy thu tối đa có thể lên tới 2 năm. Tuy nhiên, nếu cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp cố tình trốn đóng bảo hiểm, công ty sẽ bị ハローワーク cảnh cáo, thanh tra hoặc áp dụng các mức phạt theo quy định của Luật 雇用保険. Ngay khi phát hiện sai sót, hãy chủ động liên hệ với các chuyên gia hoặc ハローワーク để được hướng dẫn khắc phục.
Q3. Trong kỳ nghỉ hè, du học sinh được phép làm việc tối đa 40 tiếng/tuần. Vậy trong thời gian này công ty có phải đăng ký 雇用保険 cho các bạn không?
A3. Không cần thiết phải đăng ký 雇用保険 cho các bạn trong trường hợp này. Theo quy định của pháp luật Nhật Bản, vào các kỳ nghỉ dài của nhà trường (như nghỉ hè, nghỉ đông), du học sinh được phép tăng số giờ làm thêm lên tối đa 40 giờ/tuần. Mặc dù số giờ làm việc tạm thời vượt quá mốc 20 giờ/tuần, nhưng tư cách lưu trú cốt lõi của họ vẫn là "học sinh". Do đó, họ vẫn thuộc diện miễn trừ tham gia 雇用保険. Doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thay đổi hay thủ tục đăng ký bảo hiểm mới nào, cứ tiếp tục để các bạn làm việc dưới dạng nhân viên bán thời gian bình thường.
Lời kết: Tuân thủ đúng luật để xây dựng môi trường làm việc bền vững!
Quy định về 労働保険 đối với lao động nước ngoài luôn biến động linh hoạt dựa trên "在留資格" (VISA) và "hình thức làm việc" (số giờ làm việc). Đặc biệt đối với các doanh nghiệp, việc thực hiện chuẩn xác thủ tục "外国人雇用状況の届出" lên ハローワーク là thước đo quan trọng cho tính tuân thủ pháp luật (Compliance) của công ty. Nếu lơ là việc này, khi doanh nghiệp làm thủ tục xin mới hoặc gia hạn VISA lao động cho nhân viên trong tương lai, 出入国在留管理庁 có thể đánh giá doanh nghiệp "không tuân thủ nghiêm túc 労働法" (Luật lao động) và dẫn đến nguy cơ hồ sơ xin VISA bị đánh trượt (không cấp phép).
Nếu quý doanh nghiệp còn băn khoăn "Trường hợp nhân viên này có phải đóng 雇用保険 không?" hay "Thủ tục khai báo thực hiện thế nào cho chuẩn xác?", hoặc cần hỗ trợ về mặt quản lý nhân sự chuyên sâu bởi社労士, hay các thủ tục liên quan đến 在留資格 bởi 行政書士, xin vui lòng liên hệ ngay với văn phòng của chúng tôi! Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn cho quý khách một cách tận tâm, chuyên nghiệp nhất.
