Chào các bạn người Việt đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Tôi là một 行政書士 chuyên tư vấn và hỗ trợ các thủ tục về tư cách lưu trú (Visa).
Hiện nay, việc số hóa các thủ tục tại 入管 đang tiến triển rất nhanh. Việc sử dụng 「在留申請オンラインシステム」 hay 「電子届出システム」 ngày càng trở nên phổ biến. Tuy rất tiện lợi vì có thể đăng ký 24/24 mà không cần đến trực tiếp cửa tiếp nhận, nhưng cũng có không ít trường hợp các bạn lo lắng hỏi tôi rằng: "Tôi lỡ gửi sai thông tin mất rồi!" hay "Tôi gửi nhầm dữ liệu cũ thì phải làm thế nào?".
Nếu là hồ sơ giấy, chúng ta có thể sửa ngay tại chỗ, nhưng một khi đã nhấn nút "Gửi" trên hệ thống online, bạn không thể tự ý sửa lại ngay trên màn hình được.
Hôm nay, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách giải quyết cho từng trường hợp cụ thể để các bạn yên tâm nhé.
1. Trường hợp sai sót khi gia hạn hoặc chuyển đổi Visa
Khi bạn sử dụng 「在留申請オンラインシステム」 để thực hiện 「在留期間更新許可申請」 hoặc 「在留資格変更許可申請」 mà phát hiện sai sót, bạn không thể tự chỉnh sửa nội dung hay nhấn nút hủy đơn trên hệ thống.
Bạn cần làm gì?
Hãy liên lạc ngay lập tức với 「地方出入国在留管理局」 nơi tiếp nhận hồ sơ của bạn qua điện thoại hoặc trực tiếp. Tùy vào nội dung sai và tiến độ xét duyệt, thường sẽ có 2 cách giải quyết sau:
-
Nộp bổ sung tài liệu: Nếu chỉ là lỗi nhỏ, bạn có thể gửi bản giải trình kèm theo thông tin đúng hoặc nộp thêm giấy tờ qua đường bưu điện/trực tiếp để tiếp tục quá trình xét duyệt.
-
Xin rút hồ sơ: Nếu lỗi quá nghiêm trọng, bạn cần làm thủ tục "Hủy/Rút" đơn đăng ký hiện tại và thực hiện lại từ đầu.
【Chú ý!】 Bản thân việc xin rút hồ sơ online cũng không thể thực hiện hoàn toàn trên mạng. Bạn nhất định phải nghe theo chỉ dẫn của 入管 quản lý. Ngoài ra, những ai không thuộc đối tượng đăng ký online mà lỡ đăng ký qua hệ thống cũng cần liên hệ với 入管 để làm thủ tục hủy và nộp lại tại cửa tiếp nhận.
2. Trường hợp sai sót khi "Báo cáo" địa chỉ hoặc nơi làm việc
Khi bạn chuyển nhà, nghỉ việc hoặc chuyển công tác và sử dụng 「出入国在留管理庁電子届出システム」, quy định sẽ khác nhau tùy vào đối tượng:
① Đối với người lưu trú trung và dài hạn (người nước ngoài thông thường) Bạn không thể thay đổi nội dung sau khi đã gửi. Nếu phát hiện sai, hãy "nhập và gửi lại từ đầu với thông tin chính xác". Nếu có nhiều báo cáo trong cùng một ngày, hệ thống sẽ mặc định thông tin được gửi sau cùng là thông tin chính xác nhất.
② Đối với đơn vị tiếp nhận (Kỹ năng đặc định, Trường tiếng Nhật...) Hãy kiểm tra mục 「処理状況」 trong phần 「申込内容照会」 trên hệ thống.
-
Nếu hiển thị 「処理待ち」: Bạn vẫn có thể sửa đổi hoặc hủy đơn ngay trên màn hình.
-
Nếu trạng thái khác 「処理待ち」: Bạn không thể thao tác trên màn hình được nữa. Hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận quản lý (như 「特定技能部門」 hoặc 「留学部門」) của 入管 để nhận chỉ thị.
3. 【Hỏi & Đáp】Những điều bạn đang thắc mắc
Q1: Nếu cứ để mặc thông tin sai như vậy thì có ảnh hưởng đến kết quả Visa không?
A1: Có, khả năng cao là có ảnh hưởng. Nếu hồ sơ được tiếp nhận với thông tin sai sự thật, bạn có nguy cơ bị nghi ngờ là "khai báo gian dối". Ngay khi nhận ra lỗi sai, việc chủ động liên hệ với 入管 để xin sửa đổi sẽ được đánh giá là thái độ "thành khẩn và trung thực". Tuyệt đối không nên để mặc kệ nhé.
Q2: Tôi không biết phải gọi cho số điện thoại nào của 入管...
A2: Trước tiên hãy kiểm tra 「申請受付完了メール」. Trong email xác nhận sau khi hoàn thành đăng ký online có ghi rõ 「受付番号（申請番号）」 và tên chi cục 入管 tiếp nhận. Khi gọi điện, hãy chuẩn bị sẵn 「受付番号（申請番号）」 để nhân viên hỗ trợ bạn nhanh nhất.
Q3: Nếu tôi rút đơn đăng ký online, tình trạng Visa hiện tại sẽ thế nào?
A3: Bạn cần đặc biệt chú ý đến thời hạn Visa hiện tại! Khi rút đơn, trạng thái "đang làm thủ tục" sẽ mất đi. Nếu tại thời điểm rút đơn mà Visa cũ của bạn đã hết hạn, bạn có nguy cơ rơi vào tình trạng cư trú bất hợp pháp (quá hạn). Trước khi rút đơn, hãy chắc chắn xác nhận với nhân viên 入管 xem mình có kịp nộp lại đơn mới trong thời hạn cho phép hay không.
4. Thông tin hỗ trợ chính thức
Nếu bạn gặp khó khăn về thao tác kỹ thuật hoặc hệ thống báo lỗi, hãy liên hệ với bộ phận Help Desk:
-
Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật (Help Desk): 050-3786-3053 (9:00 - 17:00, từ Thứ 2 đến Thứ 6)
-
Trang web chính thức của Cục Xuất nhập cảnh: https://www.moj.go.jp/isa/applications/guide/onlineshinsei.html (Nguồn: 出入国在留管理庁)
Tổng kết: Đừng hoảng loạn, hãy "Liên lạc ngay"
Đăng ký online rất hiệu quả nhưng vì là kỹ thuật số nên đôi khi chúng ta thấy áp lực vì "đã gửi đi là không quay lại được". Tuy nhiên, nếu lỡ sai sót, bạn cũng đừng quá hoảng sợ.
Điều quan trọng nhất là: "Không che giấu, không bỏ mặc, và hãy thảo luận ngay với 入管 quản lý." chúc các bạn làm thủ tục thuận lợi và có một cuộc sống an tâm tại Nhật Bản!
