Chào các bạn! Tôi là 行政書士 chuyên về thủ tục VISA (tư cách lưu trú) tại Nhật Bản.
Đối với những người bạn đang sinh sống tại Nhật hay những ai đang có kế hoạch bảo lãnh gia đình, nhân viên từ Việt Nam sang, thì việc thực hiện thủ tục tại 「入管 (出入国在留管理局)」 là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, dù đã chuẩn bị xong hồ sơ, vẫn có rất nhiều bạn băn khoăn rằng: "Nên đi nộp ở cục nào bây giờ?" hay "Liệu nộp ở các 出張所 gần nhà có được không?".
Thực tế, thủ tục tại 入管 có quy định về 「管轄 (Khu vực quản lý)」. Bạn không thể tùy tiện nộp ở bất cứ đâu mình thích. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách chọn đúng nơi nộp hồ sơ và những lưu ý quan trọng để tránh mất thời gian vô ích.
1. Nguyên tắc cơ bản: Nơi nộp hồ sơ quyết định bởi "Nơi bạn đang sống"
Nói một cách đơn giản, địa điểm làm thủ tục 入管 về nguyên tắc phải là cơ quan quản lý khu vực mà bạn đang đăng ký địa chỉ sinh sống (住所地).
Tại Nhật Bản, hệ thống 「地方出入国在留管理局」 bao gồm các trụ sở chính (本局), bên dưới là các chi cục (支局) và các văn phòng đại diện (出張所) rải rác khắp nơi.
-
Trường hợp bạn tự đi nộp: Bạn phải đến đúng 入管 quản lý khu vực mình đang ở.
-
Trường hợp bảo lãnh từ Việt Nam sang (認定証明書交付申請):
-
Nếu bạn (người bảo lãnh) đang ở Nhật tự nộp: Đến 入管 quản lý nơi bạn ở.
-
Nếu công ty hoặc người thân đại diện nộp: Đến 入管 quản lý nơi đặt trụ sở công ty hoặc nơi người thân đó sinh sống.
-
Ví dụ: Bạn đang sống tại Tokyo thì không thể tự nhiên mang hồ sơ xuống 入管 ở Osaka để nộp (trừ những trường hợp cực kỳ đặc biệt).
2. Có thể sử dụng 「支局」 hay 「出張所」 không?
Nếu trụ sở chính (本局) quá xa nhưng gần nhà bạn có một văn phòng nhỏ (出張所), bạn hoàn toàn có thể nộp tại đó. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý các 「支局 hay 出張所 nằm trong sân bay」.
Các quầy thủ tục tại các sân bay sau đây thường chỉ dành riêng cho nhân viên hãng hàng không làm việc tại đó và gia đình của họ:
-
Sân bay Narita, Haneda, Chubu, Kansai
-
Sân bay Sendai, Hiroshima, Fukuoka, Naha
Ngoài ra, một số nơi như 新宿出張所 chuyên về mảng điều tra vi phạm (摘発), hay 博多港出張所 chuyên về nghiệp vụ cảng biển, có thể sẽ không tiếp nhận hồ sơ gia hạn hoặc chuyển đổi VISA thông thường.
Đừng chỉ thấy "gần nhà" mà vội vàng đi ngay. Hãy kiểm tra trước xem địa điểm đó có tiếp nhận loại hồ sơ của bạn hay không nhé.
3. Quy định khi Công ty nộp thay cho nhân viên
Đối với các bạn đang đi làm, nếu nhân viên của công ty thay mặt bạn đi nộp hồ sơ (取次申請), quy định sẽ linh hoạt hơn một chút. Nếu người đại diện của công ty làm thủ tục, họ có thể nộp gộp hồ sơ của tất cả nhân viên tại 入管 quản lý 「nơi đặt trụ sở công ty」. Ngay cả khi bạn sống ở tỉnh khác, nhưng nếu công ty nộp thay, hồ sơ vẫn có thể được chấp nhận tại cục quản lý khu vực của công ty.
4. Kiến thức bổ sung cực kỳ hữu ích
Để việc làm thủ tục diễn ra suôn sẻ, các bạn nên biết thêm 2 điểm quan trọng sau:
① Tận dụng オンライン申請 (Xin qua mạng) Hiện nay, bạn không nhất thiết phải đến tận cửa sổ nộp hồ sơ. Nếu có マイナンバーカード, bạn có thể thực hiện オンライン申請 qua internet tại nhà hoặc văn phòng vào bất cứ lúc nào, kể cả nửa đêm.
② Kiểm tra tình trạng đông đúc và đặt lịch trước Các cục lớn như Tokyo hay Osaka luôn trong tình trạng quá tải. Hiện nay, nhiều cục đã áp dụng hệ thống 「オンライン予約制 (Đặt lịch hẹn trực tuyến)」 để giảm thời gian chờ đợi. Nếu đi mà không hẹn trước, bạn có thể phải đợi vài tiếng đồng hồ, vì vậy việc kiểm tra và đặt lịch là bắt buộc nếu muốn nhanh chóng.
5. Giải đáp thắc mắc (Q&A)
Q1: Tôi vừa mới chuyển nhà xong, tôi có thể đến cục cũ gần nhà cũ để nộp không?
A1: Về nguyên tắc, bạn phải đến cục quản lý nơi bạn "đang đăng ký cư trú hiện tại". Sau khi chuyển nhà, hãy ra quận/thành phố làm thủ tục 住所変更 (転入手続き) trước, sau đó mới đến 入管 quản lý địa chỉ mới với giấy tờ đã được cập nhật nhé.
Q2: Tôi có thể nhờ bạn thân đi nộp hộ được không?
A2: Rất tiếc, bạn bè thông thường không được phép nộp thay. Người có thể nộp thay chỉ bao gồm: bản thân bạn, 法定代理人 (như bố mẹ), 「申請取次行政書士」, hoặc nhân viên của công ty/trường học nơi bạn đang tham gia.
Q3: Tôi không biết địa chỉ mình ở thuộc cục nào quản lý, phải tìm thế nào?
A3: Bạn hãy vào trang chủ của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, tìm mục 「組織・機構」. Tại đó, chọn tỉnh thành bạn đang ở, hệ thống sẽ hiển thị tên và địa chỉ cục tương ứng. Nếu vẫn lo lắng, cách chắc chắn nhất là gọi điện hỏi trực tiếp: "Tôi sống ở thành phố..., tôi có thể gia hạn VISA tại văn phòng của ngài được không?".
Lời kết
Việc nhầm lẫn địa điểm nộp hồ sơ có thể khiến bạn mất trắng cả một ngày trời vô ích. Hãy xác định đúng cục quản lý theo địa chỉ của mình và xác nhận xem nơi đó có tiếp nhận thủ tục bạn cần hay không.
Nếu bạn không có thời gian chuẩn bị hồ sơ, hoặc cảm thấy lúng túng không biết nộp ở đâu là tốt nhất cho trường hợp của mình, đừng ngần ngại liên hệ với các 行政書士 chuyên về VISA. Chúng tôi sẽ thay mặt bạn xử lý mọi thủ tục phức tạp để bạn yên tâm làm việc và sinh sống tại Nhật!
