Bài viết hướng dẫn về 「所属機関に関する届出」 từ 行政書士 chuyên về VISA
Chào các bạn, mình là 行政書士 chuyên về mảng VISA và tư cách lưu trú tại Nhật Bản.
Đối với những bạn đang sinh sống tại Nhật theo diện 「技術・人文知識・国際業務」 hay 「留学」, việc gắn bó với một công ty hay nhà trường là điều kiện tiên quyết để duy trì VISA. Vậy bạn có biết rằng khi nghỉ việc, chuyển sang công ty mới, hay tốt nghiệp trường học, bạn có nghĩa vụ phải báo cáo với 入管 (出入国在留管理局) không?
Thủ tục này được gọi là 「所属機関に関する届出」.
Nhiều bạn thường nghĩ "Chắc công ty làm cho rồi" hoặc "Bận quá nên quên", nhưng nếu bỏ qua bước này, việc gia hạn VISA lần tới có thể bị trượt (不許可), hoặc nghiêm trọng hơn là bị phạt tiền. Hôm nay, mình sẽ giải thích chi tiết quy định quan trọng này một cách dễ hiểu nhất.
1. 「所属機関に関する届出」 là gì?
Nói một cách đơn giản, đây là "Bản báo cáo để thông báo với 入管 rằng nơi bạn đang làm việc hoặc học tập đã có sự thay đổi".
Theo luật, những người là 中長期在留者 (người nước ngoài cư trú trung và dài hạn) sở hữu 就労ビザ (VISA lao động) hoặc 留学ビザ (VISA du học) được cấp phép dựa trên "cơ sở" là nơi họ thuộc về. Do đó, khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nơi đó, bạn phải tự mình báo cáo với 入管 trong vòng 14 ngày.
2. Cần báo cáo khi nào?
Bạn cần thực hiện thủ tục này trong các trường hợp sau:
-
Thay đổi tên hoặc địa chỉ của công ty/trường học.
-
Công ty/trường học không còn tồn tại (phá sản, đóng cửa).
-
Khi bạn nghỉ việc tại công ty hiện tại hoặc tốt nghiệp/thôi học.
-
Khi bạn vào làm tại công ty mới hoặc nhập học tại một trường khác.
3. VISA của bạn thuộc nhóm nào? 「活動機関」 hay 「契約機関」?
Tùy vào loại VISA mà tên gọi của nơi bạn thuộc về sẽ khác nhau một chút:
-
Đối tượng cần báo cáo về 「活動機関」: Những loại VISA tập trung vào nơi bạn thực hiện hoạt động học tập, đào tạo. (Ví dụ: 教授, 留学, 研修, 技能実習, 経営・管理, 教育, 医療...)
-
Đối tượng cần báo cáo về 「契約機関」: Những loại VISA dựa trên "hợp đồng" làm việc với công ty. (Ví dụ: 技術・人文知識・国際業務, 技能, 特定技能, 介護...)
Dù thuộc nhóm nào thì nguyên tắc chung vẫn là: "Thay đổi nơi ở/làm việc là phải báo cáo".
4. Điều gì xảy ra nếu không báo cáo? (Rủi ro và xử phạt)
Đây là phần cực kỳ quan trọng. Đừng nghĩ rằng "chỉ là cái báo cáo thôi mà".
-
Phạt tiền lên đến 200.000 Yên: Đây là nghĩa vụ được quy định trong 入管法. Nếu không có lý do chính đáng mà chậm trễ, bạn có thể bị xử phạt hành chính.
-
Bất lợi cho việc gia hạn/đổi VISA: 入管 sẽ đánh giá bạn là "người không tuân thủ pháp luật". Thời hạn VISA có thể bị rút ngắn (ví dụ từ 3 năm xuống còn 1 năm) hoặc tệ hơn là bị từ chối gia hạn.
-
Ảnh hưởng đến việc xin 永住権: Nếu sau này bạn muốn lấy vĩnh trú, việc tuân thủ các nghĩa vụ hành chính sẽ bị kiểm tra rất gắt gao. Việc không nộp báo cáo trong vòng 14 ngày sẽ là một điểm trừ lớn.
5. Cách thức nộp báo cáo
Hiện nay bạn không cần phải trực tiếp đến cửa sổ của 入管 mà có thể làm online rất nhanh chóng:
-
Qua internet (出入国在留管理庁電子届出システム): Đây là cách nhanh nhất, có thể làm tại nhà 24/24.
-
Qua bưu điện: Gửi hồ sơ và bản sao 在留カード tới 電子届出受理室 thuộc 東京入管.
-
Trực tiếp tại văn phòng: Bạn có thể nộp trực tiếp tại 地方出入国在留管理局 nơi mình sinh sống.
【Thông tin bổ sung từ chính phủ và 入管庁】
① Đừng quên báo cáo 「離婚・死別」 (Ly hôn/Vợ hoặc chồng mất)! Những bạn có VISA 「日本人の配偶者等」 hoặc 「家族滞在」 (diện vợ/chồng) nếu ly hôn hoặc đối phương qua đời cũng phải báo cáo trong vòng 14 ngày. Quên điều này có thể dẫn đến việc bị hủy VISA.
② Chưa tìm được việc mới vẫn phải báo cáo! Dù bạn nghỉ việc mà chưa có công ty mới, bạn vẫn phải báo cáo việc "đã nghỉ" (离脱 - rời khỏi) trong 14 ngày. Khi nào có việc mới, bạn sẽ làm một bản báo cáo khác về việc "đã vào công ty mới" (移籍 - chuyển tới).
③ Thay đổi từ 派遣社員 sang 正社員 trong cùng một công ty? Nếu bạn vẫn làm ở công ty đó nhưng chỉ thay đổi hình thức hợp đồng, và nội dung công việc không thay đổi nhiều thì không cần nộp báo cáo này. Tuy nhiên, nếu tính chất công việc thay đổi hoàn toàn, có thể bạn phải đổi loại VISA. Nếu phân vân, hãy hỏi ý kiến chuyên gia.
【Góc giải đáp thắc mắc Q&A】
Q1: Công ty bảo "Công ty sẽ báo cáo với 入管 cho rồi nên em không cần làm gì đâu". Như vậy có sao không ạ?
A1: Bạn bắt đầu phải tự mình báo cáo! Công ty có nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động, nhưng đó là phần của công ty. Luật quy định cá nhân người nước ngoài cũng có nghĩa vụ báo cáo riêng. Việc công ty làm không thay thế cho nghĩa vụ của bạn. Hãy tự mình thực hiện qua 電子届出システム nhé.
Q2: Em đã quá hạn 14 ngày rồi, giờ có nên nộp nữa không?
A2: Có, hãy nộp ngay lập tức! Dù đã quá hạn, việc tự giác báo cáo vẫn tốt hơn là im lặng. Nếu bạn thành khẩn và không có ý đồ xấu, thường sẽ không bị phạt nặng ngay lập tức. Ngược lại, nếu để đến lúc đi gia hạn VISA mới bị phát hiện thì hậu quả sẽ rất lớn.
Q3: Em chuyển việc nhưng tên công ty mới và nội dung công việc giống hệt công ty cũ. Có cần báo cáo không?
A3: Bắt buộc phải báo cáo. Dù điều kiện công việc giống nhau, nhưng "đối tác ký hợp đồng" (công ty) đã thay đổi. Đây là thông tin quan trọng với 入管. Đừng tự ý quyết định "không cần nói" để tránh rủi ro bị thu hồi VISA.
Tóm tắt: Những điều cần nhớ
-
Thực hiện trong vòng 14 ngày!
-
Làm qua Internet, bưu điện hoặc trực tiếp!
-
Áp dụng khi Chuyển việc - Nghỉ việc - Tốt nghiệp - Nhập học!
Để yên tâm sinh sống và làm việc lâu dài tại Nhật, việc tuân thủ những quy định nhỏ này chính là cách xây dựng uy tín cho bản thân bạn. Nếu bạn gặp khó khăn trong thủ tục hoặc lo lắng về trường hợp của mình, đừng ngần ngại liên hệ với các 行政書士 chuyên về VISA để được hỗ trợ nhé.
