Sống và làm việc tại Nhật Bản, tiếp xúc với một nền văn hóa mới mẻ là một thử thách đầy thú vị và đáng tự hào. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn chợt suy nghĩ trong đêm vắng rằng: "Nếu chẳng may mình bị bệnh nặng hoặc gặp tai nạn bất ngờ, khi không còn ai ở bên cạnh tại Nhật, thì việc dọn dẹp phòng ốc hay đưa thi hài mình về quê hương sẽ do ai đảm nhận?"
Đặc biệt đối với những người nước ngoài đang sống một mình tại Nhật, đây không phải là vấn đề "gở" hay kiêng kỵ, mà là sự chuẩn bị quan trọng để bạn có thể sống một cuộc đời trọn vẹn và đầy phẩm giá tại đất nước này.
Trong bài viết này, với tư cách là một 行政書士, tôi xin giải thích về "死後事務委任契約" – một hợp đồng mà những người nước ngoài sống lâu dài tại Nhật cần biết để có thể yên tâm tận hưởng cuộc sống.
"死後事務委任契約" là gì? — Lời hứa giúp bạn giải quyết những thủ tục cuối cùng
Trước hết, hãy gạt bỏ những thuật ngữ pháp lý khô khan sang một bên. Tôi sẽ giải thích đơn giản để bạn hiểu hợp đồng này giúp ích gì cho bạn.
Sau khi một người qua đời, có rất nhiều thủ tục cần phải thực hiện tại Nhật. Từ việc tổ chức tang lễ, thông báo cho chính quyền, thanh toán tiền nhà, các loại hóa đơn điện nước, cho đến việc đưa di cốt về quê hương trong một số trường hợp. Nếu có gia đình ở Nhật, họ có thể thay bạn làm những việc này. Nhưng nếu bạn không có người thân tại Nhật, thì ai sẽ là người thực hiện?
Đó chính là lúc "死後事務委任契約" phát huy tác dụng. Đây là một hợp đồng mà ngay khi còn khỏe mạnh, bạn có thể thỏa thuận với một "chuyên gia đáng tin cậy (như 行政書士)" hoặc một "bên thứ ba" để ủy quyền thực hiện các thủ tục sau khi bạn qua đời.
Có thể bạn đã từng nghe đến "遺言書" (Di chúc). Di chúc chủ yếu dùng để quyết định xem "ai sẽ được thừa hưởng tài sản", còn "死後事務委任契約" lại dùng để ủy thác những "việc hành chính, thủ tục ngay sau khi qua đời" không liên quan đến tài sản. Bằng cách kết hợp cả hai, bạn có thể đảm bảo rằng chương cuối cuộc đời mình tại Nhật sẽ diễn ra một cách trọn vẹn, không gây phiền hà cho người khác và giữ được sự tôn nghiêm.
10 hạng mục quan trọng mà chuyên gia có thể hỗ trợ bạn
Phạm vi mà "死後事務委任契約" có thể bao quát rất rộng. Cụ thể bao gồm các hạng mục sau:
-
Các thủ tục liên quan đến thanh toán chi phí y tế: Nếu còn khoản viện phí chưa thanh toán, người được ủy quyền sẽ dùng số tiền bạn đã gửi trước để thanh toán.
-
Giải quyết vấn đề nhà ở: Dọn dẹp phòng ốc, thanh toán tiền nhà, tiền cọc. Điều này cũng giúp chủ nhà tránh được các rắc rối phát sinh, tạo sự yên tâm cho cả hai bên.
-
Thanh toán chi phí cơ sở vật chất: Các thủ tục liên quan nếu bạn đang sử dụng dịch vụ tại các viện dưỡng lão.
-
Các thủ tục liên quan đến tang lễ, chôn cất: Tổ chức lễ viếng, lễ tang, hỏa táng, an táng theo đúng nguyện vọng của bạn.
-
Chọn chùa và xây mộ: Có thể chuẩn bị mộ phần theo đúng phong tục Nhật Bản.
-
Thờ cúng vĩnh viễn (永代供養): Sắp xếp việc thờ cúng lâu dài nếu sau này không còn ai trông coi mộ phần.
-
Lựa chọn 相続財産管理人: Thiết lập hệ thống quản lý nếu vẫn còn tài sản thừa kế.
-
Trả lại nhà thuê: Bao gồm các thủ tục hoàn trả hiện trạng ngôi nhà.
-
Các thủ tục thông báo cho cơ quan hành chính: Bao gồm thông báo tử vong và các thủ tục cần thiết tại 出入国在留管理庁.
-
Thanh toán mọi chi phí liên quan: Đảm bảo tất cả các hạng mục trên được chi trả đầy đủ từ nguồn kinh phí đã dự liệu.
Đặc biệt đối với người nước ngoài làm việc tại Nhật, mục số 9 (thủ tục với cơ quan chính quyền) là cực kỳ quan trọng. Theo 入管法 và các quy định liên quan, khi người nước ngoài cư trú qua đời, công ty (nơi làm việc) hoặc thân nhân có nghĩa vụ phải thông báo. Việc thiết lập hệ thống để các thủ tục này diễn ra suôn sẻ thông qua hợp đồng này sẽ giúp giảm thiểu tối đa gánh nặng cho những người xung quanh.
Lựa chọn đưa thi hài về nước
Nhiều người có nguyện vọng: "Nếu chuyện đó xảy ra, mình muốn được về quê hương". Với "死後事務委任契約", bạn cũng có thể sắp xếp việc đưa thi hài về nước.
Trong trường hợp này, "Embalming" (ướp xác) là một quy trình quan trọng. Đây là kỹ thuật sát khuẩn, xử lý chống phân hủy, phục hồi và bảo quản thi thể. Do yêu cầu khắt khe về vệ sinh và quy định của hãng hàng không khi vận chuyển xa, quy trình này thường là bắt buộc. Mặc dù đòi hỏi kỹ thuật cao và chi phí khá lớn, nhưng đây là cách quan trọng để bạn thực hiện nguyện vọng "trở về quê hương" lần cuối.
Gửi các chủ doanh nghiệp — Trách nhiệm của công ty khi có tình huống bất ngờ
Tầm quan trọng của hợp đồng này không chỉ dành cho cá nhân, mà còn cho các doanh nghiệp Nhật Bản đang sử dụng lao động nước ngoài.
Trong trường hợp đáng tiếc là một nhân viên nước ngoài không may qua đời vì bệnh tật hoặc tai nạn, bộ phận nhân sự của công ty sẽ phải đối mặt với những xử lý vô cùng khó khăn. Nếu gia đình người quá cố ở nước ngoài, rào cản ngôn ngữ, thủ tục vận chuyển quốc tế, dọn dẹp đồ đạc, thanh lý hợp đồng nhà... sẽ trở thành gánh nặng lớn đối với nhân viên nhân sự.
Số lượng người nước ngoài làm việc tại Nhật ngày càng tăng, nên những tình huống này không còn là chuyện "xa vời". Việc công ty cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ nhân viên thực hiện "死後事務委任契約" như một phần của chế độ phúc lợi không chỉ là sự quan tâm đến người lao động mà còn là biện pháp quản trị rủi ro tiên tiến và đầy ý nghĩa cho doanh nghiệp.
[Q&A] Các câu hỏi thường gặp
Q1: Nếu đã có 遺言書 (Di chúc) rồi thì có cần "死後事務委任契約" nữa không?
A: Nói một cách ngắn gọn, có cả hai sẽ an tâm hơn. 遺言書 chỉ tập trung vào việc "phân chia tài sản", không bao quát được các công việc "thực tế" như tổ chức tang lễ, trả phòng hay làm thủ tục với chính quyền. Hợp đồng này đóng vai trò như một đầu mối thay mặt bạn đàm phán với cơ quan chính quyền hay chủ nhà. Hãy hình dung thế này: 遺言書 giống như "giấy tờ xác định chủ sở hữu xe", còn "死後事務委任契約" giống như "hợp đồng thuê người lái xe thay bạn".
Q2: Nếu không có nhiều tiền thì có ký hợp đồng được không?
A: Có thể. Hợp đồng yêu cầu gửi trước chi phí cần thiết, nhưng số tiền này sẽ thay đổi tùy theo quy mô tang lễ và nội dung thủ tục bạn mong muốn. Bạn có thể tư vấn với chuyên gia để tùy chỉnh nội dung theo ngân sách, chẳng hạn như chọn gói tang lễ đơn giản tại lò hỏa táng công cộng. Quan trọng là bạn chuẩn bị trong "khả năng tài chính hiện tại" của mình.
Q3: Tôi nên đến đâu để đăng ký hợp đồng?
A: Thông thường, để đảm bảo hiệu lực pháp lý, hợp đồng này sẽ được lập dưới hình thức "公正証書" (Công chứng). Do đó, cách làm phổ biến nhất là nhờ đến các chuyên gia như 行政書士 để thực hiện tại 公証役場 (Văn phòng công chứng). Trước tiên, hãy trình bày hoàn cảnh của bạn (độc thân, có người thân ở Nhật không, nguyện vọng tang lễ thế nào...) để chuyên gia tư vấn. Họ sẽ đề xuất kế hoạch tối ưu nhất phù hợp với phong cách sống của bạn.
Lời kết — Để tận hưởng cuộc sống tại Nhật đến tận giây phút cuối cùng
Yêu cuộc sống tại Nhật và nỗ lực làm việc tại đây là điều vô cùng tuyệt vời. Tuy nhiên, dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, chúng ta cũng không thể đoán trước được tương lai.
Việc ký kết "死後事務委任契約" không phải là việc gì đáng sợ hay xui xẻo. Ngược lại, đó là cách để bạn đảm bảo "dấu ấn cuộc đời mình tại Nhật" được khép lại một cách trọn vẹn, theo đúng mong muốn và không gây phiền hà cho bất kỳ ai. Đó chính là "món quà cuối cùng" mà bạn dành tặng cho chính mình.
Ngay khi còn bận rộn với cuộc sống, hãy dành một chút thời gian để nghĩ về sự an tâm cho tương lai.
Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bằng chuyên môn của mình để những người nước ngoài đang nỗ lực tại Nhật có thể tập trung làm việc và sinh sống mà không phải lo nghĩ. Nếu bạn "không biết bắt đầu từ đâu" hoặc "muốn được tư vấn trước", đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ giúp hành trình sống tại Nhật của bạn trọn vẹn và bình yên nhất.
