Chào các bạn. Tôi là 行政書士 chuyên về mảng tư vấn và xử lý thủ tục xin 在留資格・VISA tại Nhật Bản.
Nhiều người nước ngoài sang Nhật theo diện kết hôn quốc tế, nhưng vì nhiều lý do khác nhau đã ly hôn hoặc người bạn đời qua đời, hiện tại vẫn đang một mình nuôi con mang quốc tịch Nhật Bản tại đây.
Trong những trường hợp như thế này, thông thường bạn sẽ được cấp một loại 在留資格 mang tính chất tư cách thân nhân gọi là 「定住者」 để tiếp tục lưu trú tại Nhật. Đây là một tư cách lưu trú rất quan trọng giúp bạn có một cuộc sống ổn định, vì nó hoàn toàn không bị giới hạn về việc làm.
Tuy nhiên, không phải cứ nhận được 「定住者ビザ」 một lần là xong. Bạn sẽ phải vượt qua kỳ gia hạn định kỳ gọi là 「在留期間更新許可申請」.
"Đã ly hôn rồi, liệu có gia hạn thành công được nữa không..." "Mình nên giải thích tình trạng hiện tại với 入管（出入国在留管理局） như thế nào cho đúng đây?"
Để giải đáp những lo lắng đó, trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết, đưa ra bài mẫu cụ thể cho 「状況説明書（理由書）」– giấy tờ quyết định lớn đến kết quả đỗ hay trượt khi gia hạn, cùng những bí quyết giúp hồ sơ của bạn được đánh giá cao hơn!
1. Tại sao 「状況説明書」 lại quan trọng đến thế?
Trong các thủ tục tại 入管, việc nộp các giấy tờ chứng minh là bắt buộc, nhưng nếu chỉ nộp những tờ 申請書 theo mẫu của cơ quan hành chính thì sẽ không thể truyền tải hết "hoàn cảnh thực tế" của gia đình bạn.
Đặc biệt, đối với việc gia hạn 定住者ビザ với lý do "đang trực tiếp nuôi dưỡng và giáo dục con mang quốc tịch Nhật", các thẩm định viên của 入管 sẽ kiểm tra rất nghiêm ngặt các điểm sau:
-
Bạn có thực sự đang sống cùng và chăm sóc tốt cho đứa trẻ hay không? (Thực tế của việc nuôi dưỡng)
-
Bạn có đủ năng lực tài chính ổn định hoặc môi trường hỗ trợ để tiếp tục sinh sống tại Nhật hay không? (Năng lực duy trì sinh kế)
-
Đứa trẻ có đang được đi học và phát triển lành mạnh tại Nhật Bản hay không?
Để giải thích một cách rõ ràng và thuyết phục những điều này bằng "ngôn từ (văn bản)", kết hợp với các giấy tờ chứng minh khách quan (như 住民票, 非課税 hoặc 課税証明書), bạn bắt buộc phải cần đến 「状況説明書」. Bạn có thể viết tay hoặc đánh máy, nhưng điều quan trọng là nội dung phải làm sao để khi thẩm định viên đọc vào, họ cảm thấy hoàn toàn yên tâm để tiếp tục cho phép bạn gia hạn cuộc sống tại Nhật.
2. 【Mẫu tham khảo có thể dùng ngay!】Bài mẫu viết 状況説明書
Nếu bạn copy nguyên văn các bài mẫu trong sách hoặc sử dụng những từ ngữ pháp lý quá cứng nhắc, thẩm định viên của 入管 sẽ nhận ra ngay là bạn "chỉ đi sao chép từ đâu đó về", điều này dễ tạo ra ấn tượng không tốt.
Dưới đây là một bài mẫu hoàn toàn nguyên bản, được viết với giọng văn tự nhiên, chân thành như chính người nước ngoài tự viết. Các nhân vật và tình huống trong bài đều là giả định. Hãy thay đổi tên, tuổi, tên trường học... cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế của bạn để sử dụng nhé.
状況説明書
出入国在留管理局長 殿
【Tiêu đề】現在の生活状況および在留期間更新に関する説明書
Tôi tên là [Họ và tên của bạn], mang quốc tịch Philippines. Hiện tại, tôi đang sống hạnh phúc cùng gia đình gồm con trai lớn của tôi là [Tên của con] (quốc tịch Nhật Bản, 〇 tuổi) và người bạn đời hiện tại của tôi là [Tên của bạn đời] (quốc tịch Nhật Bản) tại nhà riêng ở [Tỉnh 〇〇, Thành phố 〇〇].
Thấm thoắt đã 12 năm trôi qua kể từ ngày tôi bắt đầu cuộc sống tại Nhật Bản. Nhờ có sự hỗ trợ và đùm bọc ấm áp từ những người xung quanh, chúng tôi đang trải qua những ngày tháng rất bình yên và ý nghĩa. Con trai tôi, đứa trẻ sinh ra và lớn lên tại Nhật, rất yêu mến đất nước này và luôn khao khát được thực hiện ước mơ tương lai của mình ngay tại đây.
Hiện tại, con trai tôi đang học lớp 2 tại trường [Trường THCS 〇〇] ở địa phương và cháu đi học đều đặn mỗi ngày một cách vui vẻ. Với tư cách là một người mẹ, tôi luôn tích cực tham gia vào các buổi họp phụ huynh, hoạt động PTA của trường cũng như các sự kiện tại địa phương để hỗ trợ hết mình cho việc học tập và cuộc sống học đường của cháu. Tôi cũng luôn chú ý tạo dựng một môi trường học tập thoải mái tại nhà để con có thể phát huy hết khả năng của mình.
Cuộc sống của chúng tôi hiện đang được tựa lưng vào công việc ổn định của người bạn đời hiện tại, cùng một môi trường gia đình vô cùng yêu thương và ấm áp. Cả về mặt kinh tế lẫn tinh thần, chúng tôi đều rất ổn định và không gặp bất kỳ khó khăn nào trong cuộc sống thường nhật. Tôi vô cùng biết ơn người bạn đời đã mang lại môi trường này cho mẹ con tôi, cũng như đất nước Nhật Bản và cộng đồng địa phương nơi đã luôn đón nhận chúng tôi.
Với vai trò là một người nội trợ và là một người mẹ nuôi dạy hai con (※Trường hợp gia đình có con riêng/con chung), tôi mong muốn sẽ tiếp tục là chỗ dựa vững chắc cho gia đình mình từ nay về sau. Trong suốt 12 năm sống tại Nhật, tôi cũng đã nỗ lực học tiếng Nhật chăm chỉ, đến nay tôi đã có thể giao tiếp hàng ngày và tham gia các sự kiện của khu phố một cách vui vẻ với những người hàng xóm xung quanh. Mỗi khi được tiếp xúc với các lễ hội truyền thống và văn hóa Nhật Bản, tôi lại càng cảm nhận sâu sắc hơn sự tuyệt vời khi được sinh sống tại đây.
Tôi chân thành mong muốn được tích lũy thêm nhiều trải nghiệm tại Nhật Bản, đồng thời vững vàng tiến bước từng chút một để duy trì cuộc sống tại đất nước Nhật Bản yêu dấu này vì gia đình thân thương của mình.
Kính mong Ngài xem xét hoàn cảnh trên và cấp phép gia hạn 在留資格 cho tôi để mẹ con tôi có thể tiếp tục yên tâm sinh sống tại Nhật Bản.
Ngày 〇 tháng 〇 năm 2026 Người làm đơn (申請人): [Chữ ký hoặc Họ tên của bạn]
3. Các điểm cần "bổ sung nội dung" để tăng tỉ lệ đỗ hồ sơ
Ngoài việc viết bài 状況説明書 như trên, nếu bạn chứng minh được mình đáp ứng tốt các tiêu chuẩn mà 入管 đã công bố chính thức, tỷ lệ được chấp nhận gia hạn sẽ tăng lên rất cao. Dựa trên các hướng dẫn của 出入国在留管理局 (入管), hãy lưu ý gom các giấy tờ hoặc giải thích thêm các yếu tố sau:
① Chứng minh việc "Sống cùng" và "Thực tế nuôi dưỡng"
Trong quá trình thẩm định của 入管, việc bạn "thực sự sống chung với con" là điều được coi trọng nhất.
-
Giải pháp: Ngoài việc nộp 住民票 có đầy đủ thông tin của tất cả các thành viên trong gia đình, trong tờ 説明書 bạn nên viết cụ thể về cuộc sống sinh hoạt hàng ngày, ví dụ như "hàng ngày cùng ăn cơm", "đưa đón con đi học hoặc tham gia các sự kiện của trường".
-
※Trường hợp sống riêng (chẳng hạn con học trường nội trú ở xa), bạn cần cung cấp bằng chứng về việc trả học phí hoặc bằng chứng liên lạc, gặp gỡ định kỳ.
② Sự ổn định về kinh tế (Năng lực duy trì sinh kế)
Hồ sơ sẽ đánh giá xem bạn có thể tự lập cuộc sống tại Nhật mà không cần phụ thuộc vào trợ cấp xã hội (生活保護) hay không.
-
Giải pháp: Hãy nộp 「住民税の課税・納税証明書」 của bạn đời hoặc của chính bạn để chứng minh việc nộp thuế đầy đủ. Nếu thu nhập cá nhân hơi thấp, nhưng bạn có các yếu tố điểm cộng khác như "nhận được sự hỗ trợ tài chính từ gia đình đẻ" hay "nhận tiền chu cấp nuôi con định kỳ (chứng minh bằng bản sao sổ ngân hàng)", hãy nhớ ghi rõ ràng vào tờ 説明書.
③ Tình hình học tập của con
Việc con bạn có tên trong danh sách học sinh và đi học đều đặn tại các trường học ở Nhật là rất quan trọng.
-
Giải pháp: Việc nộp bản sao 在学証明書 hoặc 通知表 (sổ liên lạc/bảng điểm) sẽ là một minh chứng vô cùng mạnh mẽ gửi tới 入管 rằng "bạn đang nuôi dạy con cái một cách nghiêm túc tại Nhật".
4. Giải đáp 3 câu hỏi thắc mắc phổ biến nhất của người nước ngoài
Dưới đây là phần trả lời cho những câu hỏi mà rất nhiều người thắc mắc nhưng chưa biết tỏ tường cùng ai.
Q1. Tôi không nhận được tiền chu cấp nuôi con từ chồng cũ (người Nhật). Như vậy có gia hạn được visa không?
A1. Dù không nhận được tiền chu cấp nuôi con, bạn vẫn có thể gia hạn được nếu cuộc sống vẫn được đảm bảo bằng các nguồn khác. Điều mà 入管 lo ngại là "bạn rơi vào cảnh nghèo túng và không thể duy trì cuộc sống tại Nhật". Nếu bản thân bạn có thu nhập từ công việc làm thêm (Arubaito) hoặc nhân viên chính thức, hoặc bạn có người bạn đời mới (vị hôn phu hoặc người sống cùng) hỗ trợ kinh tế, hoặc được gia đình từ quê nhà gửi tiền sang... tóm lại là tổng hòa các nguồn giúp bạn đảm bảo được cuộc sống thì hoàn toàn không có vấn đề gì. Thay vào đó, hãy nộp đầy đủ các giấy tờ chứng minh thu nhập hiện tại (給与明細 hoặc 課税証明書) để giải thích rõ ràng.
Q2. Tiếng Nhật của tôi không tốt lắm, tôi có bắt buộc phải viết 理由書 bằng tiếng Nhật không?
A2. Có, các giấy tờ nộp lên 入管 về cơ bản đều phải được làm bằng "tiếng Nhật". Nếu bạn viết bằng tiếng mẹ đẻ, bạn bắt buộc phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật (người dịch không nhất thiết phải là biên dịch viên chuyên nghiệp, bạn có thể nhờ bạn bè giỏi tiếng Nhật dịch hộ, nhưng cần ghi rõ họ tên và chữ ký của người dịch). Bạn có thể điền vào các khoảng trống trong mẫu có sẵn ở bài viết này để dùng luôn, hoặc nếu gửi gắm cho các 行政書士 chuyên về visa như văn phòng chúng tôi, chúng tôi sẽ soạn thảo một bộ hồ sơ tiếng Nhật hoàn hảo nhất để gửi tới thẩm định viên.
Q3. Khi con tôi tốt nghiệp cấp 3 và đi làm, 「定住者ビザ」 của tôi sẽ ra sao?
A3. Kể cả khi con đã trưởng thành và tự lập, nếu lịch sử lưu trú và nền tảng cuộc sống trước đây của bạn tại Nhật được ghi nhận, khả năng cao bạn vẫn tiếp tục gia hạn được. Khi con còn nhỏ, lý do chính của visa là "để nuôi dạy con", nhưng khi con đã lớn, chính quá trình "sống lương thiện và nghiêm túc tại Nhật trong nhiều năm" của bạn sẽ được đánh giá cao. Ngoài ra, những năm gần đây, theo phương châm của chính phủ, 出入国在留管理庁 cũng đang có những động thái làm rõ và nới lỏng một số điều kiện về tư cách lưu trú để trẻ em nước ngoài lớn lên tại Nhật dễ dàng định hướng tương lai hơn. Chỉ cần cả cha mẹ và con cái cùng sinh sống lành mạnh tại Nhật, bạn không cần phải lo lắng quá mức.
Lời kết: Hãy thảo luận với chuyên gia khi cảm thấy lo lắng
「定住者ビザ」 để nuôi con mang quốc tịch Nhật Bản chính là tấm vé cực kỳ quan trọng để bảo vệ tương lai của bạn và đứa con thân yêu.
Con đường ngắn nhất để đạt được kết quả mong muốn là hãy viết vào 状況説明書 một cách trung thực về "cuộc sống hạnh phúc thực tế hiện tại" và "nguyện vọng thiết tha muốn tiếp tục nuôi dạy con tại Nhật".
Nếu bạn cảm thấy "trường hợp của mình có chút đặc biệt..." hay lo lắng "không biết hồ sơ có sai sót gì dẫn đến bị trượt không...", trước hết hãy liên hệ ngay với văn phòng 行政書士 chuyên về tư cách lưu trú và visa của chúng tôi để được tư vấn thoải mái nhé. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình cho bước đi mới của bạn!
