Chào các bạn. Tôi là 行政書士 chuyên về các thủ tục tư cách lưu trú tại Nhật Bản.
"Lỡ về nước vì việc riêng nhưng Visa sắp hết hạn thì phải làm sao?" hay "Muốn bảo lãnh gia đình sang Nhật nhưng người thân không có mặt tại đây thì có làm thủ tục được không?"
Đây là những câu hỏi mà tôi thường xuyên nhận được từ các bạn người Việt. Thực tế, tùy vào nội dung thủ tục mà có những việc bạn có thể làm khi đang ở ngoài Nhật Bản, nhưng cũng có những việc bắt buộc bạn phải có mặt tại đây.
Bài viết này sẽ giải thích chi tiết các phương án xử lý dựa trên quy định mới nhất của 出入国在留管理局 (入管).
1. Thủ tục có thể nộp khi đang ở ngoài Nhật Bản: 在留資格認定証明書 (COE)
Đây là bước đầu tiên dành cho những ai chuẩn bị sang Nhật lần đầu hoặc được bảo lãnh.
-
Kết luận: Có thể thực hiện khi bản thân đang ở nước ngoài.
-
Chi tiết: Về nguyên tắc, xin Visa là việc của cá nhân, nhưng thủ tục 在留資格認定証明書 (COE) được thiết kế dành cho người "sắp nhập cảnh". Vì vậy, việc bạn không có mặt tại Nhật là điều hiển nhiên. Người đại diện tại Nhật (nhân viên công ty tiếp nhận hoặc người thân) hoặc các 申請取次行政書士 như chúng tôi sẽ thay mặt bạn nộp hồ sơ.
-
Điểm mấu chốt: Thông qua các đơn vị tiếp nhận tại Nhật, lộ trình nhập cảnh của bạn sẽ được chuẩn bị trơn tru ngay cả khi bạn vẫn đang ở nước ngoài.
2. Thủ tục "Không thể" làm nếu đang ở ngoài Nhật Bản: 在留期間更新 ・ 変更
Những bạn đã có Visa và đang sinh sống tại Nhật cần cực kỳ lưu ý điều này khi về nước tạm thời.
-
Kết luận: Về nguyên tắc, nếu bạn không có mặt tại Nhật Bản, bạn KHÔNG THỂ thực hiện thủ tục.
-
Chi tiết: Các thủ tục như 在留期間更新許可申請 (gia hạn Visa) hay 在留資格変更許可申請 (chuyển đổi loại Visa) yêu cầu người nộp phải đang cư trú tại Nhật Bản theo quy định của pháp luật.
-
Lưu ý: Dù bạn có gửi 在留カード cho bạn bè hay 行政書士 nhờ nộp hộ, thì hệ thống của 入管 sẽ ghi nhận ngay trạng thái bạn đang 出国中. Trường hợp này hồ sơ sẽ không được thụ lý. Bạn bắt buộc phải quay lại Nhật trước khi hết hạn để nộp đơn.
3. Cạm bẫy của 再入国許可 và みなし再入国
Đây là chế độ mà hầu hết mọi người đều dùng khi về nước chơi, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro lớn.
-
Kết luận: Nếu quá hạn みなし再入国許可 khi đang ở nước ngoài, Visa của bạn sẽ bị hủy bỏ.
-
Chi tiết: Nếu sở hữu hộ chiếu và 在留カード còn hạn, bạn có thể quay lại Nhật trong vòng 1 năm mà không cần xin phép trước, gọi là みなし再入国. Tuy nhiên, nếu bạn gặp sự cố và ở lại nước ngoài quá 1 năm (hoặc quá hạn Visa), tư cách lưu trú của bạn sẽ tự động mất hiệu lực. Bạn không thể xin gia hạn thời hạn này tại Đại sứ quán Nhật Bản ở nước ngoài, vì vậy hãy luôn chú ý ngày quay lại Nhật.
4. Trường hợp mất 在留カード khi đang ở nước ngoài
Đây là tình huống khiến nhiều bạn hoảng loạn nhất.
-
Kết luận: Có thể chuẩn bị thủ tục từ xa nhưng kèm theo điều kiện.
-
Chi tiết: Việc xin cấp lại 在留カード thông thường yêu cầu bạn phải ở Nhật. Tuy nhiên, nếu bị mất thẻ khi đang ở nước ngoài, người đại diện (người thân, công ty) có thể thay mặt bạn bắt đầu thủ tục xin cấp lại để bạn có thể nhập cảnh.
-
Lưu ý: Bạn phải thực hiện trong vòng 14 ngày kể từ khi biết mình bị mất thẻ theo quy định của 入管法19条の12第1項. Sau đó, bạn phải nhập cảnh vào Nhật để hoàn tất quy trình và nhận thẻ mới.
5. Q&A: Những điều bạn cần biết
Q1: Em đang ở Việt Nam mà Visa hết hạn mất rồi. Có cách nào quay lại Nhật ngay không?
A1: Rất tiếc là không thể khôi phục Visa đã hết hạn từ nước ngoài. Bạn phải thực hiện lại quy trình xin 在留資格認定証明書 (COE) từ đầu. Dù kinh nghiệm làm việc cũ vẫn được ghi nhận, nhưng về mặt giấy tờ, bạn sẽ nộp như một người mới hoàn toàn.
Q2: Em bị ốm đột xuất không thể bay sang Nhật, gia đình có thể nộp 在留期間更新 giúp em không?
A2: Không được. Như đã nói, 入管 kiểm tra trạng thái 出国中 theo thời gian thực. Nếu bạn gặp hoàn cảnh đặc biệt, hãy liên hệ với 入管 hoặc 行政書士 trước khi Visa hết hạn để được tư vấn hướng giải quyết cụ thể.
Q3: Em đang ở ngoài nước Nhật, có thể nhờ người xin 資格外活動許可 (giấy phép làm アルバイト) không?
A3: Không thể. Giấy phép này chỉ được cấp khi bạn đang ở Nhật hoặc làm thủ tục ngay tại sân bay lúc nhập cảnh.
Tổng kết: Hãy tư vấn trước khi "Xuất cảnh" nếu cảm thấy lo lắng!
Quy định về Visa của Nhật Bản rất nghiêm ngặt. Chỉ một sơ suất nhỏ có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian và tiền bạc để làm lại từ đầu.
-
COE (Bảo lãnh mới): Có thể làm khi đang ở ngoài Nhật.
-
更新 ・ 変更 (Gia hạn/Chuyển đổi): Bắt buộc phải có mặt tại Nhật.
-
Về nước tạm thời: Nhất định phải quay lại trong vòng 1 năm.
Nếu bạn băn khoăn "Trường hợp của mình có làm từ xa được không?", đừng ngần ngại liên hệ với 行政書士 để được tư vấn kỹ lưỡng nhất nhé.
