Dưới góc nhìn của một 行政書士 chuyên xử lý thủ tục 在留資格 (VISA) tại Nhật Bản, tôi xin chia sẻ và giải thích một cách dễ hiểu về một trong những thắc mắc phổ biến nhất khi tuyển dụng lao động nước ngoài: "Quy định về bảo đảm chỗ ở và hỗ trợ đời sống cho lao động 特定技能1号".
Theo quy định của pháp luật Nhật Bản, các doanh nghiệp tiếp nhận lao động 特定技能1号 (特定技能所属機関) có nghĩa vụ phải thực hiện nhiều hoạt động hỗ trợ đời sống để người lao động có thể yên tâm sinh sống và làm việc. Trong đó, việc "bảo đảm chỗ ở (nhà ở)" là một trong những quy định quan trọng nhất và cũng dễ phát sinh tranh chấp nhất.
Khi tuyển dụng lao động mới hoặc bảo lãnh người lao động từ nước ngoài sang, doanh nghiệp cần chuẩn bị phòng như thế nào và cần lưu ý những gì khi ký hợp đồng? Dựa trên Quy trình vận hành chi tiết và tiêu chuẩn chính thức mới nhất do 出入国在留管理庁（入管庁） ban hành, bài viết này đã tổng hợp đầy đủ các thủ tục và lưu ý cần thiết cho cả người quản lý doanh nghiệp lẫn người lao động nước ngoài đang tìm nhà tại Nhật. Mời bạn cùng theo dõi đến cuối bài viết!
1. Tại sao việc bảo đảm chỗ ở cho lao động 特定技能1号 lại là bắt buộc?
Đối với người lao động nước ngoài làm việc dưới tư cách 在留資格 特定技能1号, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ "Chuỗi kế hoạch hỗ trợ" (支援計画) do Chính phủ quy định. Trong 支援計画 này, cùng với việc "đưa đón khi nhập xuất cảnh" hay "hỗ trợ học tiếng Nhật", nội dung "hỗ trợ bảo đảm chỗ ở phù hợp" được quy định rất rõ ràng.
Nếu doanh nghiệp phó mặc cho người lao động theo kiểu "hãy tự tìm nhà đi", dẫn đến việc họ không tìm được chỗ ở hoặc phải sống trong điều kiện tồi tàn, doanh nghiệp sẽ bị coi là vi phạm nghĩa vụ hỗ trợ. Điều này có thể dẫn đến việc bị hủy bỏ phép tiếp nhận 特定技能 (hủy bỏ công nhận kế hoạch支援).
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị nhà ở theo một trong ba phương án dưới đây.
2. Ba phương pháp cụ thể để doanh nghiệp chuẩn bị nhà ở
Có 3 phương pháp chính để bảo đảm chỗ ở cho người lao động nước ngoài: "Hỗ trợ hợp đồng thuê nhà", "Doanh nghiệp đứng tên thuê nhà công ty (社宅)", và "Cung cấp bất động sản do doanh nghiệp tự sở hữu". Chúng ta cùng tìm hiểu đặc điểm và lưu ý của từng phương pháp:
① Hỗ trợ tìm nhà và ký hợp đồng thuê nhà (Trung gian) Trường hợp người lao động muốn tự đứng tên thuê căn hộ, doanh nghiệp sẽ hỗ trợ các công việc sau:
-
Cung cấp thông tin và đi cùng: Thu thập thông tin các công ty bất động sản hoặc căn hộ chấp nhận người nước ngoài, sau đó đi cùng người lao động đến xem nhà thực tế (内見).
-
Hỗ trợ thủ tục hợp đồng: Khi ký hợp đồng thuê nhà, doanh nghiệp chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và giải thích rõ ràng các nội dung hợp đồng (tiền nhà, phí gia hạn, quy định khi trả nhà...) để người lao động hiểu rõ.
-
Bảo đảm người lãnh nợ: Rào cản lớn nhất của người nước ngoài khi thuê nhà tại Nhật là tìm 連帯保証人. Nếu không tìm được 連帯保証人, doanh nghiệp tiếp nhận có thể tự đứng ra làm 連帯保証人, hoặc hỗ trợ đăng ký công ty bảo đảm tiền nhà và đăng ký thông tin liên lạc khẩn cấp. Về chi phí bảo đảm, người lao động 特定技能 có thể tự chi trả theo quy định.
② Doanh nghiệp đứng ra thuê nhà rồi cung cấp lại (社宅 thuê lại) Đây là phương án phổ biến nhất. Doanh nghiệp sẽ trực tiếp ký hợp đồng pháp nhân với công ty bất động sản hoặc chủ nhà, sau đó cung cấp căn hộ đó cho người lao động dưới dạng 社宅. Khi bảo lãnh người lao động mới từ nước ngoài sang, do họ chưa có mặt tại Nhật nên rất khó tự ký hợp đồng. Việc doanh nghiệp đứng tên thuê sẵn nhà là phương án an toàn và thuận tiện nhất.
③ Cung cấp 社宅 hoặc ký túc xá do doanh nghiệp sở hữu Nếu doanh nghiệp có sẵn chung cư, căn hộ hoặc ký túc xá nhân viên, doanh nghiệp có thể sử dụng các phòng trống để làm chỗ ở cho lao động. Phương án này giúp tiết kiệm chi phí vì không phát sinh chi phí ban đầu cho hợp đồng thuê mới.
3. Quy định nghiêm ngặt về "Diện tích phòng" và "Tiền nhà" để tránh tranh chấp
Không phải cứ chuẩn bị một căn phòng bất kỳ là được. Hướng dẫn của 出入国在留管理庁（入管庁） đưa ra các quy định rất nghiêm ngặt về "diện tích phòng" và "chi phí thu từ người lao động" nhằm bảo đảm cuộc sống sinh hoạt thoải mái và nhân đạo.
Tiêu chuẩn diện tích phòng: Tối thiểu "7.5m² / người" Diện tích phòng ở (phòng ngủ riêng) của lao động 特定技能1号 phải bảo đảm tối thiểu 7.5m² (khoảng 4.5 đến 5 chiếu) cho mỗi người.
-
Lưu ý khi ở ghép (Roomshare): Trường hợp cho nhiều người ở chung một phòng, tổng diện tích phòng ngủ (có đặt giường, tủ...) chia cho số người ở phải luôn đạt từ 7.5m² trở lên/người. Lưu ý: Diện tích khu vực dùng chung như bếp, nhà tắm, nhà vệ sinh, hành lang... KHÔNG được tính vào diện tích 7.5m² này.
Ngoại lệ: Trường hợp người lao động chuyển tư cách từ 技能実習生 sang 特定技能1号 ngay tại Nhật Bản và tiếp tục sống tại căn phòng cũ từ thời 技能実習生, diện tích tối thiểu cũ (4.5m²/người) vẫn được chấp nhận theo quy định đặc biệt.
Quy định về số tiền thu từ lao động (Tiền nhà, tiền điện nước) Khi cho lao động ở tại nhà do công ty chuẩn bị, doanh nghiệp thường khấu trừ tiền nhà và phí quản lý vào lương hàng tháng. Tuy nhiên, nguyên tắc cốt lõi ở đây là "Doanh nghiệp không được tạo ra lợi nhuận từ việc này". Việc thu vượt quá chi phí thực tế mà Nhà nước cho phép là vi phạm pháp luật.
-
Đối với nhà thuê lại (Căn hộ thuê ngoài): Tổng số tiền thực tế trả cho công ty bất động sản (bao gồm tiền nhà hàng tháng, phí quản lý, phí dịch vụ) chia đều cho số người sinh sống trong phòng chính là mức tối đa doanh nghiệp được phép thu từ người lao động. Doanh nghiệp không được phép chia nhỏ các chi phí ban đầu như 敷金, 礼金, 仲介手数料 để cộng thêm vào tiền nhà hàng tháng.
-
Đối với tài sản do công ty sở hữu (社宅, ký túc xá tự có): Số tiền thu phải được tính toán hợp lý và khách quan, căn cứ vào chi phí xây dựng, chi phí cải tạo, thời gian khấu hao của bất động sản và số lượng người ở. Không được tự ý đưa ra mức giá cao hơn hẳn so với mặt bằng giá thuê căn hộ tương tự ở khu vực xung quanh.
Ngoài ra, sau khi đã quyết định phòng và hoàn tất chuyển vào ở, doanh nghiệp đừng quên hỗ trợ người lao động đến UBND địa phương (市区町村役場) để làm thủ tục 住民登録 (転入届 hoặc 転居届).
4. Cập nhật quy định chính thức từ cơ quan nhà nước
Dưới đây là một số điểm quan trọng dễ nhầm lẫn và căn cứ pháp lý dựa trên "特定技能所属機関による特定技能外国人支援の運用要領" do 出入国在留管理庁（入管庁） công bố:
-
Nghĩa vụ giải thích và thỏa thuận trước về chi phí: Khi thu chi phí nhà ở từ người lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải giải thích đầy đủ bằng ngôn ngữ mà họ hiểu được và ký thỏa thuận bằng văn bản "trước khi ký hợp đồng lao động". Khi nộp hồ sơ lên 入管庁, doanh nghiệp cũng phải nộp văn bản như "生活支援費用の明細書" (Nguồn: 出入国在留管理庁 - 特定技能外国人支援に関する運用要領).
-
Kiểm tra định kỳ tình trạng ở: Dù có ủy thác việc hỗ trợ cho 登録支援機関, doanh nghiệp vẫn nên định kỳ nắm bắt xem môi trường sống có được duy trì tốt không, có phát sinh tranh chấp với hàng xóm về việc đổ rác hay không.
5. Kiến thức cơ bản về "Sở hữu bất động sản" và "固定資産税" khi người nước ngoài mua nhà tại Nhật
Bên cạnh việc "thuê nhà", ngày càng có nhiều lao động 特定技能 ở lại Nhật lâu dài hoặc hướng tới định cư vĩnh viễn có nguyện vọng mua nhà riêng hoặc căn hộ tại Nhật. Dưới đây là cơ chế mua bất động sản và thuế đối với người nước ngoài.
Người nước ngoài có thể tự do mua và sở hữu bất động sản tại Nhật Trừ một số khu vực đặc biệt gần cơ sở quân sự, pháp luật Nhật Bản không hạn chế quyền mua và sở hữu đất đai, nhà ở hay căn hộ chung cư đứng tên cá nhân đối với người nước ngoài. Việc mua nhà không phụ thuộc vào việc bạn đã có visa vĩnh trú (永住権) hay chưa (tuy nhiên, visa vĩnh trú lại là yếu tố kiểm tra rất kỹ khi vay tiền ngân hàng Nhật Bản).
Thuế 固定資産税 phát sinh hàng năm khi sở hữu bất động sản Khi sở hữu đất hoặc nhà tại Nhật Bản, bất kể quốc tịch nào, bạn đều có nghĩa vụ nộp thuế địa phương gọi là 固定資産税.
-
Cách tính thuế: Số tiền 固定資産税 không tính dựa trên giá mua thực tế, mà tính dựa trên "固定資産税評価額" (Giá trị đánh giá tài sản do chính quyền địa phương quy định). Thuế suất cơ bản là khoảng 1.4% của giá trị đánh giá. Nếu bất động sản nằm trong khu vực quy hoạch đô thị (市街化区域), bạn sẽ phải nộp thêm 都市計画税 (tối đa 0.3%).
-
Lịch nộp thuế: Vào khoảng tháng 4 đến tháng 6 hàng năm, chính quyền địa phương sẽ gửi "Giấy báo thuế" và "払込用紙" đến người sở hữu bất động sản tính tại thời điểm ngày 1 tháng 1. Bạn có thể chọn nộp chia làm 4 đợt trong năm hoặc nộp toàn bộ 1 lần.
Nếu người nước ngoài về nước hoặc rời Nhật Bản trong thời gian dài, họ cần làm thủ tục "納税管理人の届出" nộp cho chính quyền địa phương để chỉ định người nộp thuế thay.
6. Hỏi - Đáp quan trọng về nhà ở cho người nước ngoài (Q&A)
Dưới đây là 3 câu hỏi thực tế thường gặp nhất được giải đáp cụ thể:
Q1. Ngoài tiền nhà, công ty muốn trừ tiền điện, tiền nước trực tiếp vào lương. Có thể thu cao hơn một chút so với thực tế được không?
A1. KHÔNG, tuyệt đối không được thu vượt quá chi phí thực tế. Đối với tiền điện, tiền nước, tiền gas, nguyên tắc "doanh nghiệp không được tạo ra lợi nhuận" vẫn được áp dụng triệt để. Hàng tháng, doanh nghiệp phải chia đều hóa đơn thực tế từ công ty điện/nước cho số người ở để thu chính xác. Nếu thu một khoản cố định (ví dụ 10,000 yen/tháng), nếu thực tế sử dụng ít hơn thì phải hoàn lại tiền thừa, hoặc phải có căn cứ hợp lý và được sự đồng ý của người lao động từ trước. Thu vượt mức không rõ ràng sẽ bị xử phạt khi 入管庁 kiểm tra.
Q2. Có lao động chuyển từ 技能実習生 sang 特定技能1号. Họ tiếp tục ở lại phòng cũ (4.5m²) từ thời thực tập sinh có sao không?
A2. Trường hợp này được chấp nhận ngoại lệ, nhưng cần lưu ý khi chuyển nhà hoặc có người mới chuyển vào. Mặc dù tiêu chuẩn của 特定技能1号 là "tối thiểu 7.5m²/người", nhưng nếu chuyển từ 技能実習生 sang 特定技能 tại cùng một công ty tiếp nhận và tiếp tục ở căn phòng đó, tiêu chuẩn cũ (4.5m²/người) vẫn được chấp nhận. Tuy nhiên, nếu chuyển sang căn hộ khác hoặc có thêm người mới chuyển vào phòng đó, quy định mới "7.5m²/người" sẽ lập tức được áp dụng.
Q3. Khi người lao động nước ngoài chuyển đi, họ làm bẩn phòng và phát sinh chi phí dọn dẹp/sửa chữa lớn. Doanh nghiệp có phải chịu toàn bộ chi phí này không?
A3. Không, nếu hư hỏng/vết bẩn do lỗi cố ý hoặc bất cẩn của người lao động, doanh nghiệp có thể yêu cầu họ thanh toán chi phí thực tế. Các chi phí ban đầu (như 礼金, 仲介手数料) nên do doanh nghiệp hỗ trợ, nhưng các chi phí khôi phục nguyên trạng (原状回復費用) hoặc phí vệ sinh phát sinh do sự bất cẩn của người ở thì có thể tính cho người lao động giống như lao động người Nhật. Để tránh tranh chấp, doanh nghiệp cần giải thích rõ bằng tiếng mẹ đẻ của họ ngay từ khi chuyển vào và ký cam kết bằng văn bản (như ký vào 社宅管理規程).
Tóm lại: Bảo đảm chỗ ở đúng quy định là bước đầu tiên để sử dụng lao động thành công
Việc chuẩn bị nhà ở cho lao động 特定技能1号 không đơn thuần là "tìm một chỗ để ngủ", mà là phần cốt lõi trong hoạt động hỗ trợ đúng pháp luật và hướng dẫn của 入管庁.
-
Bảo đảm diện tích tối thiểu 7.5m² / người
-
Không thu lợi nhuận từ tiền nhà và tiền điện nước của lao động
-
Hỗ trợ tìm nhà và làm thủ tục 連帯保証人 đúng quy định
Tuân thủ đúng các quy tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính pháp lý (コンプライアンス) mà còn tạo dựng niềm tin, giúp người lao động nước ngoài yên tâm làm việc và cống hiến lâu dài.
Nếu quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào như "Diện tích 社宅 hiện tại có đủ điều kiện xét duyệt không?", "Cần chuẩn bị hợp đồng và giấy tờ hỗ trợ ra sao?", "Muốn xây dựng quy chế 社宅管理規程 cho người nước ngoài"..., xin vui lòng liên hệ với văn phòng 行政書士 chuyên về 在留資格 và VISA Nhật Bản của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
