Bài viết này được giải đáp trực tiếp bởi 行政書士 chuyên về visa và 在留資格 tại Nhật Bản. Chúng tôi sẽ giải thích một cách chi tiết, dễ hiểu nhất về thắc mắc: "Nếu ngày hết hạn trên thẻ ngoại kiều (thời hạn lưu trú) rơi vào thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc ngày lễ, thì bạn cần hoàn thành thủ tục gia hạn chậm nhất là khi nào?"
"Hạn rơi vào ngày nghỉ thì có phải nộp hồ sơ từ ngày làm việc trước đó không, nếu không sẽ bị coi là cư trú bất hợp pháp?" "Đến làm thủ tục vào thứ Hai đầu tuần thì có kịp không?"
Rất nhiều bạn người Việt cũng như các doanh nghiệp đang sử dụng lao động nước ngoài cảm thấy lo lắng về vấn đề này. Câu trả lời ngắn gọn là: Nếu ngày hết hạn rơi vào những ngày cơ quan nhà nước đóng cửa (土日祝・年末年始), hồ sơ của bạn vẫn sẽ được tiếp nhận bình thường vào ngày làm việc tiếp theo (ngày thứ Hai hoặc ngày bình thường đầu tiên sau kỳ nghỉ).
Tuy nhiên, có những "bẫy" nguy hiểm mà nhiều người rất dễ mắc phải, cũng như những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ online. Hãy trang bị kiến thức đúng đắn để gia hạn visa một cách an toàn và thuận lợi nhé.
1. Hạn visa rơi vào ngày nghỉ: Nộp vào "ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ" vẫn kịp
Theo quy định của pháp luật Nhật Bản, nếu ngày hết hạn visa của bạn trùng vào ngày nghỉ của các cơ quan hành chính (thứ Bảy, Chủ Nhật, ngày lễ quốc gia, hoặc từ ngày 29/12 đến 3/1), thời hạn tiếp nhận hồ sơ sẽ tự động được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo (ngày mở cửa đầu tiên).
Ví dụ: Ngày hết hạn visa của bạn là "ngày 10 tháng 10 (thứ Bảy)", thì vào thứ Hai tuần kế tiếp (ngày 12 tháng 10), bạn đến trực tiếp cục xuất nhập cảnh (入国管理局 hoặc 地方出入国在留管理局) nộp hồ sơ thì vẫn được tính là hợp lệ và đúng hạn.
Đối với người cư trú trung và dài hạn, chỉ cần hoàn thành việc nộp hồ sơ đúng cách vào ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ, thông tin của bạn sẽ không bị tự động xóa khỏi 住民基本台帳 (住民票).
2. [Cực kỳ quan trọng] "Cái bẫy" khi nộp hồ sơ online (在留申請システム)
Hiện nay, ngày càng có nhiều người sử dụng hệ thống nộp hồ sơ qua mạng (在留申請システム) vì sự tiện lợi, có thể thực hiện 24/7 mà không cần phải xếp hàng tại 入国管理局. Tuy nhiên, nếu dùng hệ thống online này, bạn cần đặc biệt lưu ý:
Không thể sử dụng hệ thống online vào đúng ngày hết hạn hoặc sau khi đã qua ngày hết hạn!
Mặc dù hệ thống online về lý thuyết hoạt động 24/7/365, nhưng vào đúng ngày hết hạn visa hoặc trong suốt khoảng thời gian nghỉ lễ sau khi đã quá hạn, bạn sẽ KHÔNG THỂ gửi hồ sơ qua hệ thống được nữa.
Chẳng hạn, nếu visa hết hạn vào Chủ Nhật, bạn nghĩ rằng "tối Chủ Nhật ngồi nhà dùng máy tính gửi hồ sơ online" thì hệ thống sẽ báo lỗi và không chấp nhận.
Do đó, nếu có ý định nộp online, bạn bắt buộc phải hoàn thành việc gửi hồ sơ vào ngày làm việc trước kỳ nghỉ. Nếu lỡ để sát nút đúng ngày nghỉ hoặc qua ngày hết hạn, bạn sẽ không thể nộp online được nữa mà bắt buộc phải lên trực tiếp nộp tại cửa sổ của 入国管理局 vào ngày thứ Hai tuần sau.
3. Nộp vào thứ Hai là xong? Những rủi ro và điều cấm kỵ cần biết
Đừng chủ quan nghĩ rằng "nộp vào thứ Hai sau kỳ nghỉ là an toàn rồi". Dù về mặt thủ tục hành chính hồ sơ vẫn được nhận, nhưng trong khoảng thời gian vài ngày từ lúc hết hạn đến lúc nộp được hồ sơ, bạn sẽ rơi vào vùng nguy hiểm về mặt pháp lý.
① Trước khi nộp xong hồ sơ, bạn tạm thời bị coi là "cư trú bất hợp pháp"
Trong khoảng thời gian từ ngày hết hạn cho đến ngày làm việc đầu tiên bạn đi nộp hồ sơ, thời hạn visa của bạn không tự động gia hạn. Cho đến khi hồ sơ được tiếp nhận chính thức, trạng thái của bạn tạm thời bị coi là mất 在留資格 (trở thành cư trú bất hợp pháp).
② Tuyệt đối KHÔNG được đi làm/làm thêm cho đến khi nộp xong hồ sơ
Khi hồ sơ được tiếp nhận thành công, bạn mới bắt đầu được hưởng "特例期間" (thời gian đặc biệt cho phép ở lại trong lúc chờ kết quả), lúc này trạng thái cư trú bất hợp pháp mới chấm dứt. Tuy nhiên, nếu bạn đi làm trong những ngày cuối tuần (trước khi nộp hồ sơ vào thứ Hai), hành vi đó có thể bị coi là làm việc bất hợp pháp (不法就労).
Trường hợp xấu nhất, bạn có thể bị cảnh sát hoặc 入国管理局 điều tra, gây ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng đến các lần gia hạn visa sau này cũng như cơ hội xin 永住権 (永住者). Vì vậy, quy tắc vàng là: Hãy hoàn thành thủ tục gia hạn thong thả trước ngày làm việc cuối cùng trước kỳ nghỉ, tránh nước đến chân mới nhảy.
4. Khi nào có thể bắt đầu nộp hồ sơ gia hạn? Lịch trình khuyến nghị
Thủ tục gia hạn hoặc chuyển đổi 在留資格 có thể bắt đầu nộp trước 3 tháng so với ngày hết hạn visa hiện tại (trường hợp visa ngắn hạn dưới 6 tháng thì có thể nộp sau khi đã đi được một nửa thời hạn).
Để tránh tình trạng "vội vàng cuống quýt khi sát hạn" hoặc "nghỉ cuối tuần làm ảnh hưởng đến công việc", bạn nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và nộp hồ sơ trước thời điểm hết hạn từ 1 đến 2 tháng.
Lưu ý: Nếu có lý do đặc biệt như đi công tác nước ngoài dài ngày, sinh con, nhập viện điều trị..., bạn có thể được xem xét cho nộp sớm hơn 3 tháng. Nếu ở trong trường hợp này, hãy tham khảo ý kiến của 地方出入国在留管理局 hoặc các 行政書士 chuyên môn càng sớm càng tốt.
5. Giải đáp thắc mắc thường gặp (Q&A)
Dưới đây là 3 câu hỏi mà cộng đồng người Việt cũng như các doanh nghiệp tuyển dụng thường hay thắc mắc nhất:
Q1. Nếu nộp hồ sơ sát ngày hết hạn, trong lúc chờ kết quả mà visa cũ hết hạn thì ở lại Nhật có sao không?
A. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm ở lại (nhờ cơ chế "特例期間"). Chỉ cần hồ sơ 在留資格更新 hoặc chuyển đổi của bạn được tiếp nhận chính thức trước hoặc đúng ngày hết hạn, dù visa cũ có hết hạn trong thời gian chờ xét duyệt, bạn vẫn được phép ở lại và làm việc hợp pháp tại Nhật tối đa 2 tháng kể từ ngày hết hạn cũ. Đây gọi là 特例期間. Tuy nhiên, nếu bạn để quá hạn mới nộp hồ sơ thì sẽ không được áp dụng chế độ này.
Q2. Visa của nhân viên người nước ngoài trong công ty hết hạn vào Chủ Nhật. Doanh nghiệp nên xử lý thế nào?
A. Hãy nhắc nhở và hướng dẫn nhân viên hoàn thành việc nộp hồ sơ muộn nhất là vào thứ Sáu trước đó. Dù nộp vào thứ Hai vẫn được nhận hồ sơ, nhưng trong hai ngày thứ Bảy và Chủ Nhật nhân viên đó không được phép làm việc. Doanh nghiệp cũng có nguy cơ đối mặt với rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng lao động bất hợp pháp. Bộ phận nhân sự/quyản lý nên theo dõi sát thời hạn visa của nhân viên và yêu cầu làm thủ tục trước từ 1-2 tháng.
Q3. Tôi đang trong quá trình xin visa vĩnh trú (永住者), nhưng visa hiện tại sắp hết hạn thì phải làm sao?
A. Bạn BẮT BUỘC phải nộp hồ sơ 在留期間更新 cho visa hiện tại độc lập với hồ sơ vĩnh trú. Rất nhiều người nhầm lẫn điểm này! Việc xin 永住権 KHÔNG được áp dụng chế độ 特例期間. Thời gian xét duyệt vĩnh trú thường kéo dài từ 6 tháng đến hơn 1 năm. Nếu visa hiện tại (như kỹ sư, visa gia đình...) hết hạn trong thời gian chờ vĩnh trú mà bạn không gia hạn, bạn sẽ trở thành cư trú bất hợp pháp. Do đó, hãy nhớ gia hạn visa hiện tại đúng lịch dù đang chờ kết quả vĩnh trú.
6. Lời kết: Gia hạn visa chủ động để yên tâm sinh sống tại Nhật Bản
Nếu hạn visa rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, việc nộp hồ sơ vào ngày làm việc tiếp theo vẫn được chấp nhận. Tuy nhiên, những rủi ro đi kèm như không thể làm việc hay sự cố khi nộp online là điều bạn cần hết sức tránh.
Thủ tục visa tại Nhật Bản chỉ cần trễ 1 ngày hoặc sai sót hồ sơ là có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, thậm chí không thể tiếp tục ở lại Nhật.
-
Bạn đang lo lắng về lịch trình và thủ tục gia hạn visa?
-
Bạn muốn chuẩn bị hồ sơ chỉn chu nhất để đảm bảo tỉ lệ đậu 100%?
-
Bạn quá bận rộn công việc và không có thời gian xếp hàng tại 入国管理局?
Hãy liên hệ ngay với 行政書士 chuyên về 在留資格 và VISA tại Nhật Bản để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất!
