Đối với các bạn muốn mời người nước ngoài đến Nhật Bản, thủ tục về "Visa" và "在留資格" là những vấn đề không thể tránh khỏi. Đối với những người mới bắt đầu hoặc các doanh nghiệp đang cân nhắc việc tiếp nhận nhân sự, thuật ngữ và quy trình thực hiện thường rất phức tạp, khiến nhiều người loay hoay không biết phải bắt đầu từ đâu.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về tổng quan các thủ tục cần thiết để tiếp nhận người nước ngoài, cũng như cách tận dụng hiệu quả制度 "在留資格認定証明書 (COE)" để quá trình xin cấp phép diễn ra suôn sẻ.
1. "Visa" và "在留資格" để nhập cảnh vào Nhật Bản
Trước tiên, điều cơ bản cần nắm vững là sự khác biệt giữa Visa và 在留資格.
Đối với các mục đích như du lịch hoặc thăm thân, với những hoạt động ngắn hạn không phát sinh thù lao tại Nhật, trường hợp được miễn Visa rất phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc (lao động) tại Nhật hoặc có mục đích lưu trú dài hạn, bạn bắt buộc phải có "査証 (Visa)".
Thông thường, để lấy được Visa này, người nước ngoài phải nộp đơn lên Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại quốc gia nơi họ đang cư trú. Tuy nhiên, đối với các trường hợp lưu trú dài hạn hoặc lao động, không phải mọi quyết định đều được đưa ra chỉ dựa trên sự xét duyệt tại bản địa, mà thường cần sự phối hợp trước từ phía Nhật Bản, nên việc cấp Visa thường tốn rất nhiều thời gian.
2. Tối ưu hóa thủ tục với "在留資格認定証明書 (COE)"
Để giải quyết vấn đề mất thời gian khi xin Visa trực tiếp từ nước ngoài, chính phủ Nhật Bản đã tạo ra hệ thống "在留資格認定証明書 (Chứng nhận tư cách lưu trú, gọi tắt là COE)".
Thông qua hệ thống này, bạn có thể nhận được sự xác nhận trước tại Nhật Bản rằng "người nước ngoài này đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nhập cảnh vào Nhật Bản".
【Quy trình thực hiện】
-
Người đại diện tại Nhật Bản nộp đơn xin cấp "在留資格認定証明書" lên 入管.
-
入管 tiến hành xét duyệt và cấp "在留資格認定証明書".
-
Người đại diện tại Nhật gửi bản gốc chứng nhận này cho người ở nước ngoài.
-
Người nước ngoài nộp "在留資格認定証明書" kèm theo hồ sơ để xin cấp Visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước sở tại.
Bằng cách thực hiện theo quy trình này, thời gian xét duyệt tại Đại sứ quán sẽ được rút ngắn đáng kể, giúp việc cấp Visa trở nên thuận lợi hơn. Nếu không có chứng nhận này mà nộp đơn trực tiếp, khả năng cao hồ sơ sẽ bị yêu cầu điều tra bổ sung rất gắt gao, dẫn đến rủi ro lớn là quá trình nhập cảnh sẽ bị chậm trễ kéo dài.
3. Ai có thể đại diện thực hiện thủ tục?
Về nguyên tắc, việc nộp đơn xin cấp 在留資格認定証明書 được thực hiện thông qua người đại diện cư trú tại Nhật Bản thay cho "người nước ngoài dự định nhập cảnh".
Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên của doanh nghiệp tiếp nhận sẽ là người đại diện thực hiện thủ tục. Nếu là thực tập sinh kỹ năng theo dạng quản lý đoàn thể, thì nhân viên của 監理団体 sẽ là người đại diện; nếu là đón người thân sang Nhật, thì người thân đang cư trú tại Nhật sẽ là người đại diện.
Tuy nhiên, trong guồng quay bận rộn hàng ngày, việc chuẩn bị các loại giấy tờ phức tạp và phải nhiều lần đi lại tại cơ quan 入管 là một gánh nặng rất lớn. Hơn nữa, chỉ cần một sai sót nhỏ trong giấy tờ cũng có thể khiến quá trình xét duyệt bị đình trệ. Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ủy thác cho các chuyên gia như 行政書士 để thực hiện thủ tục thay mặt.
【Giải đáp những câu hỏi thường gặp】
Q1: Nếu được cấp 在留資格認定証明書 thì chắc chắn sẽ được nhập cảnh vào Nhật phải không?
A: Không hẳn là vậy. 在留資格認定証明書 là chứng nhận rằng bạn đáp ứng các yêu cầu để nhập cảnh vào Nhật, nhưng quyết định cuối cùng vẫn thuộc về cán bộ quản lý nhập cảnh tại sân bay. Ngoài ra, chứng nhận này có thời hạn hiệu lực là 3 tháng kể từ ngày cấp, vì vậy bạn cần nhanh chóng nộp đơn xin Visa và nhập cảnh vào Nhật trong thời hạn quy định.
Q2: Người nước ngoài ở nước ngoài có thể tự nộp đơn được không?
A: Về nguyên tắc, thủ tục này được thực hiện bởi "người đại diện cư trú tại Nhật". Nếu bạn không có người thân hoặc đơn vị tiếp nhận tại Nhật, cách thức tiến hành sẽ trở nên vô cùng phức tạp. Mặc dù hệ thống nộp đơn trực tuyến đã được triển khai, nhưng việc chứng minh các điều kiện yêu cầu đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu, vì vậy chúng tôi khuyên bạn không nên tự thực hiện mà hãy tham khảo ý kiến chuyên gia.
Q3: Tôi từng xin 在留資格認定証明書 nhưng bị từ chối. Liệu có thể xin lại được không?
A: Nếu lý do dẫn đến việc bị từ chối trước đó đã được giải quyết, bạn hoàn toàn có thể nộp đơn lại. Tuy nhiên, nếu bạn không phân tích chính xác lý do bị từ chối là gì, kết quả có thể sẽ lặp lại tương tự. Đặc biệt, nhiều trường hợp thường thiếu sự giải thích rõ ràng về "sự cần thiết phải nhập cảnh" hoặc "nội dung hoạt động cụ thể". Các chuyên gia có kinh nghiệm dày dặn từ hàng ngàn hồ sơ thực tế, họ biết cách xây dựng bộ hồ sơ giải trình thuyết phục hơn rất nhiều.
Lời khuyên từ chuyên gia: Tầm quan trọng của việc chuẩn bị sớm
Trong việc tiếp nhận người nước ngoài, thời điểm là yếu tố sống còn. Đặc biệt vào những mùa cao điểm, các cơ quan 入管 luôn trong tình trạng quá tải. Nếu bạn lên kế hoạch quá sát ngày như "muốn nhân viên làm việc từ tháng sau", thì khả năng cao là sẽ không kịp tiến độ. Hãy chuẩn bị trước từ 3 tháng đến nửa năm để đảm bảo quá trình nhập cảnh diễn ra suôn sẻ.
Nếu bạn cảm thấy lo lắng về việc chuẩn bị giấy tờ hoặc muốn tập trung vào công việc kinh doanh chính, đừng ngần ngại liên hệ với văn phòng của chúng tôi để được tư vấn.
