Là một 行政書士 chuyên về thủ tục VISA tại Nhật Bản, tôi thường xuyên nhận được những câu hỏi như: "Chúng tôi muốn tuyển dụng 特定技能外国人 nhưng các công việc hỗ trợ quá nhiều khiến doanh nghiệp không thể quán xuyến hết" hoặc "Chúng tôi lo lắng không biết liệu việc quản lý lao động có đúng quy định pháp luật hay không".
Nếu quý doanh nghiệp đang cân nhắc về chế độ 特定技能, chắc chắn đã từng băn khoăn về vấn đề này. Khi thuê 特定技能外国人, doanh nghiệp (特定所属機関) có nghĩa vụ phải hỗ trợ chi tiết cho người lao động về cả công việc, đời sống hàng ngày lẫn đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc vừa đảm bảo các quy trình thủ tục đòi hỏi chuyên môn cao, vừa phải đối ứng đa ngôn ngữ, vừa thực hiện công việc kinh doanh hàng ngày là một áp lực không nhỏ đối với doanh nghiệp.
Chính vì vậy, "登録支援機関" ra đời để trở thành người đồng hành đáng tin cậy. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về vai trò của 登録支援機関 và lý do tại sao nhiều doanh nghiệp lại lựa chọn hình thức này.
1. 登録支援機関 là gì? Giải thích từ góc độ chuyên gia
Hiểu một cách đơn giản, 登録支援機関 là một "tập thể chuyên gia đảm nhận vai trò hỗ trợ 特定技能外国人".
Theo chế độ 特定技能, doanh nghiệp (特定所属機関) không chỉ có trách nhiệm thuê người lao động mà còn phải thực hiện các hỗ trợ bắt buộc theo luật định từ trước khi nhập cảnh cho đến khi người lao động nghỉ việc. Ví dụ như: đảm bảo chỗ ở, hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng, tạo cơ hội học tiếng Nhật, hay tổ chức các buổi phỏng vấn định kỳ.
Đây là những nhiệm vụ cực kỳ quan trọng nhưng mỗi hạng mục đều đòi hỏi chuyên môn nhất định. Vai trò của 登録支援機関 là thay mặt doanh nghiệp lập kế hoạch và thực hiện các "支援計画" này từ góc độ chuyên nghiệp. Nhờ đó, quý doanh nghiệp có thể tập trung vào công việc cốt lõi của mình mà vẫn an tâm phát huy tối đa năng lực của người lao động.
2. Tại sao nhiều doanh nghiệp lại tin tưởng sử dụng dịch vụ của 登録支援機関?
Có 3 lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp ưu tiên việc ủy thác bên ngoài thay vì tự thực hiện:
① Thiếu hụt kiến thức chuyên môn: Các quy định trong 入管法 và 労働法 rất phức tạp và thường xuyên thay đổi. Nếu tự đào tạo nhân sự nội bộ, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều chi phí và thời gian. Việc giao phó cho một cơ quan am hiểu luật pháp mới nhất là lựa chọn hợp lý để quản trị rủi ro.
② Rào cản về ngôn ngữ: Đa số 特定技能外国人 sử dụng tiếng mẹ đẻ là ngôn ngữ chính. Để chăm sóc sâu sát từ thủ tục hành chính, giải quyết rắc rối đời sống đến quản lý sức khỏe, không chỉ cần kỹ năng dịch thuật mà còn cần sự thấu hiểu về văn hóa và giá trị quan của người lao động. 登録支援機関 sở hữu đội ngũ nhân sự có thể xử lý đa ngôn ngữ, giúp việc giao tiếp trở nên trơn tru hơn.
③ Giảm bớt gánh nặng: Đặc biệt với những doanh nghiệp lần đầu tuyển dụng, việc soạn thảo 支援計画 và báo cáo định kỳ lên 入管 là một gánh nặng lớn. Nếu thực hiện sai sót, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị dừng sử dụng chế độ này. Việc giao cho chuyên gia giúp đảm bảo hệ thống vận hành chính xác và ổn định.
3. Q&A: Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi thuê lao động nước ngoài
Q1: Liệu có thể giao phó hoàn toàn mọi việc cho 登録支援機関 không?
A: Câu trả lời là không thể giao phó hoàn toàn trách nhiệm. Với tư cách là "người sử dụng lao động", trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về quý doanh nghiệp. 登録支援機関 đóng vai trò là "người hỗ trợ". Do đó, chìa khóa của sự thành công là quý doanh nghiệp cần giữ vững ý thức rằng mình là người trực tiếp thuê nhân sự và cần phối hợp chặt chẽ với 登録支援機関.
Q2: Chúng tôi đang tự hỗ trợ nhưng liệu có thể chuyển sang thuê 登録支援機関 giữa chừng được không?
A: Hoàn toàn được. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu tự xoay xở nhưng khi thấy quản lý quá khó khăn đã tìm đến sự ủy thác. Lời khuyên của tôi là ngay khi cảm thấy quá sức, hãy liên hệ sớm nhất có thể để đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Q3: Làm thế nào để chọn một 登録支援機関 phù hợp mà không bị sai lầm?
A: Đừng chỉ dựa vào giá cả. Hãy đảm bảo rằng họ không vi phạm 入管法 hay 労働法. Sau đó, hãy cân nhắc dựa trên các tiêu chí như: họ có hiểu về đặc thù ngành nghề của công ty bạn không? Họ có khả năng hỗ trợ ngôn ngữ khiến người lao động cảm thấy an tâm không? Hãy trực tiếp phỏng vấn để cảm nhận sự nhiệt huyết của đội ngũ nhân sự tại đó.
Lời kết
Chế độ 特定技能 là một cơ chế vô cùng quan trọng để bổ sung nhân lực cho Nhật Bản. Tuy nhiên, việc vận hành đúng luật là chưa đủ; hãy tạo ra một môi trường mà người lao động nước ngoài cảm thấy an tâm làm việc và phát triển, điều đó sẽ trực tiếp dẫn đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của quý vị.
Để xây dựng một môi trường làm việc nơi người nước ngoài và người Nhật cùng nhau cười nói và nỗ lực, hãy sử dụng 登録支援機関 như một "người cộng sự đắc lực". Nếu quý vị có bất kỳ lo lắng nào, đừng ngần ngại liên hệ với văn phòng của tôi. Với tư cách là 行政書士, tôi rất sẵn lòng tư vấn giải pháp phù hợp nhất với tình hình của doanh nghiệp bạn.
