Chào các bạn. Tôi là 行政書士 chuyên về mảng tư vấn và xử lý hồ sơ 在留資格 (VISA) tại Nhật Bản.
Đối với những người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật, việc thay đổi hay gia hạn 在留資格 là một thủ tục cực kỳ quan trọng, quyết định đến tương lai và dự định của bản thân. Chắc hẳn không ít bạn luôn lo lắng rằng "Chẳng may bị trượt thì phải làm sao?" hay cảm thấy sụp đổ khi nhận được thông báo không được cấp phép.
Tuy nhiên, thực tế là dù có bị từ chối một lần, không có nghĩa là bạn phải rời khỏi Nhật Bản ngay lập tức. Nếu bạn nắm rõ quy trình và có cách ứng phó chính xác, cơ hội để "lật ngược thế cờ" và nhận được sự đồng ý từ cục là hoàn toàn có thể.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết dưới góc nhìn chuyên gia về những việc bạn cần làm ngay khi bị trượt visa.
1. Tại sao không thể đơn thuần khiếu nại (不服申し立て) khi trượt visa?
Điều đầu tiên các bạn cần biết là quy định trong 入管法 (出入国管理及び難民認定法) của Nhật Bản.
Thông thường, với các quyết định hành chính khác (ví dụ như khi bạn không đồng ý với mức thuế), sẽ có chế độ gọi là 不服申し立て (審査請求) để yêu cầu xem xét lại. Tuy nhiên, đáng tiếc là đối với việc bị từ chối thay đổi hay gia hạn visa, chế độ 審査請求 này lại không được áp dụng.
Nói cách khác, khi nhận được thông báo trượt, bạn không thể chỉ gửi một tờ đơn nói rằng "Tôi không phục, hãy kiểm tra lại cho tôi" mà giải quyết được vấn đề.
2. Việc quan trọng nhất: Lên trực tiếp 入管 để hỏi rõ lý do
Khi bị từ chối, việc đầu tiên bạn phải làm là tìm hiểu sự thật: "Tại sao hồ sơ của mình lại không đạt?".
Trong tờ thông báo mà 入管 gửi về, họ thường chỉ ghi những câu rất chung chung và trừu tượng kiểu như: "Hồ sơ không đủ điều kiện để cấp phép". Chỉ đọc bấy nhiêu thôi thì chắc chắn bạn sẽ không thể biết mình cần phải sửa đổi hay bổ sung cái gì.
Vì vậy, bạn cần trực tiếp lên 入管 quản lý khu vực của mình để nghe giải thích trực tiếp từ cán bộ thụ lý hồ sơ. Hãy lưu ý các điểm sau:
-
Cơ hội chỉ có một lần: Thông thường, buổi gặp mặt để nghe giải thích lý do chỉ diễn ra duy nhất một lần.
-
Nên đi cùng chuyên gia: Tôi thực lòng khuyên bạn nên đi cùng các chuyên gia như 行政書士. Bởi lẽ, cán bộ入管 thường dùng rất nhiều thuật ngữ chuyên môn khó hiểu. Nếu đi một mình, có nguy cơ bạn sẽ ra về mà vẫn chưa hiểu rõ "rốt cuộc mình thiếu cái gì", dẫn đến việc sửa sai không đúng chỗ.
3. Cách xoay chuyển tình thế bằng 再申請
Nếu lý do bị trượt là những vấn đề có thể "khắc phục được", bạn hoàn toàn có thể tiến hành 再申請.
Dưới đây là một số ví dụ điển hình:
-
Giải trình chưa đủ ý: Trong hồ sơ 「技術・人文知識・国際業務」, cục hiểu lầm rằng công việc của bạn chỉ là lao động chân tay đơn thuần.
-
Giải pháp: Bổ sung chi tiết các tài liệu liên quan đến công việc thực tế, quy trình làm việc cụ thể để chứng minh đây là công việc chuyên môn.
-
-
Thiếu sót về giấy tờ: Cục cho rằng tình hình tài chính của công ty không tốt, nhưng thực tế đó chỉ là khó khăn tạm thời và bạn lại quên nộp các giấy tờ chứng minh sự ổn định trong tương lai.
-
Giải pháp: Nộp thêm bản kế hoạch kinh doanh sắp tới hoặc các hợp đồng mới để khẳng định tiềm năng của công ty.
-
Chỉ cần phân tích kỹ nguyên nhân, bổ sung đầy đủ bằng chứng (tài liệu) xác thực để xóa tan nghi ngờ của cục, cơ hội được cấp phép khi 再申請 là rất cao.
4. Trường hợp hết hạn visa: Chuyển sang 特定活動
Có những trường hợp khi lên nghe kết quả trượt thì visa hiện tại đã hết hạn, hoặc chỉ còn lại vài ngày.
Trong tình huống này, bạn cũng không cần phải quá hoảng loạn. Cục sẽ hướng dẫn bạn chuyển đổi tạm thời sang visa 特定活動 (với mục đích chuẩn bị xuất cảnh). Thông thường bạn sẽ có thêm 30 hoặc 31 ngày để chuẩn bị.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một khi đã chuyển sang 特定活動 (chuẩn bị xuất cảnh), việc khởi kiện ra tòa (行政訴訟) để tranh chấp kết quả trượt trước đó sẽ trở nên rất khó khăn. Vì thế, bạn cần có một tầm nhìn cụ thể và thảo luận kỹ với chuyên gia trước khi quyết định bước đi tiếp theo.
5. Giải pháp cuối cùng: 行政訴訟
Nếu bạn tin rằng quyết định của 入管 là hoàn toàn bất công và muốn tranh đấu đến cùng, bạn có thể khởi kiện ra tòa, gọi là 行政訴訟. Đây là cách yêu cầu tòa án hủy bỏ quyết định không cấp phép của cục. Tuy nhiên, kiện tụng thường mất rất nhiều thời gian và chi phí, nên thông thường mọi người sẽ ưu tiên tìm cách giải quyết thông qua 再申請 trước.
Góc hỏi đáp Q&A
Q1: Nếu bị trượt visa, tôi có phải về nước ngay lập tức không?
A1: Không, bạn không cần phải về nước ngay. Dù bị trượt, bạn vẫn được cho phép có thời gian để lên 入管 xác nhận lý do. Nếu visa vẫn còn hạn, bạn có thể 再申請. Ngay cả khi đã hết hạn, bạn vẫn có thể được chuyển sang 特定活動 để có thời gian chuẩn bị hồ sơ xin lại hoặc sắp xếp việc cá nhân. Đừng bỏ cuộc, hãy liên hệ chuyên gia ngay.
Q2: Có phải trượt một lần rồi thì sau này sẽ không bao giờ đỗ được nữa không?
A2: Điều đó hoàn toàn sai lầm. Rất nhiều trường hợp bị trượt chỉ vì "thiếu giấy tờ" hoặc "cách giải trình chưa khéo". Khi đã hiểu đúng nguyên nhân và bổ sung tài liệu hợp lý để 再申請, rất nhiều người đã nhận được visa thành công. Quan trọng không phải là "đã trượt", mà là "lần tới mình sẽ làm thế nào để đỗ".
Q3: Đi hỏi lý do tại 入管 một mình và đi cùng 行政書士 có gì khác nhau?
A3: Khác biệt rất lớn ở mức độ hiểu vấn đề và tốc độ xử lý. Cán bộ入管 sẽ không đứng về phía bạn để chỉ cách làm sao cho đỗ. Nhưng nếu có 行政書士 đi cùng, chúng tôi có thể nắm bắt được "điểm mấu chốt" trong cuộc đối thoại với cán bộ, từ đó trực tiếp thương lượng: "Nếu nộp thêm tài liệu như thế này thì có khả năng được cấp phép không?". Việc mang được thông tin chính xác về là chìa khóa quan trọng nhất để 再申請 thành công.
Lợi ích khi tham vấn chuyên gia
Hồ sơ visa giống như bản thiết kế cho tương lai của bạn tại Nhật. Nếu tự mình loay hoay rồi lãng phí thời gian, bạn có thể đánh mất cơ hội quý giá để khắc phục sai lầm.
Nếu bạn đang cảm thấy lo lắng hoặc không biết phải làm gì khi gặp rắc rối về visa, hãy liên hệ với các 行政書士 chuyên về mảng VISA để được hỗ trợ kịp thời nhé!
