Bài viết chi tiết
Chào các bạn người Việt Nam đang làm việc tại Nhật Bản. Khi các bạn chuyển việc hoặc nghỉ việc ở công ty cũ, chắc hẳn ai cũng bận rộn với những buổi tiệc chia tay hay chuẩn bị cho môi trường mới. Tuy nhiên, có một việc cực kỳ quan trọng mà các bạn tuyệt đối không được quên, đó chính là báo cáo với 入管 (Cục Xuất nhập cảnh).
Rất nhiều bạn lầm tưởng rằng: "Khi mình vào công ty mới, công ty sẽ tự báo cáo nên 入管 sẽ tự biết thôi". Đây là một sai lầm cực kỳ tai hại. Nếu bạn quên việc 届出 này, thời hạn VISA của bạn có thể bị rút ngắn trong lần gia hạn tới, hoặc tệ hơn là bị trượt VISA.
Với tư cách là một 行政書士 chuyên về VISA, tôi sẽ giải thích chi tiết về tầm quan trọng của việc báo cáo 所属機関 và cách khắc phục nếu bạn lỡ quên.
1. 所属機関の届出 là 義務 để bạn có thể tiếp tục sống tại Nhật
Đối với những người nước ngoài cư trú trung và dài hạn tại Nhật Bản, khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến tổ chức mà mình đang tham gia (所属機関), bạn có 義務 phải báo cáo trong vòng 14 ngày.
Các trường hợp cụ thể cần báo cáo:
-
Người có VISA lao động (技術・人文知識・国際業務...): Khi chuyển việc, nghỉ việc, thay đổi địa điểm phái cử, hoặc công ty đổi tên.
-
Du học sinh: Khi tốt nghiệp, thôi học, nghỉ học hoặc chuyển trường.
-
Người có VISA thân nhân (日本人の配偶者等...): Khi ly hôn hoặc người phối ngẫu qua đời.
Theo điều 19 khoản 15 của luật quản lý nhập cảnh, việc báo cáo này không phải là "tùy chọn" mà là 義務 (nghĩa vụ bắt buộc). 入管 sẽ thông qua báo cáo này để xác nhận xem bạn có đang tiếp tục các hoạt động đúng như tư cách lưu trú đã được cấp hay không.
2. Câu chuyện thực tế: Bi kịch của anh A vì quên báo cáo khi chuyển việc
Hãy cùng xem qua một trường hợp rắc rối điển hình dưới đây:
[Nội dung tư vấn] Anh A là một kỹ sư IT, đang sở hữu VISA 技術・人文知識・国際業務 thời hạn 3 năm. Một năm trước, anh nghỉ việc tại công ty X và chuyển sang công ty Y ngay lập tức. Vì công việc tại công ty Y vẫn là kỹ sư nên anh nghĩ không có vấn đề gì và cứ thế làm việc suốt 1 năm mà không liên lạc gì với 入管. Đến kỳ gia hạn VISA năm nay, khi nộp hồ sơ, anh đã bị 入管 thẩm vấn rất gắt gao: "Tại sao anh không báo cáo việc nghỉ việc từ 1 năm trước?".
[Giải thích và Kết quả] Anh A cứ nghĩ rằng "Ở công ty mới mình vẫn đóng 社会保険 và 税金 đầy đủ, nên chắc chắn 入管 đã nắm được thông tin rồi". Tuy nhiên, hệ thống của 入管 và hệ thống của 社会保険・税金 là hoàn toàn khác nhau. Kết quả là VISA của anh A vẫn được gia hạn, nhưng thời hạn 3 năm trước đây đã bị rút ngắn xuống còn 1 năm. Chưa dừng lại ở đó, việc 届出義務違反 này sẽ trở thành một "vết đen" khiến hồ sơ 永住申請 (vĩnh trú) sau này của anh bị đánh giá là "tư cách đạo đức không tốt".
3. 3 tác hại lớn khi bạn "ngó lơ" việc báo cáo
Việc không thực hiện báo cáo sẽ mang lại những bất lợi nghiêm trọng hơn bạn tưởng:
-
① Phạt tiền lên đến 20 man (罰金刑): Theo điều 71 khoản 5 luật nhập cảnh, nếu không có lý do chính đáng mà quên báo cáo, bạn có thể bị xử phạt 罰金刑. Nếu báo cáo sai sự thật, hình phạt có thể lên đến 1 năm tù hoặc phạt tiền 20 man.
-
② Thời hạn VISA bị rút ngắn: Đây là hình phạt thực tế nhất. Trong hướng dẫn của 入管, việc bạn có tuân thủ 届出義務 hay không là yếu tố then chốt để quyết định cấp VISA 1 năm, 3 năm hay 5 năm. Những người không thực hiện nghĩa vụ thường bị coi là "cần theo dõi sát sao" và chỉ được cấp VISA 1 năm.
-
③ Gặp khó khăn khi xin 永住・帰化: Khi xét duyệt vĩnh trú, 入管 sẽ kiểm tra quá trình chấp hành pháp luật của bạn trong 5-10 năm gần nhất. Một lỗi nhỏ như quên báo cáo cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị đánh giá thấp và bị đánh trượt dù lương của bạn có cao đến đâu.
4. Giải đáp thắc mắc (Q&A)
Q1: Tôi nghỉ việc nhưng chưa tìm được công ty mới, phải làm sao?
A: Hãy báo cáo việc "nghỉ việc" (離脱の届出) ngay lập tức. Đừng bao giờ nghĩ rằng "đợi khi nào có việc mới rồi báo cáo một thể". Trong vòng 14 ngày kể từ khi nghỉ việc, bạn phải hoàn thành việc báo cáo đã nghỉ công ty cũ. Sau này khi có công ty mới, bạn sẽ làm thêm một bản báo cáo "vào công ty mới" (移籍の届出) sau.
Q2: Tôi đã quá hạn 14 ngày từ lâu rồi, giờ mới nộp có bị mắng không?
A: Việc im lặng và che giấu mới là lựa chọn tồi tệ nhất. Hãy nộp ngay bây giờ! Việc bạn nộp muộn tại cửa sổ 入管 hay qua mạng không khiến bạn bị bắt giữ ngay lập tức. Ngược lại, nếu để đến lúc gia hạn VISA mới bị phát hiện thì ấn tượng sẽ xấu hơn rất nhiều. Việc tự giác nộp muộn cho thấy bạn có tinh thần cầu thị và thành khẩn, giúp giảm nhẹ hình phạt.
Q3: Công ty bảo "Cứ yên tâm, công ty sẽ làm thủ tục cho" thì có tin được không?
A: Thủ tục của công ty và của cá nhân bạn là hai việc hoàn toàn khác nhau. Công ty có trách nhiệm báo cáo việc thuê/nghỉ của người nước ngoài (thông qua ハローワーク...), nhưng bạn vẫn có 義務 của riêng mình. Ngay cả khi công ty đã làm, bạn vẫn phải tự mình hoàn thành báo cáo cá nhân và giữ lại bản sao để làm minh chứng sau này.
5. Chỉ mất 5 phút! Bạn có thể làm ngay trên điện thoại hoặc máy tính
Hiện nay, bạn không cần phải tốn công lên tận 入管 nữa:
-
出入国在留管理庁電子届出システム: Chỉ cần đăng ký tài khoản là bạn có thể báo cáo online 24/7.
-
Gửi bưu điện: Nếu không rành về internet, hãy in đơn, đính kèm bản sao thẻ ngoại kiều và gửi về địa chỉ:
〒160-0004 東京都新宿区四谷1-6-1 四谷タワー14階 東京出入国在留管理局 在留調査部門
Lời kết
Việc chuyển việc để phát triển sự nghiệp tại Nhật là điều rất đáng khích lệ. Tuy nhiên, đừng để một thủ tục nhỏ như 届出 làm rào cản cho tương lai của bạn. Hãy tập thói quen "báo cáo trong vòng 14 ngày" để luôn giữ cho hồ sơ lưu trú của mình thật "sạch" và an tâm làm việc tại Nhật nhé!
