Số lượng người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản với tư cách lưu trú "特定技能" đang ngày càng tăng, được xem là chìa khóa giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực hiện nay. Chắc hẳn quý công ty cũng đang băn khoăn: "Chúng tôi đang cân nhắc tiếp nhận "特定技能" nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu", hay "Việc lập kế hoạch và quản lý "支援計画" có vẻ rất phức tạp".
Để tiếp nhận người nước ngoài theo diện "特定技能", quý doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện nghiêm túc "支援計画" đã được pháp luật quy định và báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, nếu vừa phải lo công việc kinh doanh bận rộn, vừa phải tự mình thực hiện mọi công tác hỗ trợ cuộc sống cho người nước ngoài thì thực tế là rất khó khăn.
Đó chính là lý do bạn cần đến "登録支援機関". Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về "登録支援機関" là gì và họ sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp như thế nào.
1. "登録支援機関" thực chất là gì?
Hiểu một cách đơn giản, họ chính là "đối tác hỗ trợ cuộc sống và công việc" cho người nước ngoài, thay mặt cho doanh nghiệp tiếp nhận.
Trong "在留資格" mang tên "特定技能", pháp luật quy định nghiêm ngặt rằng: "Doanh nghiệp phải hỗ trợ để người nước ngoài có thể an tâm sinh sống và làm việc tại Nhật Bản". Đây chính là "支援計画".
Các công việc hỗ trợ này rất đa dạng, từ hướng dẫn trước khi nhập cảnh, tìm nhà, làm thủ tục hành chính, đến tư vấn các vấn đề trong cuộc sống. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở địa phương hoặc các công ty lần đầu tiếp nhận người nước ngoài, việc tự mình hoàn thiện tất cả các công việc này là một gánh nặng rất lớn.
Bằng cách ủy thác một phần hoặc toàn bộ công việc hỗ trợ này cho các chuyên gia là "登録支援機関", quý doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào "công việc chuyên môn (đào tạo và quản lý công việc)".
2. "9 hạng mục hỗ trợ" mà "登録支援機関" thực hiện
Dựa trên quy định của pháp luật, "登録支援機関" có nghĩa vụ thực hiện "9 hạng mục hỗ trợ" dưới đây. Có thể nói, họ chính là người đồng hành giúp người nước ngoài tự lập cuộc sống tại Nhật Bản.
-
Hướng dẫn trước khi nhập cảnh: Truyền đạt các quy tắc và văn hóa sinh hoạt tại Nhật Bản bằng ngôn ngữ mà người đó có thể hiểu.
-
Đưa đón khi xuất nhập cảnh: Đón tại sân bay khi nhập cảnh và tiễn khi về nước để giúp họ bớt lo lắng trong lần đầu.
-
Hỗ trợ tìm nhà ở: Hỗ trợ để đảm bảo chỗ ở thuận lợi ngay cả khi không có "連帯保証人" hoặc gặp khó khăn trong việc ký hợp đồng.
-
Hướng dẫn đời sống: Dạy các kiến thức cơ bản như cách đóng hóa đơn tiện ích (điện, nước, gas), quy tắc đổ rác...
-
Hỗ trợ học tiếng Nhật: Tạo môi trường để họ học tiếng Nhật, giúp hòa nhập với xã hội Nhật Bản.
-
Tiếp nhận tư vấn, khiếu nại: Là cầu nối để họ có thể trao đổi về khó khăn trong công việc hoặc rắc rối trong cuộc sống bằng tiếng mẹ đẻ.
-
Hỗ trợ thủ tục hành chính: Hỗ trợ đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính, làm thủ tục bảo hiểm...
-
Thúc đẩy giao lưu với người Nhật: Tạo cơ hội giao lưu, tham gia sự kiện để hòa nhập với cộng đồng địa phương.
-
Hỗ trợ chuyển việc: Hỗ trợ tìm nơi làm việc mới trong trường hợp phải chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do từ phía công ty.
Vì cần thực hiện những công việc này bằng "ngôn ngữ mà người nước ngoài có thể hiểu", nên chìa khóa thành công chính là việc lựa chọn một tổ chức có đội ngũ nhân viên đa ngôn ngữ.
3. "Nghĩa vụ báo cáo" mà doanh nghiệp cần lưu ý
Việc phó mặc hoàn toàn cho "登録支援機関" không phải là giải pháp an toàn tuyệt đối. Thực tế, "登録支援機関" có nghĩa vụ "báo cáo tình hình hỗ trợ cho "入管" định kỳ 3 tháng một lần".
Nếu việc hỗ trợ không được thực hiện đúng cách, "入管" sẽ sớm phát hiện ra thông qua nội dung báo cáo. Khi đó, không loại trừ khả năng doanh nghiệp tiếp nhận là quý công ty sẽ phải chịu trách nhiệm.
Khi lựa chọn "登録支援機関", hãy kiểm tra các điểm sau:
-
"Họ có báo cáo đầy đủ và nghiêm túc hay không?"
-
"Họ có quản lý hồ sơ phỏng vấn với người nước ngoài một cách phù hợp không?"
-
"Tốc độ phản hồi khi xảy ra rắc rối như thế nào?"
Theo thông tin từ "出入国在留管理庁", hiện có hơn 8.000 "登録支援機関" đang hoạt động. Họ có xuất thân đa dạng như văn phòng "行政書士", "税理士事務所", công ty nhân sự... Hãy cân nhắc ngành nghề của công ty mình và quốc tịch của người lao động để lựa chọn đối tác phù hợp, từ đó đảm bảo sự ổn định trong tuyển dụng lâu dài.
4. Các câu hỏi thường gặp (Q&A)
Q1. Tôi có thể thay đổi "登録支援機関" được không?
A. Tất nhiên là được. Nếu bạn không hài lòng với nội dung hỗ trợ hoặc gặp khó khăn trong giao tiếp, bạn hoàn toàn có quyền xem xét lại hợp đồng. Tuy nhiên, khi thay đổi cần phải làm thủ tục thông báo với "入管", vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia trước.
Q2. Làm thế nào để chọn "登録支援機関" phù hợp?
A. Hãy nhìn vào "thành tích thực tế" và "tốc độ phản hồi". Đặc biệt quan trọng là họ có kinh nghiệm hỗ trợ người nước ngoài trong cùng ngành nghề với bạn hay không, và người phụ trách có phản hồi nhanh chóng (dễ trao đổi) hay không. Chỉ chọn dựa trên giá rẻ thường dẫn đến những rắc rối về sau.
Q3. Chi phí hỗ trợ do ai chi trả?
A. Về cơ bản, "doanh nghiệp tiếp nhận" sẽ chi trả. Pháp luật nghiêm cấm việc bắt người nước ngoài gánh chịu chi phí hỗ trợ trực tiếp hay gián tiếp. Hãy kiểm tra kỹ nội dung báo giá để đảm bảo bạn nhận được dịch vụ chất lượng với chi phí hợp lý.
Lời kết:
"特定技能" là một chế độ tuyệt vời giúp người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản và quý doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài. "登録支援機関" không chỉ là đơn vị làm thủ tục giấy tờ, mà còn là một phần không thể thiếu như một "phòng nhân sự" của quý công ty.
Nếu quý vị đang cảm thấy bất an về hệ thống hỗ trợ hiện tại, hoặc đang cân nhắc tiếp nhận lần đầu, đừng ngần ngại mà hãy tìm đến các chuyên gia như "行政書士". Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành để xây dựng hệ thống tiếp nhận tối ưu nhất cho quý doanh nghiệp.
