Khi đang sinh sống tại Nhật Bản, chắc hẳn có những lúc bạn tự hỏi "Các thủ tục hành chính tại Nhật Bản vận hành như thế nào nhỉ?". Đặc biệt, một trong những câu hỏi mà tôi thường xuyên nhận được từ những bạn đang dự định kết hôn với người Nhật hoặc đã kết hôn rồi, đó là: "Mối quan hệ của chúng tôi sẽ được ghi lại như thế nào trong 戸籍 của Nhật Bản?".
Hệ thống 戸籍 của Nhật Bản rất quen thuộc với người Nhật, nhưng đối với hôn nhân quốc tế, mọi thứ có đôi chút khác biệt. Hôm nay, với tư cách là một chuyên gia, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về cơ chế của 戸籍 khi bạn kết hôn với người Nhật.
Mối quan hệ giữa hôn nhân quốc tế và "戸籍 của Nhật Bản"
Điều đầu tiên bạn cần biết là 戸籍 là hệ thống được thiết lập để xác nhận chính thức các thông tin về nhân thân của "người Nhật". Do đó, theo nguyên tắc, người nước ngoài sẽ không "nhập" vào 戸籍 của Nhật Bản.
Tuy nhiên, liệu điều đó có nghĩa là sự tồn tại của người vợ/chồng là người nước ngoài sẽ không xuất hiện trong các giấy tờ chính thức của Nhật Bản không? Câu trả lời là không. Khi người Nhật kết hôn với người nước ngoài, trong 戸籍 của người Nhật đó sẽ ghi lại sự thật về việc "kết hôn với ai, vào ngày nào".
Cụ thể, tại mục "婚姻事項" trong 戸籍 của người Nhật, thông tin về họ tên, quốc tịch của người phối ngẫu và ngày kết hôn sẽ được bổ sung vào. Nói cách khác, khi bạn xin cấp 戸籍謄本 (全部事項証明書), tên của người phối ngẫu sẽ được ghi trên đó, giúp chứng minh về mặt pháp lý rằng hai người là vợ chồng.
Tên của người phối ngẫu được ghi như thế nào?
Nhiều bạn thường thắc mắc: "Tên của người nước ngoài sẽ được viết bằng Katakana phải không?".
Trên thực tế, tên của người nước ngoài khi ghi vào 戸籍 của Nhật Bản về cơ bản sẽ được viết bằng Katakana. Chúng ta sẽ chuyển đổi cách đọc của các ký tự Latinh trên hộ chiếu sang Katakana để ghi lại.
Ở đây có một điểm vô cùng quan trọng, đó chính là "cách đọc". Khi chuyển sang Katakana, việc quyết định cách đọc như thế nào là rất quan trọng. Để tránh những rắc rối hoặc bị chỉ ra rằng "tên không khớp" trong các thủ tục sau này, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về cách đọc và cách viết Katakana khi làm 婚姻届 hoặc các thủ tục khác.
Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ: Quyền thừa kế và giá trị chứng minh của 戸籍
Có thể đây là câu chuyện của tương lai và không ai muốn nghĩ tới, nhưng có lẽ một số bạn cũng từng lo lắng rằng: "Nếu chẳng may vợ/chồng mình gặp chuyện không hay thì sao?".
Trong trường hợp không may người phối ngẫu là người Nhật hoặc người nước ngoài qua đời, những thông tin ghi trên 戸籍 sẽ đóng vai trò cực kỳ quan trọng.
Trong 戸籍 của người Nhật, cùng với sự thật về hôn nhân, thông tin về người đã khuất cũng sẽ được ghi lại. Bằng cách lấy 戸籍謄本, người còn sống có thể chứng minh rằng "mình là người phối ngẫu hợp pháp của người đã khuất". Đây là giấy tờ chứng minh cực kỳ mạnh mẽ khi thực hiện các thủ tục như thừa kế.
Luật pháp Nhật Bản bảo vệ quyền lợi bình đẳng trong thừa kế, ngay cả khi người phối ngẫu là người nước ngoài. Chính nhờ có hệ thống 戸籍 là hồ sơ công khai mà những thủ tục này có thể được tiến hành một cách suôn sẻ.
[Q&A]
Q1. Nên làm thủ tục kết hôn tại Nhật Bản trước hay tại nước của đối phương trước?
A. Về mặt pháp lý, làm bên nào trước cũng không có vấn đề gì cả. Tuy nhiên, tùy vào trình tự mà giấy tờ cần thiết hoặc thời gian xin tư cách lưu trú sau đó có thể thay đổi. Ví dụ, nếu làm thủ tục tại Nhật trước, trong nhiều trường hợp bạn có thể sử dụng giấy chứng nhận do cơ quan hành chính Nhật Bản cấp để thực hiện thủ tục báo cáo tại nước sở tại. Tôi sẽ tư vấn trình tự tối ưu nhất dựa trên tình trạng cư trú hiện tại và kế hoạch sinh sống trong tương lai của hai bạn, nên đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
Q2. Tên của đối phương quá dài và không thể viết hết bằng Katakana thì phải làm sao?
A. Về cơ bản, chúng ta sẽ viết Katakana dựa trên cách viết trên hộ chiếu. Tuy nhiên, nếu tên quá dài hoặc chứa những âm khó chuyển đổi sang Katakana, tùy vào từng địa phương mà cách ghi có thể cần điều chỉnh. Để tránh rắc rối, cách an toàn nhất là bạn nên xác nhận trước với 戸籍係 tại tòa thị chính nơi bạn nộp hồ sơ xem "tên sẽ được ghi như thế nào".
Q3. Nếu quốc tịch thay đổi, làm thế nào để sửa thông tin trên 戸籍?
A. Nếu người phối ngẫu nhập tịch Nhật Bản hoặc ngược lại, thay đổi quốc tịch, bạn cần phải đến cơ quan hành chính để làm thủ tục khai báo ngay lập tức. Việc phản ánh chính xác tình trạng hiện tại trên 戸籍 là rất quan trọng. Khi có thay đổi về nhân thân hoặc quốc tịch, hãy liên hệ với các chuyên gia như 行政書士 để thực hiện các thủ tục chỉnh sửa một cách chính xác thay vì để mặc nó.
