Chào các bạn. Tôi là 行政書士 chuyên về mảng nghiệp vụ visa và tư cách lưu trú tại Nhật Bản.
Khi mới bắt đầu cuộc sống tại Nhật, chắc hẳn nhiều bạn sẽ cảm thấy bối rối khi được yêu cầu phải có ハンコ（印鑑） khi làm thủ tục hành chính, mở tài khoản ngân hàng hay ký hợp đồng thuê nhà. Với những bạn đã quen với việc dùng chữ ký cá nhân tại quê nhà, việc tại sao phải dùng một con dấu như "tem dán" có lẽ là một điều khá lạ lẫm và khó hiểu.
Tuy nhiên, tại Nhật, 印鑑 không đơn thuần chỉ là một con dấu. Nó là công cụ cực kỳ quan trọng để chứng minh "ý chí và quyết định" của bạn. Nếu không hiểu rõ về nó, bạn có thể gặp khó khăn khi ký kết các hợp đồng lớn hoặc thậm chí đối mặt với rủi ro bị lợi dụng.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất về các loại 印鑑, cách làm cũng như những lưu ý để quản lý chúng an toàn.
1. Ba loại 印鑑 cần biết và vai trò của chúng
Về cơ bản, có 3 loại 印鑑 chính. Dù bạn có thể dùng chung một con dấu cho cả 3 mục đích nhưng để đảm bảo an toàn, người Nhật thường tách riêng chúng ra.
-
① 認印（みとめいん）: Đây là con dấu dùng cho các việc "thường ngày" như nhận bưu phẩm hoặc xác nhận các giấy tờ đơn giản tại nơi làm việc. Nhiều người hay dùng loại dấu có sẵn mực bên trong (như Shachihata), nhưng với các giấy tờ công cộng, đôi khi bạn sẽ được yêu cầu dùng loại dấu phải chấm mực đỏ.
-
② 銀行印（ぎんこういん）: Đây là con dấu bạn đăng ký với ngân hàng hoặc bưu điện khi mở tài khoản. Nó được dùng để xác nhận chính chủ khi bạn rút tiền mặt tại quầy hoặc thiết lập thanh toán tự động tiền điện nước, điện thoại.
-
③ 実印（じついん）: Đây là con dấu có quyền lực cao nhất, được đăng ký tại chính quyền địa phương (quận/thành phố). Bạn sẽ dùng nó trong những dịp quan trọng như mua bán bất động sản, mua ô tô hoặc vay vốn ngân hàng. Khi kết hợp với 印鑑登録証明書, nó là bằng chứng đanh thép rằng bạn hoàn toàn đồng ý với nội dung hợp đồng.
2. Hướng dẫn chi tiết về 印鑑登録 dành cho người nước ngoài
Chỉ cần bạn từ 15 tuổi trở lên và đã thực hiện 住民登録 tại Nhật Bản, bạn hoàn toàn có thể làm 印鑑登録.
Quy trình đăng ký:
-
Địa điểm: Đến văn phòng hành chính quận/thành phố nơi bạn đang sinh sống.
-
Giấy tờ cần mang theo: Con dấu muốn đăng ký và 在留カード.
-
Thủ tục: Đăng ký trực tiếp tại quầy. Nếu bạn tự mình đi làm, thông thường việc đăng ký sẽ hoàn tất ngay trong ngày và bạn sẽ được cấp 印鑑登録証 (dạng thẻ).
Trường hợp nhờ người đại diện: Nếu quá bận không thể đi được, bạn có thể nhờ bạn bè hoặc người thân. Tuy nhiên cách này sẽ mất thời gian hơn. Văn phòng hành chính sẽ gửi một bức thư xác nhận về địa chỉ nhà bạn, sau đó người đại diện phải mang thư đó kèm theo 委任状 lên lại văn phòng thì thủ tục mới hoàn tất.
3. Có phải con dấu nào cũng đăng ký được không? (Lưu ý quan trọng)
Thực tế, không phải con dấu nào cũng có thể trở thành 実印. Hãy lưu ý các quy tắc sau:
-
Sự thống nhất về tên gọi: Tên trên con dấu phải trùng với tên trong sổ hộ khẩu 住民票 (chữ cái Latinh hoặc chữ Hán). Nếu bạn muốn đăng ký bằng カタカナ表記, bạn cần phải đăng ký 通称名 hoặc tên カタカナ表記 tại quận trước đó.
-
Kích thước: Thông thường con dấu phải nằm gọn trong khung hình vuông có cạnh từ 8mm đến 25mm. Quá nhỏ hay quá lớn đều không được chấp nhận.
-
Chất liệu: Những chất liệu dễ biến dạng như dấu cao su sẽ không được đăng ký. Bạn nên chọn những chất liệu bền như gỗ, titan, hoặc đá, sừng.
4. Cảnh báo: Cách quản lý 印鑑 để tránh bị lạm dụng
Khác với chữ ký, 印鑑 có một điểm đáng sợ là "ai cầm dấu cũng có thể đóng được".
-
Cất giữ riêng biệt: Tuyệt đối không để chung 実印 với thẻ 印鑑登録証, hay sổ ngân hàng với 銀行印. Nếu bị mất cắp cả bộ, kẻ gian có thể tự ý rút tiền hoặc ký kết những hợp đồng bất lợi cho bạn.
-
Báo mất ngay lập tức: nếu chẳng may làm mất dấu, hãy liên hệ ngay với cảnh sát và văn phòng quận (hoặc ngân hàng nếu là 銀行印) để hủy hiệu lực của con dấu cũ.
5. Giải đáp thắc mắc: Những điều bạn chắc chắn muốn biết!
Q1: Tên tiếng Anh của tôi rất dài, tôi chỉ làm dấu tên họ (Family Name) thôi có được không?
A: Về cơ bản là được. Bạn có thể đăng ký dấu chỉ có họ, hoặc chỉ có tên (Given Name). Tuy nhiên, một số địa phương hiếm hoi có thể yêu cầu đầy đủ cả họ và tên, vì vậy tốt nhất bạn nên kiểm tra trên website của quận hoặc hỏi trực tiếp tại quầy trước khi đi khắc dấu.
Q2: Tôi dùng dấu mua ở cửa hàng 100 yên làm 実印 được không?
A: Luật không cấm, nhưng tôi khuyên bạn cực kỳ không nên. Dấu 100 yên được sản xuất hàng loạt, có hàng ngàn con dấu giống hệt nhau ngoài thị trường. Điều này rất dễ bị làm giả và cực kỳ nguy hiểm về mặt bảo mật. Hãy đặt làm một con dấu riêng cho mình tại các cửa hàng chuyên nghiệp.
Q3: Khi về nước hẳn, tôi phải làm gì với 印鑑登録?
A: Khi bạn làm thủ tục 転出届 để rời khỏi Nhật Bản, việc 印鑑登録 sẽ tự động bị hủy bỏ. Bạn nên trả lại thẻ 印鑑登録証 cho văn phòng quận. Tuy nhiên, các con dấu như 銀行印 vẫn sẽ có hiệu lực nếu bạn chưa đóng tài khoản ngân hàng, vì vậy hãy xử lý kỹ trước khi về nước nhé.
Lời kết
印鑑 chính là hiện thân cho "uy tín" của bạn tại Nhật Bản. Ban đầu có thể bạn thấy phiền phức, nhưng khi sở hữu một con dấu ưng ý cho riêng mình, bạn sẽ cảm thấy cuộc sống tại Nhật trở nên chuyên nghiệp và vững chãi hơn rất nhiều.
Nếu bạn gặp khó khăn trong các thủ tục phức tạp cần dùng đến ấn chỉ như thành lập công ty hay chuyển đổi visa kỹ năng cao, đừng ngần ngại liên hệ với văn phòng chúng tôi để được tư vấn nhé.
