Khi làm việc tại Nhật Bản, một trong những chủ đề được nhiều người quan tâm nhất chính là cơ chế nghỉ 有給休暇 (nghỉ phép có hưởng lương).
"Người nước ngoài có được nghỉ 有給休暇 giống như người Nhật không?"
"Công ty chỉ định ngày nghỉ cho tôi, liệu điều đó có bình thường không?"
"Tôi muốn về nước một thời gian, liệu có thể xin nghỉ dài hạn được không?"
Không ít người từng có những thắc mắc và lo lắng như vậy. Trên thực tế, theo 労働法 của Nhật Bản, tất cả người lao động không phân biệt quốc tịch đều được công nhận quyền có 有給休暇. Tuy nhiên, do sự khác biệt về văn hóa và tập quán, thực tế đã xảy ra không ít trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến việc nghỉ phép.
Trong bài viết này, dưới góc nhìn của một 行政書士 chuyên về 在留資格, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về các quy định, lưu ý và những thắc mắc thường gặp liên quan đến 有給休暇 của người lao động nước ngoài.
1. Người nước ngoài có được nhận 有給休暇 không? Giải thích quy định cơ bản
Để bạn yên tâm, câu trả lời là: Bất kể quốc tịch hay loại 在留資格 nào, chỉ cần đáp ứng đủ điều kiện quy định thì ai cũng có thể nhận 有給休暇.
Không có sự phân biệt nào giữa nhân viên chính thức, 契約社員, パートタイム, アルバイト, 技能実習生 hay 特定技能. Nguyên nhân là vì pháp luật Nhật Bản (Luật Tiêu chuẩn Lao động) nghiêm cấm việc phân biệt đối xử về điều kiện lao động dựa trên quốc tịch.
2 điều kiện để được nhận 有給休暇
Để phát sinh 有給休暇, về nguyên tắc bạn cần đáp ứng đủ 2 điều kiện sau:
-
Làm việc liên tục từ 6 tháng trở lên kể từ khi vào công ty
-
Đi làm từ 80% trở lên số ngày làm việc đã quy định
Khi đạt đủ 2 điều kiện này, ban đầu bạn sẽ được cấp 10 ngày 有給休暇. Sau đó, nếu tiếp tục làm việc lâu dài, số ngày được cấp thêm mỗi năm sẽ tăng dần.
※Ví dụ: Ngay cả trường hợp làm アルバイト với số ngày làm việc trong tuần ít, bạn vẫn sẽ được cấp số ngày 有給休暇 tương ứng với số ngày làm việc hoặc số giờ làm việc trong tuần.
2. 有給休暇 về cơ bản có thể xin nghỉ vào "bất kỳ lúc nào bạn muốn"
Đặc điểm lớn của 有給休暇 là người lao động có thể xin nghỉ vào đúng ngày mà mình mong muốn. Trong thuật ngữ pháp lý, điều này được gọi là 時季指定権, nhưng hiểu một cách đơn giản thì đó là "kỳ nghỉ mà người lao động có thể tự do sử dụng cả về mục đích lẫn thời gian".
Bạn không có nghĩa vụ phải giải thích chi tiết lý do xin nghỉ với công ty.
Những lý do như "muốn dành thời gian cho gia đình" hay "muốn đi du lịch" là hoàn toàn chính đáng. Ngay cả những lý do như "muốn tránh đi tàu điện giờ cao điểm" hay "muốn ở nhà để phòng tránh bệnh truyền nhiễm" thì bạn vẫn có thể sử dụng 有給休暇. Công ty không thể từ chối với lý do "lý do như vậy thì không được nghỉ".
Có trường hợp nào công ty được thay đổi ngày nghỉ không?
Về nguyên tắc là tự do, nhưng cũng có ngoại lệ. Ví dụ, trong trường hợp đặc biệt nếu người đó nghỉ làm mà làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc vận hành kinh doanh của công ty, phía công ty có thể trao đổi: "Bạn có thể chuyển sang ngày khác được không?". Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp "dời thời gian nghỉ" chứ công ty không thể tước bỏ quyền nghỉ 有給休暇 của bạn.
3. Cơ chế "計画年休" do công ty chỉ định ngày nghỉ và nghĩa vụ nghỉ tối thiểu 5 ngày/năm
Có thể bạn từng nghe câu chuyện: "Dù tôi không tự nộp đơn xin nghỉ, nhưng công ty lại chỉ định ngày nghỉ cho tôi". Điều này liên quan đến 2 quy định dựa trên pháp luật Nhật Bản.
① Nghĩa vụ phải cho người lao động nghỉ tối thiểu 5 ngày 有給休暇/năm (Cải cách phong cách làm việc)
Tại Nhật Bản, do sửa đổi luật, các doanh nghiệp bị bắt buộc: "Đối với những người được cấp từ 10 ngày 有給休暇 trở lên trong năm, công ty nhất định phải cho người đó nghỉ ít nhất 5 ngày 有給 trong vòng 1 năm".
Nếu người lao động không tự mình nộp đơn xin nghỉ 有給休暇 lần nào, công ty nếu bỏ mặc thì sẽ vi phạm pháp luật. Do đó, phía công ty có thể chủ động chỉ định ngày và yêu cầu bạn nghỉ vào ngày đó.
② Cơ chế gọi là 計画年休
Bằng việc công ty và đại diện người lao động ký kết một thỏa thuận đặc biệt (労使協定), công ty có thể quyết định trước lịch nghỉ chung cho toàn công ty đối với số ngày 有給休暇 vượt quá 5 ngày. Cơ chế này gọi là 計画年休.
Ví dụ, cơ chế này thường được sử dụng nhằm mục đích giúp người lao động dễ nghỉ phép hơn bằng cách cho toàn công ty nghỉ 有給 đồng loạt vào dịp trước/sau nghỉ Tết Táo quân (nghỉ năm mới tại Nhật) hoặc kỳ nghỉ hè dài ngày.
4. Sự khác biệt về "quan niệm nghỉ phép" giữa người nước ngoài và doanh nghiệp Nhật Bản cùng biện pháp phòng ngừa rắc rối
Trong việc vận hành 有給休暇, giữa người Nhật và người nước ngoài rất dễ xuất hiện "khoảng cách về giá trị quan", và đây thường là nguyên nhân dẫn đến rắc rối tại nơi làm việc.
Khoảng cách do khác biệt về giá trị quan và văn hóa
Trong văn hóa làm việc tại Nhật, nhiều người có xu hướng e ngại đồng nghiệp xung quanh nên thường chỉ xin nghỉ ngắn hạn vài ngày một. Trong khi đó, ở nước ngoài, việc xin nghỉ dài hạn liền 2 đến 3 tuần vào dịp Giáng sinh, Tết cổ truyền, các ngày lễ tôn giáo hoặc để tranh thủ về nước thăm gia đình là điều rất phổ biến.
Khi phía công ty muốn thiết lập 計画年休 với suy nghĩ "muốn tất cả tập trung nghỉ vào khoảng thời gian này", thì nhân viên người nước ngoài lại có nguyện vọng "muốn dồn ngày nghỉ để dùng vào dịp sự kiện ở quê nhà hoặc khi về nước", từ đó dẫn đến sự lệch pha về quan điểm.
Các điểm cốt lõi để phòng tránh rắc rối
-
Về phía người lao động: Nếu muốn nghỉ dài ngày để về nước, thay vì thông báo vào phút chót, điều quan trọng là hãy trao đổi và chia sẻ kế hoạch với công ty hoặc cấp trên trước đó vài tháng.
-
Về phía công ty (người sử dụng lao động): Thay vì áp đặt lịch nghỉ một cách phiến diện, công ty cần chủ động lắng nghe trước về yếu tố tôn giáo, văn hóa quê hương cũng như nguyện vọng về nước của nhân viên nước ngoài, từ đó cùng bàn bạc và điều chỉnh lịch nghỉ hợp lý cho cả hai bên.
5. 【Thông tin từ cơ quan nhà nước】 Tiêu chuẩn chính thức và xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định
Tại đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về căn cứ pháp lý và các quy định dựa trên thông tin chính xác do các cơ quan công quyền như 厚生労働省 và 出入国在留管理庁（入管） công bố.
① Điều 3 Luật Tiêu chuẩn Lao động (Nguyên tắc đối xử bình đẳng)
Điều 3 Luật Tiêu chuẩn Lao động quy định: "Người sử dụng lao động không được phép phân biệt đối xử về tiền lương, thời giờ làm việc hay các điều kiện lao động khác vì lý do quốc tịch, tín ngưỡng hay địa vị xã hội của người lao động". Hành vi không cấp 有給休暇 hoặc cắt giảm số ngày nghỉ chỉ vì lý do là người nước ngoài là vi phạm pháp luật rõ ràng.
② Mức xử phạt đối với hành vi vi phạm
Nếu doanh nghiệp không cấp 有給休暇 theo quy định cho người lao động, hoặc không thực hiện nghĩa vụ cho nghỉ tối thiểu 5 ngày/năm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc phạt tiền lên đến 300,000 yên do vi phạm Luật Tiêu chuẩn Lao động.
③ Hướng dẫn chiếu cố đối với việc tạm thời về nước
Trong "外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針" do 厚生労働省 quy định, người sử dụng lao động được yêu cầu phải nỗ lực sắp xếp nhân sự và tạo điều kiện cần thiết, chẳng hạn như cho phép gộp các ngày 有給休暇 để nghỉ liền một lúc khi người lao động nước ngoài có nguyện vọng tạm thời về nước.
④ Ảnh hưởng đến việc gia hạn 在留資格 (Visa)
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, điều này có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến việc gia hạn visa của chính người lao động nước ngoài đang làm việc tại đó, cũng như ảnh hưởng đến đánh giá năng lực tiếp nhận của doanh nghiệp. Việc cả hai bên cùng tuân thủ quy định và duy trì môi trường lao động thích hợp là nền tảng cơ bản để có thể sinh sống lâu dài và yên tâm tại Nhật Bản.
6. Giải đáp thắc mắc! Top 3 câu hỏi Q&A bạn nên biết
Dưới đây là 3 câu hỏi được chọn lọc kỹ càng từ những thắc mắc mà người lao động nước ngoài cũng như người quản lý nhân sự thường hay đặt ra nhất.
Q1. Khi nghỉ việc mà vẫn còn dư 有給休暇, tôi có thể yêu cầu công ty quy đổi thành tiền để mua lại không?
A. Về nguyên tắc, bạn không thể bắt buộc công ty phải mua lại 有給休暇.
Theo luật pháp Nhật Bản, mục đích của 有給休暇 là "để người lao động nghỉ ngơi" chứ không phải đổi thành tiền, do đó việc mua lại 有給 khi đang trong thời gian làm việc là bị cấm.
Tuy nhiên ngoại lệ là, đối với số ngày 有給休暇 còn dư không dùng hết khi nghỉ việc, hoặc số ngày bị hết hạn hiệu lực theo luật định (sau 2 năm) và bị hủy bỏ, việc công ty tự nguyện mua lại thì luật pháp không cấm. Khi nghỉ việc, thông thường người lao động sẽ trao đổi với công ty để lên lịch sử dụng hết số ngày 有給 còn lại trước ngày chính thức nghỉ.
Q2. Để về nước, tôi có thể xin "ứng trước (mượn trước)" số ngày 有給休暇 của tương lai chưa phát sinh để sử dụng không?
A. Pháp luật không bắt buộc công ty phải cho ứng trước, nhưng nếu công ty chấp thuận thì việc cấp trước (cấp sớm) là hoàn toàn có thể.
Ví dụ như trường hợp mới vào công ty được 3 tháng, tức là thời điểm chưa phát sinh 有給休暇 theo luật định mà bạn phải về nước, công ty không có nghĩa vụ pháp lý phải cho bạn nghỉ 有給.
Tuy nhiên, như một phần của chế độ phúc lợi hoặc sự hỗ trợ, nếu quy định nội bộ của công ty cho phép linh động cấp sớm số ngày 有給 vốn dĩ sẽ được cấp vào tháng thứ 6, thì điều đó vẫn được chấp nhận. Trước tiên, hãy kiểm tra quy định làm việc của công ty hoặc trao đổi với người phụ trách nhân sự xem sao nhé.
Q3. Có trường hợp nào vì tôi nghỉ 有給休暇 mà bị trừ lương hay bị hạ đánh giá thi đua không?
A. Không, pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối hành vi đối xử bất lợi đối với người lao động vì lý do họ sử dụng 有給休暇.
Theo Điều 136 Luật Tiêu chuẩn Lao động, các hành vi như coi ngày nghỉ 有給休暇 là "vắng mặt không phép" để trừ lương, hạ đánh giá khi xét 賞与 (tiền thưởng), hay cắt phụ cấp chuyên cần đều là vi phạm pháp luật. Vào những ngày bạn sử dụng 有給休暇, bạn vẫn sẽ được trả lương bình thường như những ngày đi làm.
7. Tổng kết: Hãy hiểu đúng quy định để tạo dựng môi trường làm việc thoải mái
Tóm tắt các điểm chính về 有給休暇 của người lao động nước ngoài:
-
Dù là người nước ngoài, chỉ cần đủ điều kiện là sẽ nhận được 有給休暇 hoàn toàn bình thường giống như người Nhật.
-
有給休暇 về nguyên tắc có thể tự do nghỉ vào thời điểm bản thân mong muốn.
-
Trường hợp có từ 10 ngày 有給休暇/năm trở lên, công ty có nghĩa vụ phải cho người lao động nghỉ ít nhất 5 ngày/năm.
-
Khi muốn nghỉ dài hạn hoặc về nước, điều quan trọng là cần trao đổi sớm với công ty.
-
Dựa trên pháp luật và hướng dẫn chính thức, việc tôn trọng văn hóa và vị thế của nhau chính là chìa khóa để ngăn ngừa rắc rối.
Hãy hiểu đúng các quy định về nghỉ phép để cả phía công ty và người lao động đều có thể xây dựng một môi trường làm việc tin tưởng và thoải mái lẫn nhau.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào liên quan đến thủ tục xin 在留資格 (Visa), quản lý lao động hay hợp đồng của người nước ngoài, xin vui lòng liên hệ với 行政書士 chuyên về 在留資格. Về môi trường lao động và luật pháp lao động, bạn có thể tham vấn 社労士 để được hỗ trợ tốt nhất.
