Đối với người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật, 在留カード (Thẻ lưu trú) là vật bất ly thân quan trọng nhất. Đây là giấy tờ tùy thân duy nhất chứng minh bạn đang lưu trú hợp pháp tại Nhật Bản, và bạn sẽ được yêu cầu xuất trình nó trong mọi trường hợp, từ việc mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại cho đến khi đi tìm việc.
"Nếu chẳng may làm mất thì phải làm sao?" "Nếu thẻ bị bẩn hoặc rách, không nhìn rõ thông tin hay ảnh thì xử lý như thế nào?"
Chắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng khi rơi vào những tình huống này. Thực tế, thủ tục xin cấp lại 在留カード sẽ khác nhau tùy vào nguyên nhân, thời hạn cũng như chi phí. Với tư cách là 行政書士 (Chuyên gia tư vấn pháp luật về nhập cư), tôi sẽ giải thích chi tiết các thủ tục này một cách dễ hiểu nhất để bạn nắm rõ.
4 trường hợp cần xin cấp lại 在留カード
Việc xin cấp lại thẻ mới thường rơi vào 4 trường hợp dưới đây:
-
Trường hợp bị mất, bị trộm hoặc thất lạc (紛失等の再交付) Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ví dụ như khi bạn đánh rơi ví hoặc bị kẻ trộm lấy mất. Theo quy định của 入管法, bạn bắt buộc phải làm thủ tục xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết được sự việc. Nếu quên không thực hiện, bạn có thể bị coi là vi phạm 入管法 và chịu hình phạt, vì vậy hãy hành động ngay khi phát hiện mất thẻ.
-
Trường hợp bị bẩn hoặc hư hỏng (汚損等の再交付) Ví dụ như thẻ bị giặt cùng quần áo, bị rách hoặc ảnh bị mờ không nhìn rõ. Pháp luật không quy định thời hạn cụ thể là "bao nhiêu ngày", nhưng nếu thẻ không còn sử dụng được, bạn nên đi làm thủ tục sớm. Mức độ "hư hỏng" phụ thuộc vào cảm nhận cá nhân, nhưng nếu thông tin trên thẻ hoặc ảnh không thể nhận diện được thì bạn nên đổi thẻ ngay.
-
Trường hợp được yêu cầu cấp lại (再交付命令) Nếu chip IC bị hỏng hoặc tình trạng thẻ quá tệ, bạn có thể nhận được "lệnh" từ cơ quan nhập cư yêu cầu đổi thẻ mới. Trong trường hợp này, bạn phải thực hiện thủ tục trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận lệnh.
-
Trường hợp muốn đổi thẻ theo ý muốn (交換希望) Bạn muốn đổi ảnh mới, hoặc muốn bổ sung tên viết bằng chữ Hán... thì có thể thực hiện thủ tục này. Tuy nhiên, lưu ý rằng trong khi 3 trường hợp trên miễn phí, thì trường hợp này bạn sẽ tốn 1.600 Yên tiền lệ phí. Hơn nữa, bạn cần có lý do chính đáng mới được cơ quan nhập cư chấp thuận.
Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục
-
Bắt buộc phải báo cảnh sát (Khi bị mất, trộm): Nếu bạn đến thẳng cơ quan nhập cư mà chưa báo cảnh sát, thủ tục có thể sẽ không được suôn sẻ. Hãy đến đồn cảnh sát (Koban) gần nhất để làm 遺失届 (Thông báo mất đồ) hoặc 盗難届 (Thông báo bị trộm) và lấy 受理番号 (Số tiếp nhận) hoặc xin cấp 証明書 (Giấy chứng nhận). Nếu không thể giải trình được tình huống bị mất, bạn sẽ phải viết thêm bản giải trình lý do (理由書).
-
Khi đang ở nước ngoài: Nếu bạn làm mất thẻ khi đang ở ngoài nước Nhật, bạn không thể làm thủ tục khi đang ở nước ngoài. Hãy làm thủ tục trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn nhập cảnh lại vào Nhật Bản.
Lời khuyên từ chuyên gia: 在留カード còn quan trọng hơn cả tính mạng
在留カード là ID quan trọng bảo vệ cuộc sống của bạn tại Nhật. Hầu hết các thủ tục được thực hiện tại 地方出入国在留管理局, nhưng hiện nay bạn cũng có thể sử dụng 在留申請オンラインシステム để thực hiện.
Điều mà chúng tôi thường gặp là nhiều bạn vì lo lắng, tự xoay sở nên làm thủ tục chậm trễ, dẫn đến mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Các quy định pháp luật rất chi tiết, nếu hồ sơ không đầy đủ, bạn sẽ phải đi lại cơ quan nhập cư nhiều lần. Đặc biệt với các trường hợp mất thẻ phức tạp hoặc khó làm thủ tục với cảnh sát, hãy liên hệ với 行政書士 để được hỗ trợ.
Hỏi đáp (Q&A)
Q1: Trong thời gian chờ cấp lại thẻ, tôi có được đi làm không?
A: Có, hoàn toàn không vấn đề gì. Trong thời gian chờ đợi, tư cách lưu trú của bạn không bị mất đi. Tuy nhiên, vì không có thẻ để xuất trình khi cần thiết, hãy giữ kỹ tờ phiếu tiếp nhận (受付票) khi đi làm thủ tục để chứng minh.
Q2: Phí cấp lại có thực sự miễn phí không?
A: Đối với các lý do bất khả kháng như mất, bị trộm, bị bẩn, hỏng chip IC, thì lệ phí là miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn đổi thẻ theo mong muốn cá nhân (như đổi ảnh), bạn sẽ phải nộp phí 1.600 Yên.
Q3: Mất bao lâu để được cấp lại thẻ?
A: Thời gian tùy thuộc vào nội dung hồ sơ và tình hình đông khách tại cơ quan nhập cư, nhưng thông thường mất khoảng vài tuần. Trước khi có thẻ mới, bạn sẽ được cấp một loại 証明書 tạm thời. Một số trường hợp có thể nhận thẻ qua đường bưu điện, hãy kiểm tra kỹ khi làm hồ sơ.
Tổng kết
Việc làm mất hoặc hỏng 在留カード là điều khó tránh khỏi. Quan trọng nhất là "hành động ngay khi phát hiện".
Nếu hiện tại bạn đang gặp rắc rối, hãy bình tĩnh kiểm tra trang web của 出入国在留管理庁 hoặc tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia. Để bảo vệ cuộc sống ổn định của bạn tại Nhật, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ. Đừng ngần ngại liên hệ nhé.
