Xin chào các bạn. Tôi là 行政書士 chuyên xử lý các thủ tục liên quan đến Visa và 在留資格 tại Nhật Bản.
Khi số lượng người nước ngoài sinh sống tại Nhật ngày càng tăng, tôi cũng nhận được rất nhiều lời tham vấn từ các doanh nghiệp với mong muốn "tuyển dụng được những nhân sự nước ngoài xuất sắc" hoặc "chuẩn bị tiếp nhận nhân viên nước ngoài mới". Đồng thời, tôi cũng nhận được rất nhiều câu hỏi về định hướng nghề nghiệp từ các bạn người nước ngoài đang muốn tìm việc hoặc chuyển việc tại Nhật.
Khi tuyển dụng người nước ngoài, điều quan trọng nhất nhưng cũng là điều dễ dẫn đến rắc rối nhất chính là việc: "Visa (在留資格) mà họ đang sở hữu có thực sự đồng nhất với nội dung công việc thực tế (nội dung hợp đồng) hay không?".
"Cất công tuyển được một nhân sự xuất sắc, ai ngờ lại thành vi phạm pháp luật." "Cứ nghĩ họ có Visa là ổn rồi, hóa ra lại là công việc không được phép làm."
Để ngăn chặn những kịch bản đáng tiếc như vậy, trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu nhất, lược bỏ các thuật ngữ pháp lý phức tạp về "Cách xác nhận chính xác giữa 在留資格 và nội dung công việc" — một kiến thức mà bất kỳ ai trong lĩnh vực tuyển dụng người nước ngoài cũng bắt buộc phải biết. Không chỉ các phụ trách nhân sự của công ty mà cả các bạn người nước ngoài đang làm việc tại Nhật cũng hãy đọc đến cuối để tham khảo nhé.
1. Sai lầm tai hại: "Cứ có Visa là làm gì cũng được!"
Trước hết, có một kiến thức nền tảng mang tính tiên quyết mà các bạn cần nắm rõ. Đó là: "Không phải cứ có Visa lao động (就労 Visa) là bạn có thể làm bất kỳ công việc gì tại Nhật."
Theo luật pháp Nhật Bản, để người nước ngoài có thể lưu trú và hoạt động tại đây, quốc gia này thiết lập một hệ thống gọi là 「在留資格」. Và phần lớn các Visa lao động dành cho nhân viên công ty đều bị giới hạn nghiêm ngặt về "phạm vi công việc được phép làm" ứng với từng loại Visa đó.
Ví dụ, một loại Visa rất phổ biến mà những người nước ngoài làm công việc văn phòng hoặc kỹ thuật thường sở hữu là 「技術・人文知識・国際業務」. Visa này dành cho những công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn được đào tạo tại trường đại học, hoặc các nghiệp vụ mang tính quốc tế tận dụng được yếu tố văn hóa của bản quốc (như thông dịch, biên dịch, giáo viên ngôn ngữ...).
Nếu một công ty tuyển dụng người nước ngoài đang có Visa 「技術・人文知識・国際業務」 này, nhưng lại giao cho họ những công việc chính mang tính chất chân tay, phổ thông như: "bốc dỡ hành lý, phân loại hàng hóa trong kho" hay "lắp ráp tại dây chuyền nhà máy", thì điều gì sẽ xảy ra?
Câu trả lời là: Hành vi này hoàn toàn vi phạm pháp luật (vi phạm 入管法). Ngoại trừ một số loại Visa đặc định (như 特定技能), các Visa lao động khối văn phòng thông thường sẽ không được phép làm các công việc chân tay hoặc lao động phổ thông tại hiện trường. Việc doanh nghiệp để người nước ngoài làm việc vượt quá phạm vi được quốc gia cho phép, hoặc bản thân người nước ngoài tự ý làm những công việc đó, được gọi là "不法就労" (Lao động bất hợp pháp).
2. Ví dụ cụ thể: Ranh giới giữa "Được phép" (OK) và "Không được phép" (NG)
Để hiểu rõ hơn mối quan hệ giữa Visa và nội dung công việc, chúng ta hãy cùng nhìn vào một ví dụ rất dễ xảy ra tranh chấp thực tế: Ngành "Bán hàng và Phục vụ khách hàng" để xem trường hợp nào là đúng, trường hợp nào là sai.
【Trường hợp NG: Đứng quầy thu ngân và sắp xếp hàng hóa tại cửa hàng bán lẻ thông thường】
Đây là trường hợp công ty thuê người nước ngoài làm các công việc chính như đứng quầy tính tiền, xếp hàng lên kệ, kiểm kho, dọn dẹp cửa hàng tại các siêu thị nhỏ, cửa hàng tiện lợi (Combini) hay tiệm thuốc. Những công việc này, cho dù bản thân nhân sự đó có chăm chỉ và xuất sắc đến đâu, cũng không được công nhận là "công việc chuyên môn" thuộc đối tượng của Visa 「技術・人文知識・国際業務」. Do đó, nếu bạn nộp hồ sơ xin Visa lao động với nội dung công việc này, hồ sơ sẽ bị từ chối (Cục từ chối cấp). Còn nếu cố tình cho người đã có Visa làm công việc này toàn thời gian thì sẽ cấu thành hành vi vi phạm pháp luật.
【Trường hợp OK: Làm nhân viên bán hàng kiêm thông dịch tại cửa hàng miễn thuế hoặc khu du lịch】
Ngược lại, vẫn là công việc bán hàng và đón khách trong cùng một cửa hàng, nhưng nếu điều kiện thay đổi thì lại trở thành OK. Hãy tưởng tượng một "cửa hàng miễn thuế" hoặc "cửa hàng tại khu du lịch" nơi có hơn một nửa lượng khách là khách du lịch nước ngoài. Tại đây, nếu công việc chính mỗi ngày (nghiệp vụ cốt lõi) của người nước ngoài đó là giải thích về sản phẩm bằng tiếng mẹ đẻ cho khách, hướng dẫn làm thủ tục miễn thuế, hoặc đứng ra làm cầu nối thông dịch giữa khách hàng và nhân viên người Nhật thì sao? Trường hợp này sẽ được nhận định là phù hợp với nghiệp vụ "Thông dịch/Biên dịch" có sử dụng ngoại ngữ hoặc "Nghiệp vụ quốc tế" đòi hỏi sự am hiểu về văn hóa nước ngoài. Do đó, họ hoàn toàn có thể làm việc hợp pháp với Visa 「技術・人文知識・国際業務」.
Tóm lại, điều quan trọng không phải là "bạn làm việc cho công ty nào", mà là "thực tế mỗi ngày bạn chủ yếu thực hiện những thao tác, công việc cụ thể gì". Đó mới là nội dung công việc quyết định tính hợp pháp.
3. Không thể ngụy biện "Tôi không biết"! Tội danh có thể hủy hoại doanh nghiệp: 「不法就労助長罪」
Tại đây, tôi muốn chia sẻ về một rủi ro cực kỳ nghiêm trọng mà các nhà quản lý và phụ trách nhân sự tuyệt đối không được lơ là.
Nếu người nước ngoài do công ty bạn tuyển dụng làm những công việc nằm ngoài phạm vi của Visa, hoặc làm việc khi vốn dĩ không có tư cách lao động hợp pháp (ví dụ như Visa đã hết hạn), thì người bị xử phạt không chỉ có bản thân người nước ngoài đó. Chính "phía công ty" (Giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm tuyển dụng) cho phép họ làm việc cũng sẽ phải đối mặt với hình phạt cực kỳ nghiêm khắc.
Trong luật pháp, tội danh này được gọi là 「不法就労助長罪」 (Tội tiếp tay/khuyến khích lao động bất hợp pháp).
Theo hướng dẫn của 出入国在留管理庁 và 警察庁, nếu bị khép vào tội 不法就労助長罪, hình phạt có thể lên tới "phạt tù dưới 3 năm, hoặc phạt tiền dưới 3.000.000 Yên", hoặc áp dụng cả hai hình phạt trên cùng lúc.
Điều đáng sợ nhất của tội danh này là cho dù phía công ty có biện hộ rằng "Tôi không biết có luật đó" hay "Do người lao động bảo là không sao nên tôi tin tưởng" thì tất cả đều không được chấp nhận. Ngay cả khi đó là lỗi vô ý (do bất cẩn, không kiểm tra kỹ lưỡng), chỉ cần có thực tế là công ty đã để xảy ra tình trạng lao động bất hợp pháp mà không xác minh, công ty vẫn bị xử phạt.
Một khi bị xử phạt, uy tín xã hội của công ty sẽ sụp đổ hoàn toàn, và công ty sẽ bị cấm tuyển dụng người nước ngoài trong vòng nhiều năm kế tiếp. Đây là một đòn giáng chí mạng ảnh hưởng trực tiếp đến sự sinh tồn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xác nhận nội dung hợp đồng và 在留資格 là điều tuyệt đối không được phép thỏa hiệp hay làm qua loa.
4. Cứu cánh khi gặp viễn cảnh mơ hồ! Hãy tận dụng triệt để 「就労資格証明書」
"Chúng tôi muốn tuyển một nhân sự nước ngoài mới, nhưng với Visa hiện tại của cậu ấy, liệu cho cậu ấy làm công việc này ở công ty chúng tôi có thực sự vi phạm pháp luật không...?" "Vị trí công việc này hơi đặc thù một chút, bản thân chúng tôi không tự đánh giá được liệu nó có nằm trong phạm vi cho phép của Visa hay không."
Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, có rất nhiều trường hợp rơi vào "vùng xám" (mơ hồ) khiến chúng ta khó lòng tự đưa ra phán quyết. Những lúc như vậy, có một hệ thống chứng nhận chính thức của quốc gia giúp cả công ty lẫn người lao động nước ngoài có thể yên tâm ký kết hợp đồng 100%.
Đó chính là thủ tục xin cấp 「就労資格証明書」 (Giấy chứng nhận tư cách lao động).
Nói một cách dễ hiểu, 就労資格証明書 là việc bạn nộp hồ sơ lên 出入国在留管理局 (入管) để nhờ họ thẩm định trước: "Người nước ngoài này làm công việc này tại công ty chúng tôi thì về mặt luật pháp có hoàn toàn không có vấn đề gì chứ?". Nếu kết quả thẩm định là ổn, 入管 sẽ chính thức cấp một tờ giấy chứng nhận như một lời đảm bảo bằng văn bản.
■ Lợi ích to lớn của việc sở hữu 就労資格証明書
Chứng nhận này phát huy năng lực cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt là khi bạn tuyển dụng nhân sự trung gian (người chuyển việc từ công ty khác). Ngay cả khi ở công ty cũ, người đó đã xin được Visa 「技術・人文知識・国際業務」, thì điều đó không đồng nghĩa với việc công việc họ sắp làm tại công ty của bạn cũng y chóc như ở công ty cũ. Nếu nội dung công việc sau khi chuyển việc không đáp ứng được tiêu chuẩn của 入管, thì vào kỳ gia hạn Visa tiếp theo, người lao động sẽ phải đối mặt với rủi ro lớn: "Công việc hiện tại nằm ngoài phạm vi Visa, chúng tôi từ chối gia hạn. Mời bạn về nước."
Nếu để đến mức người lao động đã vào làm được vài tháng rồi mới phát hiện ra "Hóa ra công việc đó vi phạm luật, không gia hạn được Visa" thì tổn thất cho cả công ty lẫn cá nhân là cực kỳ lớn. Tuy nhiên, nếu bạn nộp hồ sơ và lấy được tờ 「就労資格証明書」 này trước khi họ vào làm hoặc ngay sau khi vào làm, nghĩa là quốc gia đã công nhận "Được phép làm công việc đó". Nhờ vậy, lần gia hạn Visa tương lai sẽ diễn ra vô cùng thuận lợi, rủi ro bị từ chối gần như bằng không.
Về phía doanh nghiệp, bạn có thể né tránh hoàn toàn rủi ro vô tình để xảy ra lao động bất hợp pháp. Về phía nhân viên nước ngoài, họ cũng có được một tâm lý vững vàng để cống hiến lâu dài. Do đó, nếu có bất kỳ chút bất an nào về nội dung công việc, tôi thực sự khuyên bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục này.
5. Quy tắc bắt buộc khi thuê và làm việc đối với người nước ngoài (厚生労働省)
Bên cạnh việc xác nhận 在留資格, còn có một thủ tục hành chính công mà bạn không được phép quên. Đó chính là nghĩa vụ 「外国人雇用状況の届出」 (Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài) do 厚生労働省 quy định.
Tại Nhật Bản, theo luật định (Luật thúc đẩy toàn diện các biện pháp chính sách lao động), bất cứ khi nào công ty tuyển dụng dù chỉ một người nước ngoài, hoặc khi có nhân viên nước ngoài nghỉ việc, công ty đều phải báo cáo lên 厚生労働省 thông qua ハローワーク (Trung tâm giới thiệu việc làm công).
Đối tượng của quy định báo cáo này bao gồm tất cả mọi người, không chỉ nhân viên chính thức mà cả nhân viên làm thêm (Part-time), bán thời gian, hay du học sinh đi làm thêm trong phạm vi 28 tiếng/tuần (ngoại trừ một số đối tượng như 特別永住者). Nếu quên không báo cáo hoặc báo cáo sai sự thật, công ty có thể bị phạt tiền lên tới "dưới 300.000 Yên". Do đó, các cán bộ nhân sự hãy luôn ghi nhớ thực hiện thủ tục này song song với việc kiểm tra Visa.
Luật cần biết khi thuê người Việt: 「外国人雇用状況の届出」là gì? Giải đáp từ 行政書士
6. Xóa tan lo âu khi thuê người nước ngoài! Giải đáp Q&A "Những điều ai cũng muốn biết"
Dưới đây, tôi xin chọn lọc và giải đáp 3 câu hỏi mà các doanh nghiệp đang cân nhắc tuyển dụng, cũng như các bạn nước ngoài đang tìm việc/chuyển việc tại Nhật hay thắc mắc và dễ vấp ngã nhất trong thực tế.
Q1. Chúng tôi mới tuyển một bạn có Visa 「技術・人文知識・国際業務」. Theo quy định nội bộ của công ty, trong vài tháng đầu của thời gian thử việc (tu nghiệp), chúng tôi có thể cho bạn ấy xuống hiện trường nhà máy hoặc cửa hàng để làm các công việc tay chân, trải nghiệm thực tế có được không?
A1. Nếu thời gian được giới hạn rõ ràng và đó là một "khóa đào tạo hợp lý" cần thiết cho nghiệp vụ tương lai thì có trường hợp được chấp thuận, tuy nhiên cần hết sức lưu ý.
Theo tiêu chuẩn đánh giá từ trước đến nay của 入管, nếu trong tương lai người đó chắc chắn sẽ làm các công việc chuyên môn thuộc đối tượng của Visa (như quản lý văn phòng, kỹ sư, marketing...) và việc xuống hiện trường chỉ nhằm mục đích thấu hiểu thực tế vận hành, nằm trong khuôn khổ một khóa "đào tạo nhân viên mới" kéo dài vài tháng đến tối đa khoảng 1 năm, thì có thể được chấp nhận như một hoạt động thực tập thực tế tạm thời.
Thế nhưng, điều này yêu cầu bạn phải có một bản 「研修計画書」 (Kế hoạch tu nghiệp) rõ ràng, minh bạch. Nếu mục đích thực chất chỉ là "Vì công ty đang thiếu người nên cứ ném cậu ta xuống đứng quầy hoặc làm dây chuyền nửa năm xem sao", thì hành vi này sẽ bị coi là mượn danh nghĩa để bù đắp lực lượng lao động phổ thông và cấu thành vi phạm pháp luật (lao động bất hợp pháp). Thêm vào đó, nếu thời gian tu nghiệp quá dài, hoặc trên thực tế không có hệ thống báo cáo kết quả tu nghiệp, không có người hướng dẫn, công ty sẽ đối mặt với rủi ro bị 入管 kiểm tra và xử phạt rất cao. Do đó, cần lên kế hoạch cực kỳ tỉ mỉ từ trước.
Q2. Tôi đang thuê một bạn du học sinh làm Part-time. Bạn ấy làm việc rất xuất sắc nên chúng tôi muốn nhận bạn ấy vào làm nhân viên chính thức (Full-time) ngay sau khi tốt nghiệp đại học. Khi lễ tốt nghiệp vừa kết thúc, tôi có thể cho bạn ấy bắt đầu làm việc theo số giờ của nhân viên chính thức luôn được không?
A2. Không, tuyệt đối không được! Cho đến khi bạn thực sự nhận được giấy phép chuyển đổi từ Visa 「留学」 sang Visa 「就労」 từ phía quốc gia, bạn tuyệt đối không được phép cho họ làm việc Full-time.
Visa mà du học sinh sở hữu bản chất là Visa 「留学」 — mục đích chính là để học tập. Dù có xin phép 「資格外活動許可」 để đi làm thêm, họ cũng chỉ được phép làm trong giới hạn "28 tiếng một tuần". Việc tốt nghiệp đại học không đồng nghĩa với việc họ tự động có quyền làm việc Full-time.
Quy trình đúng là: Trước khi tốt nghiệp (thông thường có thể nộp đơn từ khoảng tháng 12 hoặc tháng 1 trước đó), bạn phải tiến hành nộp 「在留資格変更許可申請」 (Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú) lên 出入国在留管理局. Chỉ sau khi tấm thẻ 「在留カード」 mới với tư cách Visa lao động được trao tận tay, bạn mới được phép bắt đầu cho họ làm việc với chế độ Full-time. Nếu cho làm Full-time trước khi có kết quả cấp phép, cả công ty lẫn bản thân bạn đó đều sẽ phạm tội lao động bất hợp pháp, vì vậy hãy chuẩn bị lịch trình thật dư dả thời gian nhé.
Q3. Chúng tôi chuẩn bị tiếp nhận một bạn người nước ngoài theo diện chuyển việc. Kiểm tra thẻ 在留カード hiện tại của cậu ấy thì thấy thời hạn Visa vẫn còn tới 2 năm nữa. Cậu ấy lại làm cùng ngành nghề với công ty cũ, thời hạn thì dài, nên chúng tôi cứ thế cho cậu ấy đi làm luôn từ ngày mai mà không cần làm thủ tục gì phức tạp đúng không?
A3. Việc này cực kỳ nguy hiểm. Dù thời hạn Visa còn dài, nhưng việc "nội dung công việc cụ thể" tại công ty của bạn có đáp ứng tiêu chuẩn của 入管 hay không lại là một câu chuyện hoàn toàn khác. Bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp 「就労資格証明書」.
Như đã nói ở trên, thời hạn còn lại trên thẻ 在留カード chẳng qua chỉ là sự chứng nhận cho "công việc tại công ty cũ" của họ mà thôi. Khi đổi công ty, đương nhiên mặt hàng kinh doanh, đối tác, sự cân bằng trong phân nhiệm công việc... đều sẽ thay đổi. Nhìn bề ngoài thì cùng là "Nhân viên kinh doanh" hay "Kỹ sư IT", nhưng nếu 入管 đi sâu vào thẩm định, rất có thể sẽ có rủi ro họ đưa ra phán quyết: "Với quy mô và nội dung công việc của công ty mới này, Visa này không được chấp nhận."
Nếu bạn cứ để họ làm việc suốt 2 năm mà không làm thủ tục gì, đến khi đến kỳ gia hạn Visa, bạn nộp giấy tờ lên và bị 入管 tuyên bố: "Công việc trong 2 năm qua nằm ngoài phạm vi Visa, chúng tôi từ chối gia hạn. Đồng thời, quá khứ 2 năm qua của bạn bị tính là lao động bất hợp pháp." — Đây là kịch bản tồi tệ hoàn toàn có thể xảy ra. Để ngăn chặn điều này, nguyên tắc bất di bất dịch khi thuê người chuyển việc là bất kể thời hạn Visa còn lại bao lâu, hãy nhanh chóng nộp đơn xin 「就労資格証明書」 để có được lời khẳng định an toàn từ quốc gia.
7. Lời kết: Hãy xây dựng tương lai tươi sáng cho doanh nghiệp bằng việc tuyển dụng người nước ngoài chuẩn xác
Trong quản lý nhân sự nước ngoài, sự lệch pha giữa "Visa và nội dung công việc (nội dung hợp đồng)" là một vấn đề vô cùng trọng đại, có thể giáng một đòn chí mạng lên doanh nghiệp.
Tuy nhiên, các điều luật và quy tắc quản lý xuất nhập cảnh của Nhật Bản lại vô cùng phức tạp và được cập nhật rất thường xuyên. Việc tự ý đưa ra phán đoán dựa trên những thông tin trôi nổi thiếu kiểm chứng trên Internet, hoặc nghe theo những lời truyền tai kiểu "Công ty người quen của tôi làm thế này có sao đâu" mang lại mức độ rủi ro quá lớn.
Nếu bạn có bất kỳ chút băn khoăn nào như: "Liệu nội dung công việc này có ổn với Visa không?", "Visa của bạn nhân viên mới chuyển việc đến này có vấn đề gì không?", đừng đợi đến khi quá muộn hay khi đã bị xử phạt. Hãy chủ động liên hệ tới cửa tiếp đón của 出入国在留管理局 hoặc tìm đến các chuyên gia — như văn phòng chuyên thủ tục Visa người nước ngoài của chúng tôi — để được tư vấn cụ thể.
Bằng việc trang bị kiến thức đúng đắn và biết cách vận dụng thông minh các hệ thống chứng nhận của quốc gia, hãy cùng nhau tạo nên một môi trường làm việc tuyệt vời, nơi cả doanh nghiệp lẫn các nhân sự nước ngoài đều có thể an tâm cống hiến hết mình.
