Chào các bạn, tôi là 行政書士 chuyên về mảng VISA tại Nhật Bản.
Sau bao nhiêu nỗ lực để tìm được một công việc mơ ước tại Nhật, chắc hẳn ai cũng lo lắng khi đến kỳ gia hạn hoặc chuyển đổi 在留資格 mà lại nhận được thông báo từ 出入国在留管理局 (入管) với nội dung: "Hãy giải thích chi tiết hơn về nội dung công việc của bạn". Cảm giác lúc đó thực sự rất bất an phải không?
Thực tế, việc 「職務内容の説明」 chính là chìa khóa quyết định tương lai của bạn tại Nhật. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích rõ tại sao việc giải trình chi tiết lại quan trọng đến vậy đối với loại visa 「技術・人文知識・国際業務」 (thường gọi là 技人国), và cách để chuẩn bị hồ sơ khiến phía 入管 hoàn toàn thuyết phục.
1. Tại sao 入管 lại kiểm tra sát sao "nội dung công việc"?
Điều mà 入管 kiểm tra khắt khe nhất chính là liệu công việc thực tế bạn đang làm có đúng với quy định của loại visa bạn đang nắm giữ hay không.
Ví dụ, điều kiện để được cấp visa 「技術・人文知識・国際業務」 là bạn phải làm những "công việc trình độ cao", đòi hỏi kiến thức chuyên môn đã học tại đại học hoặc tận dụng được ngôn ngữ, văn hóa của nước mình. Do đó, nếu họ đánh giá rằng công việc chính của bạn chỉ là "đứng tính tiền cả ngày tại cửa hàng" hay "khuân vác hàng hóa trong kho" (những công việc bị coi là lao động phổ thông), thì dù bạn có đang làm việc tại một công ty lớn đi chăng nữa, visa cũng sẽ bị trượt (không được cấp phép).
2. Những nơi làm việc thuộc "vùng xám" khiến 入管 nghi vấn
入管 thường đặc biệt chú ý đến các nơi làm việc có bộ phận hiện trường như nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, khách sạn hay nhà máy. Họ sẽ đặt câu hỏi: "Liệu người này có thực sự làm công việc chuyên môn hay không?".
Ở những nơi này, việc hỗ trợ khách hàng hay làm việc chân tay là khó tránh khỏi. Tuy nhiên, đó không được phép là công việc "chính". Ví dụ, nếu làm tại một Drugstore, bạn phải chứng minh được vai trò chủ chốt của mình là giải thích thủ tục miễn thuế bằng tiếng mẹ đẻ cho khách du lịch hoặc tư vấn khách hàng đòi hỏi kỹ năng dịch thuật (国際業務), chứ không đơn thuần chỉ là đóng gói hàng hóa.
3. Cách viết 「職務内容説明書」 để dễ dàng vượt qua vòng thẩm định
Khi bị 入管 yêu cầu giải trình, nếu bạn chỉ viết ngắn gọn một dòng kiểu "làm nhân viên văn phòng" hay "làm phiên dịch" thì chắc chắn là không đủ. Hãy tạo ra một bản 「職務内容説明書」 có chiều sâu bằng cách áp dụng các điểm sau:
-
Cụ thể hóa lịch trình làm việc trong ngày: Thay vì nói chung chung, hãy liệt kê rõ: "9h - 11h: Check mail và giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh", "11h - 13h: Biên dịch tài liệu nội bộ"... Việc hình ảnh hóa các hoạt động theo thời gian sẽ rất thuyết phục.
-
Thể hiện mối liên hệ với bằng cấp: Nếu bạn học ngành Kinh tế, hãy nhấn mạnh rằng bạn đang "vận dụng kiến thức đó để phân tích thị trường". Phải làm nổi bật được sợi dây liên kết giữa những gì bạn đã học và công việc hiện tại.
-
Nêu rõ lý do "tại sao phải là bạn?": Hãy ghi cụ thể những tình huống cần đến năng lực ngoại ngữ hoặc chuyên môn mà nhân viên người Nhật khác không thay thế được (ví dụ: xử lý khiếu nại từ khách hàng Việt Nam, làm cầu nối giữa công ty và chi nhánh tại nước ngoài).
4. Tiêu chuẩn xét duyệt dựa trên dữ liệu từ cơ quan chức năng
Dựa trên hướng dẫn xét duyệt visa 「技術・人文知識・国際業務」 của 出入国在留管理局, có hai trụ cột chính mà bạn cần nắm vững:
-
業務の継続性と安定性: Công việc đó không phải là tạm thời mà mang tính lâu dài, ổn định và có tính chuyên môn xuyên suốt.
-
相応の報酬: Mức lương bạn nhận được phải tương đương hoặc cao hơn so với người Nhật làm cùng vị trí.
5. Giải đáp thắc mắc (Q&A) – Những điều bạn đang trăn trở
Q1: Chỉ cần nộp bản 「在職証明書」 từ công ty là đủ rồi đúng không?
A: Chưa chắc đâu bạn nhé. 「在職証明書」 chỉ xác nhận việc bạn có đang làm ở đó hay không. Cái mà 入管 thực sự muốn biết là "bạn đang làm cái gì cụ thể". Tốt nhất bạn nên nhờ công ty cấp bản 「職務内容等証明書」 chi tiết hơn, hoặc tự mình chuẩn bị thêm 「陳述書」 hoặc 「説明書」 để giải trình kèm theo.
Q2: Làm việc tại cửa hàng tiện lợi hay quán ăn thì chắc chắn bị trượt visa?
A: Không hẳn là tuyệt đối. Ví dụ, nếu bạn chứng minh được "trên 50% khách hàng là người nước ngoài và vai trò chính của bạn là phiên dịch" thì vẫn có cơ hội được cấp phép. Tuy nhiên, nếu bị coi là làm việc chân tay hay dọn dẹp là chính thì sẽ rất khó khăn. Hiện nay có visa 「特定活動46号」 dành cho các bạn tốt nghiệp đại học tại Nhật có N1, cho phép làm các công việc dịch vụ đa dạng hơn. Bạn có thể cân nhắc chuyển sang loại này nếu phù hợp.
Q3: Tôi vừa chuyển việc thì đến kỳ gia hạn. Tôi cần giải trình về công ty cũ hay công ty mới?
A: Về cơ bản, bạn cần tập trung giải thích chi tiết nội dung công việc tại "công ty hiện tại". Tuy nhiên, nếu công việc mới khác biệt hoàn toàn so với trước đây, bạn cần giải trình rất kỹ tại sao công việc này vẫn phù hợp với visa của bạn. Để an tâm hơn, khi chuyển việc bạn nên làm thủ tục xin 「就労資格証明書」 trước để việc gia hạn sau này diễn ra suôn sẻ.
Lời kết
Việc 入管 yêu cầu nộp thêm tài liệu không có nghĩa là bạn bị đánh trượt. Đó là cơ hội để bạn chứng minh: "Tôi có năng lực chuyên môn và xứng đáng được làm việc tại đây".
Nếu bạn cảm thấy lo lắng hoặc không biết phải diễn đạt thế nào cho đúng luật, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia như chúng tôi. Chúng tôi sẽ giúp bạn hệ thống lại kinh nghiệm sự nghiệp và hỗ trợ hết mình để bạn có thể yên tâm tiếp tục phát triển tại Nhật Bản.
