Nếu bạn đang làm việc tại Nhật, có lẽ bạn đã từng thấy một tờ giấy đính kèm cùng với 在留カード, đó chính là "指定書".
Nhiều người thường thắc mắc: "Tờ giấy này có tác dụng gì nhỉ?", hay "Chắc chỉ là giấy bổ sung thôi, không quan trọng lắm đâu". Thực tế, đây là tài liệu vô cùng quan trọng, quyết định hiệu lực trong 在留資格 (visa) của bạn.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích dễ hiểu về vai trò của "指定書" và những lưu ý bắt buộc phải nhớ khi bạn chuyển việc hoặc thay đổi nội dung công việc.
"指定書" là gì?
Nói một cách đơn giản, không dùng các thuật ngữ luật pháp phức tạp, thì hầu hết các 在留資格 đều cho phép bạn tự do chọn lựa nơi làm việc hoặc công việc nhất định. Tuy nhiên, với một số loại visa đặc biệt, Pháp무大臣 (Bộ trưởng Bộ Tư pháp) cần quy định rõ: "Bạn chỉ được phép ở lại Nhật nếu làm công việc này tại công ty này".
Tờ giấy ghi lại "các điều kiện được phép làm việc" đó chính là "指定書".
Nói cách khác, "指定書" không phải là một loại giấy tờ bổ sung, mà là một tài liệu chứng minh quan trọng, cùng với 在留カード tạo thành căn cứ pháp lý cho phép bạn lưu trú tại Nhật.
Những 在留資格 nào cần có "指定書"?
Không phải tất cả người nước ngoài đều được cấp "指定書". Nó chỉ áp dụng cho các trường hợp như:
-
高度専門職（1号イ・ロ・ハ）: Dành cho người có kỹ năng cao. Các công ty ký kết và nội dung công việc được quy định rất chi tiết.
-
特定技能（1号・2号）: Dành cho người làm việc trong các 特定産業分野 nhất định. Thông tin về "lĩnh vực", "công ty ký kết" đều được ghi rõ.
-
特定活動: Bao gồm các hoạt động như インターンシップ (thực tập), ワーキングホリデー (working holiday), hay 外交官の家事使用人 (người giúp việc cho nhà ngoại giao)... mà Pháp무大臣 chỉ định cụ thể.
Vì các loại visa này được cấp dựa trên điều kiện công việc và nơi làm việc cụ thể, nên "指定書" đóng vai trò giới hạn phạm vi hoạt động của bạn.
Nếu nội dung trên "指定書" khác với thực tế công việc thì sao?
Đây là điểm quan trọng nhất bạn cần lưu ý.
Nếu nội dung công việc hoặc nơi làm việc thực tế của bạn khác với những gì ghi trên "指定書", dù chỉ một chút, bạn có thể đối mặt với rủi ro bị coi là lao động bất hợp pháp.
Ví dụ: Nếu "指定書" ghi là "Làm kỹ sư tại Công ty A", bạn không được tự ý sang làm tại "Công ty B", hay làm phục vụ bàn tại nhà hàng mà không liên quan đến công việc kỹ sư.
Đặc biệt, cần chú ý cả trường hợp "thay đổi phòng ban trong cùng một công ty".
Dù công ty không đổi, nhưng nếu nội dung công việc thực tế khác với những gì ghi trên "指定書", đó vẫn có thể bị coi là vi phạm quy định về 在留資格. Hãy nhớ rằng, các hoạt động ghi trên "指定書" là những nội dung duy nhất bạn được phép làm.
Nếu có thay đổi về nội dung công việc hoặc nơi làm việc, bạn bắt buộc phải làm thủ tục 在留資格の変更許可申請. Đừng vì thấy phiền phức mà bỏ qua, nếu không, lần gia hạn visa tiếp theo có thể sẽ bị từ chối, hoặc tệ hơn là bị trục xuất.
Dành cho những ai đang tính chuyện 転職 (chuyển việc)
Nếu bạn đang nghĩ đến việc "Muốn chuyển sang công ty có điều kiện tốt hơn" hoặc "Muốn đổi việc", hãy cực kỳ cẩn trọng với "指定書".
Tất nhiên, vẫn có ngoại lệ. Ví dụ, với người lao động thuộc diện 特定技能, khi chuyển việc trong cùng một 特定産業分野, không nhất thiết phải làm lại visa từ đầu (chỉ cần làm thủ tục thông báo). Tuy nhiên, nếu bạn chuyển sang lĩnh vực hoàn toàn khác hoặc nội dung công việc thay đổi đáng kể, bạn bắt buộc phải kiểm tra kỹ.
Theo thông tin từ 出入国在留管理庁, chìa khóa để làm thủ tục suôn sẻ chính là nắm rõ trường hợp của bản thân thuộc diện nào.
Khi phân vân "Mình chỉ cần làm thông báo thôi hay phải xin cấp phép mới?", tốt nhất bạn đừng tự phán đoán. Hãy tham khảo ý kiến của 行政書士 – những chuyên gia về Luật 入管 để được hướng dẫn chính xác nhất.
Câu hỏi thường gặp (Q&A)
Q1. Tôi lỡ làm mất "指定書" thì phải làm sao?
A. "指定書" có hiệu lực gắn liền với 在留カード. Nếu mất, bạn cần làm thủ tục cấp lại. Hãy nhanh chóng liên hệ với 出入国在留管理局 quản lý khu vực bạn sinh sống. Nếu để lâu không giải quyết, bạn có thể gặp bất lợi khi bị kiểm tra giấy tờ.
Q2. Tôi đang làm "特定技能", nếu chuyển bộ phận trong cùng công ty thì có cần xin thay đổi không?
A. Nếu việc chuyển bộ phận làm thay đổi nội dung "特定産業分野" hoặc "契約機関" ghi trên "指定書", bạn cần cẩn thận. Dù công ty là một, nhưng nếu nội dung công việc thay đổi lớn, gần như chắc chắn bạn phải làm thủ tục thay đổi 在留資格 hoặc làm thông báo lên 入管. Đừng tự ý quyết định, hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc chuyên gia.
Q3. Tôi có thể làm thêm (アルバイト) ngoài công việc ghi trong "指定書" không?
A. Về nguyên tắc là KHÔNG. "指定書" ghi rất chi tiết các hoạt động được phép. Nếu muốn làm công việc khác (như làm thêm, 副業), bạn cần phải xin 資格外活動許可. Làm thêm mà không có giấy phép có thể khiến visa của bạn bị hủy bỏ, tuyệt đối không được làm.
Lời kết
"指定書" chính là "giấy phép" bảo vệ sự nghiệp của bạn tại Nhật. Nếu đang cân nhắc chuyển việc hoặc phát triển sự nghiệp, hãy xem lại "指定書" của mình. Những gì viết trên đó chính là "luật chơi" cho các hoạt động của bạn tại Nhật.
Nếu bạn thấy lo lắng về thủ tục, hoặc không rõ trường hợp của mình có cần xin cấp phép thay đổi hay không, hãy liên hệ với các 行政書士 chuyên về 入管 gần nhất để được tư vấn nhé.
