"Ước gì thủ tục tại Nyukan (入管 - Cục Quản lý xuất nhập quyền) trở nên dễ dàng hơn nhỉ..." "Không muốn xin nghỉ làm, nghỉ học chút nào vì mỗi lần đi gia hạn visa là phải chờ đợi hàng tiếng đồng hồ ở cửa tiếp nhận, mệt mỏi quá..."
Đối với những người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản, tình trạng đông đúc tại Nyukan (入管) luôn là nỗi lo lắng từ bấy lâu nay. Tuy nhiên, hiện nay "Hệ thống xin tư cách lưu trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム)" đã trở nên phổ biến. Việc nhận thẻ ngoại kiều (在留カード) mới qua đường "bưu điện" thay vì phải trực tiếp đến cửa tiếp nhận đã trở thành điều hiển nhiên trong thời đại này.
Bài viết này sẽ giải thích một cách dễ hiểu về các điều kiện để có thể nhận thẻ qua bưu điện, cũng như những "trường hợp bắt buộc phải đến trực tiếp cửa tiếp nhận".
1. Nhận thẻ ngoại kiều (在留カード) qua bưu điện là gì? Lợi ích to lớn chỉ có khi xin trực tuyến
Trước đây, thủ tục gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú (在留資格) thường yêu cầu bạn phải đến trực tiếp Nyukan ít nhất 2 lần: ① Khi nộp hồ sơ và ② Khi nhận thẻ.
Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng hình thức "Xin trực tuyến (オンライン申請)" qua máy tính hoặc điện thoại, bạn có thể chọn phương thức nhận thẻ là "Bưu điện (郵送)". Nhờ đó, bạn hoàn toàn có thể nhận thẻ ngoại kiều mới ngay tại nhà hoặc văn phòng làm việc.
Lợi ích của việc nhận thẻ qua bưu điện:
-
Tiết kiệm thời gian tuyệt đối: Không còn tốn thời gian đi lại đến Nyukan hay phải chờ đợi hàng giờ đồng hồ tại cửa tiếp nhận.
-
Cắt giảm chi phí đi lại: Không tốn tiền tàu xe, tiền xe buýt để đi đến những Nyukan ở xa.
-
Duy trì nhịp sống sinh hoạt: Không cần phải sắp xếp thời gian xin nghỉ vào ngày thường, bạn vẫn có thể tập trung vào công việc hoặc việc học tập như bình thường.
2. Chú ý! 4 trường hợp KHÔNG THỂ chọn nhận thẻ qua bưu điện
Mặc dù chế độ gửi qua bưu điện rất tiện lợi, nhưng do tính chất của thủ tục, có 4 trường hợp bạn bắt buộc phải đến trực tiếp cửa tiếp nhận. Hãy kiểm tra xem tình trạng của mình có rơi vào các trường hợp này không nhé:
-
① Trường hợp đồng thời xin phép tái nhập cảnh (再入国許可): Đây là trường hợp bạn vừa gia hạn visa, vừa xin "phép tái nhập cảnh (再入国許可 - loại nhiều lần chẳng hạn)" để chuẩn bị cho việc về nước tạm thời. Vì phép này cần phải dán tem hoặc đóng dấu trực tiếp vào hộ chiếu, nên bạn bắt buộc phải xuất trình hộ chiếu tại cửa tiếp nhận.
-
② Trường hợp chỉ cần "Chứng nhận (証明)" vào hộ chiếu: Ví dụ như chuyển đổi từ visa "lưu trú ngắn hạn (短期滞在)" sang loại khác mà không thuộc đối tượng trung dài hạn và không được cấp thẻ ngoại kiều mới. Vì không có thẻ để gửi đi, nên trường hợp này không thuộc diện nhận qua bưu điện.
-
③ Trường hợp muốn thêm mới "Tên bằng chữ Hán (漢字)" vào thẻ ngoại kiều: Đây là trường hợp bạn muốn đăng ký tên chữ Hán (漢字氏名併記の申出) ngoài tên phiên âm bảng chữ cái Alphabet. Thủ tục này yêu cầu nộp một loại đơn đăng ký (届出書) riêng biệt, nên lần đầu tiên bạn cần phải thực hiện tại cửa tiếp nhận. (Nếu thẻ hiện tại của bạn đã có chữ Hán và chỉ là gia hạn thông thường thì vẫn có thể nhận qua bưu điện).
-
④ Gia hạn thời hạn hiệu lực cho người sắp đến sinh nhật 16 tuổi: Đối với trẻ em có thời hạn thẻ ngoại kiều thay đổi vào mốc sinh nhật 16 tuổi, tùy vào thời điểm cụ thể mà Nyukan có thể yêu cầu xác nhận trực tiếp tại cửa tiếp nhận.
3. 【Quan trọng】Có thể nhận thẻ kèm giấy phép làm thêm (資格外活動) qua bưu điện
Trước đây, nếu bạn đồng thời xin "Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可 - phép làm thêm)", bạn sẽ không thể nhận thẻ qua bưu điện. Tuy nhiên, hiện nay quy định đã được cải thiện. Ngay cả khi xin phép làm thêm cùng lúc, bạn vẫn có thể nhận thẻ ngoại kiều qua đường bưu điện.
Hiện tại, thay vì đóng dấu vào hộ chiếu, Nyukan sẽ cấp một tờ giấy riêng gọi là "Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可書)" và gửi kèm với thẻ về tận nhà cho bạn. Đây là một thay đổi cực kỳ tiện lợi cho các bạn du học sinh hoặc những người có visa gia đình.
4. Quy trình nhận qua bưu điện và cách thay đổi sau khi nộp hồ sơ
Khi thực hiện xin trực tuyến, hãy thiết lập phương thức nhận là "Bưu điện (郵送)" trên màn hình. Nếu sau khi nộp đơn mà bạn muốn đổi sang nhận qua bưu điện, miễn là trước khi có kết quả thẩm định (trạng thái hệ thống đang là "Đã hoàn thành nộp đơn (申請完了)" hoặc "Đang thẩm định (審査中)"), bạn vẫn có thể thay đổi phương thức nhận trên màn hình.
※Lưu ý: Đối với "Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (認定証明書)" khi bảo lãnh gia đình từ Việt Nam sang, bạn không thể thay đổi giữa nhận qua email và nhận qua bưu điện sau khi đã nộp hồ sơ, nên hãy hết sức chú ý.
5. Giải đáp thắc mắc (Q&A) từ bạn đọc
-
Q1: Chi phí bưu điện (tiền tem) thanh toán như thế nào?
-
A: Sau khi nhận được thông báo kết quả thẩm định, bạn hãy làm theo hướng dẫn của Nyukan: chuẩn bị một "phong bì phản hồi (返信用封筒)", dán tem theo giá cước "gửi bảo đảm (簡易書留)" (thường khoảng hơn 460 Yên), gửi kèm thẻ ngoại kiều cũ đến địa chỉ quy định. Sau đó, Nyukan sẽ dùng chính phong bì đó để gửi thẻ mới về cho bạn.
-
Q2: Có thể gửi về địa chỉ công ty hoặc văn phòng hành chính thư sự (行政書士) không?
-
A: Nếu bạn tự làm hồ sơ, theo nguyên tắc thẻ sẽ gửi về địa chỉ cư trú trên thẻ ngoại kiều. Tuy nhiên, nếu bạn ủy quyền cho hành chính thư sự (行政書士) thực hiện thủ tục, bạn có thể chỉ định nhận thẻ tại văn phòng của họ. Nếu bạn muốn nhận thẻ chắc chắn hoặc lo lắng về các thủ tục gửi trả thẻ cũ, việc nhờ chuyên gia là cách trôi chảy nhất.
-
Q3: Trong thời gian chờ gửi thẻ, tôi có bị coi là cư trú bất hợp pháp không?
-
A: Đừng lo lắng. Miễn là hồ sơ của bạn đã được tiếp nhận trực tuyến trước khi hết hạn visa, bạn hoàn toàn có thể cư trú hợp pháp tại Nhật cho đến khi có kết quả (tối đa 2 tháng kể từ ngày hết hạn cũ). Trong thời gian chờ thẻ mới, bạn vẫn giữ thẻ cũ trong tay nên vẫn có thể dùng làm giấy tờ tùy thân bình thường.
6. Tổng kết
Việc nhận thẻ ngoại kiều qua bưu điện là một "cứu cánh" tuyệt vời cho những ai có cuộc sống bận rộn tại Nhật. Sử dụng tốt hệ thống trực tuyến sẽ giúp bạn giải tỏa được áp lực chờ đợi mệt mỏi tại Nyukan.
Nếu bạn còn băn khoăn "Trường hợp của mình có làm được qua bưu điện không?" hay "Không tự tin khi thao tác trên hệ thống trực tuyến...", hãy đừng ngần ngại liên hệ với các Hành chính thư sự (行政書士) chuyên về visa để được hỗ trợ nhé!
