Chào các bạn, tôi là 行政書士 (Gyoseishoshi - chuyên gia tư vấn luật di trú Nhật Bản).
Khi bạn đổi hộ chiếu mới do hết hạn hoặc vì lý do nào đó, có bao giờ bạn tự hỏi: "Mình nên làm gì với dấu visa (在留資格) vẫn còn hiệu lực ở cuốn hộ chiếu cũ không?"
Thực tế, khi đổi hộ chiếu mới, các dấu 許可証印 (dấu cho phép) hay 再入国許可 (giấy phép tái nhập cảnh) không tự động chuyển sang hộ chiếu mới. Nếu không thực hiện thủ tục, bạn sẽ không thể chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp trên cuốn hộ chiếu mới của mình.
Bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục 証印の転記 (chuyển đổi dấu xác nhận) để giúp các bạn yên tâm hơn khi sinh sống tại Nhật.
証印の転記 là gì?
Các dấu xác nhận về 在留資格 hay 再入国許可 thường gắn liền với cuốn hộ chiếu mà bạn đang dùng. Khi bạn đổi hộ chiếu mới, số hộ chiếu thay đổi khiến thông tin cũ không còn hiển thị trên cuốn mới.
Dù bạn có thể mang cả 2 cuốn hộ chiếu để chứng minh, nhưng việc luôn phải cầm theo 2 cuốn vừa bất tiện, vừa dễ gây mất mát. Vì vậy, thủ tục 証印の転記 ra đời để chuyển thông tin từ hộ chiếu cũ sang hộ chiếu mới, giúp bạn chỉ cần dùng một cuốn duy nhất.
Khi nào cần thực hiện thủ tục này?
Bạn sẽ cần làm thủ tục này trong các trường hợp sau:
-
Khi bạn gia hạn hộ chiếu do hết thời hạn.
-
Khi bạn đổi hộ chiếu mới do hết trang.
-
Khi bạn làm lại hộ chiếu do mất hoặc bị trộm.
[Lưu ý cho người có 在留カード] Hiện nay, đa số người lưu trú dài hạn đều đã có 在留カード. Nếu bạn đã có trong tay 在留カード, dấu trên hộ chiếu không còn bắt buộc nữa và thủ tục 証印の転記 là không cần thiết. Chỉ cần giữ thông tin trên 在留カード của bạn luôn là mới nhất là được.
Quy trình thực hiện thủ tục
Nếu cần thực hiện, bạn hãy đến 出入国在留管理局 (入管) quản lý khu vực mình đang sinh sống.
1. Chuẩn bị giấy tờ:
-
証印転記願出書 (đơn xin chuyển đổi, lấy tại 入管 hoặc trang chủ của 入管).
-
Hộ chiếu mới.
-
Hộ chiếu cũ (đang còn dấu xác nhận hợp lệ).
-
在留カード (hoặc 特別永住者証明書).
-
Nếu làm lại do mất/trộm: Cần có 紛失届受理証明書 do 警察署 cấp.
2. Nộp đơn tại 入管: Sau khi xét duyệt, nếu không có vấn đề gì, cơ quan chức năng sẽ đóng dấu 許可証印 vào hộ chiếu mới của bạn (hoặc dán sticker). Cuốn hộ chiếu cũ sẽ được đóng dấu 使用済 (đã sử dụng) và trả lại cho bạn.
Giải đáp thắc mắc (Q&A)
Q1. Sau khi đổi hộ chiếu, có bắt buộc phải đi làm thủ tục này ngay không?
A. Về mặt pháp lý, nếu bạn luôn mang theo cả 2 cuốn hộ chiếu thì không coi là cư trú bất hợp pháp. Tuy nhiên, để tránh rắc rối tại sân bay hoặc rủi ro làm mất hộ chiếu cũ, bạn nên làm thủ tục này càng sớm càng tốt.
Q2. Tôi bận quá không tự đi làm được, có thể nhờ 行政書士 không?
A. Có, hoàn toàn được. Bạn có thể ủy quyền cho 行政書士 chuyên về thủ tục di trú (申請取次) thay bạn thực hiện. Nếu công việc bận rộn hoặc không tự tin với hồ sơ, hãy liên hệ với các chuyên gia.
Q3. Nếu hộ chiếu bị mất hoặc trộm, cần chuẩn bị gì đặc biệt?
A. Bạn phải báo ngay cho 警察署 gần nhất. Giấy xác nhận 紛失届受理証明書 là giấy tờ bắt buộc khi nộp hồ sơ tại 入管, nếu thiếu giấy này bạn sẽ rất mất thời gian.
Lời kết
Việc đổi hộ chiếu là một bước tiến mới trong cuộc sống của bạn tại Nhật. Thủ tục 証印の転記 không quá phức tạp, nhưng để tránh việc phải đi lại nhiều lần do thiếu giấy tờ, hãy chuẩn bị thật kỹ. Nếu có bất kỳ điểm nào không rõ, hãy tìm đến các chuyên gia để được hỗ trợ kịp thời nhé!
