Đối với các doanh nghiệp đang triển khai kinh doanh tại Nhật và có thuê nhân sự là người nước ngoài, "外国人雇用状況の届出" (Thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài) là một trong những thủ tục quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: "Phải nộp cái gì, nộp ở đâu và nộp vào lúc nào?", hay "Nếu thay đổi hình thức hợp đồng thì phải làm sao?".
Trong bài viết này, dưới góc nhìn chuyên môn của một 行政書士, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về thủ tục nộp hồ sơ cho ハローワーク khi tuyển dụng hoặc khi nhân sự nước ngoài thôi việc. Việc thực hiện thủ tục không đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro về tuân thủ pháp luật (compliance) cho doanh nghiệp, vì vậy hãy nắm vững những kiến thức cần thiết dưới đây.
Tại sao cần phải thực hiện "外国人雇用状況の届出"?
Tại Nhật Bản, pháp luật quy định chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài đến ハローワーク (公共職業安定所). Đây được gọi là "外国人雇用状況の届出制度" do 厚生労働省 thực hiện.
Mục đích của việc thông báo này không chỉ đơn thuần là thu thập dữ liệu. Dựa trên nội dung được thông báo, ハローワーク sẽ đưa ra các hướng dẫn, tư vấn nhằm cải thiện môi trường làm việc, cũng như hỗ trợ tái việc làm cho những người nước ngoài đã thôi việc. Nói cách khác, đây là một cơ chế hỗ trợ để người nước ngoài đang làm việc tại Nhật có thể yên tâm làm việc trong một môi trường ổn định hơn.
Lưu ý rằng, ngoại trừ những người có 在留資格 là "外交" hoặc "公用", tất cả người nước ngoài đang cư trú tại Nhật đều thuộc đối tượng áp dụng của thủ tục này.
Phân loại phương thức thông báo
Nội dung thông báo sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc người nước ngoài được tuyển dụng "có trở thành người được bảo hiểm theo 雇用保険 hay không".
-
Trường hợp trở thành người được bảo hiểm theo 雇用保険: Nếu đáp ứng đủ các điều kiện như thời gian làm việc theo quy định từ 20 tiếng/tuần trở lên, bắt buộc phải tham gia 雇用保険. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nộp "雇用保険被保険者資格取得届" thông thường cho ハローワーク, thủ tục này đã bao gồm cả việc thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài. Trong hồ sơ cần ghi rõ các thông tin như: họ tên, 在留資格, thời hạn lưu trú, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch/khu vực, việc có được cấp 資格外活動許可 hay không, và địa chỉ nơi làm việc.
-
Trường hợp không trở thành người được bảo hiểm theo 雇用保険: Ngay cả khi người nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia 雇用保険, nghĩa vụ thông báo vẫn không được miễn trừ. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng mẫu đơn riêng để thông báo cho ハローワーク.
-
Nơi nộp: ハローワーク quản lý địa chỉ cơ sở kinh doanh (cửa hàng, nhà máy, v.v.) nơi người nước ngoài thực tế làm việc.
-
Thời hạn nộp: Đến cuối tháng tiếp theo kể từ ngày tuyển dụng hoặc ngày thôi việc.
Những lưu ý quan trọng cần biết
Trong thực tế, trường hợp cần đặc biệt lưu ý là khi có sự thay đổi về cách thức làm việc, chẳng hạn như "chuyển từ hợp đồng lao động sang hợp đồng ủy thác công việc".
Ngay cả khi làm việc tại cùng một công ty, nếu hình thức hợp đồng thay đổi, không chỉ cần thông báo cho ハローワーク mà trong nhiều trường hợp còn phải thông báo cho 出入国在留管理庁. Đây được gọi là "所属機関等に関する届出". Khi hình thức làm việc thay đổi, bạn phải xác định xem thay đổi đó có nằm trong phạm vi hoạt động được cho phép của 在留資格 hay không. Đặc biệt, đối với những người làm việc theo diện "特定技能" hoặc "技術・人文知識・国際業務", sự thay đổi hình thức hợp đồng có thể ảnh hưởng đến việc gia hạn hoặc thay đổi 在留資格. Vì vậy, tôi khuyên bạn nên tham vấn ý kiến từ chuyên gia.
Q&A về việc tuyển dụng người nước ngoài
Q1: Nếu nhân sự nước ngoài đã nghỉ việc không tự đến ハローワーク, doanh nghiệp có bị phạt không?
A: Nghĩa vụ thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài thuộc về "chủ doanh nghiệp". Việc nhân sự có đến ハローワーク hay không không quan trọng, mà chính doanh nghiệp phải thực hiện thông báo trong thời hạn quy định. Nếu không thông báo hoặc thông báo sai sự thật, doanh nghiệp có thể bị hướng dẫn, khuyến cáo theo pháp luật, và trong trường hợp xấu nhất có thể bị xử phạt hành chính.
Q2: Làm việc bán thời gian không tham gia 雇用保険 thì có cần thông báo không?
A: Có, vẫn cần thiết. Ngay cả khi không thuộc đối tượng tham gia 雇用保険, nghĩa vụ thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài vẫn là bắt buộc. Dù chỉ làm việc 1 tuần 1 lần hay là 留学生 làm thêm, quy định vẫn như vậy. Hãy nhớ nộp thông báo cho ハローワーク quản lý khu vực.
Q3: Tôi đã tuyển dụng người nước ngoài theo diện 特定技能. Ngoài việc thông báo cho ハローワーク, tôi cần làm gì khác?
A: Đối với lao động diện 特定技能, ngoài thông báo cho ハローワーク, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ nộp báo cáo định kỳ cho 出入国在留管理庁 và thực hiện kế hoạch hỗ trợ (支援計画). Ngoài ra, khi tuyển dụng cần phải ký kết "特定技能雇用契約" một cách hợp lệ. Những thủ tục này được quy định chi tiết bởi pháp luật, vì vậy việc thực hiện chính xác ngay từ đầu là rất quan trọng.
Lời kết
Việc tiếp nhận lao động nước ngoài là một cơ hội tuyệt vời để hỗ trợ sự phát triển hơn nữa cho doanh nghiệp. Có thể bạn sẽ thấy bối rối trước sự phức tạp của các thủ tục, nhưng việc hiểu đúng pháp luật và ứng xử chân thành sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tin tưởng với nhân viên nước ngoài, là bước đầu tiên để họ có thể gắn bó và phát huy năng lực lâu dài.
Nếu bạn còn lo lắng về chi tiết thủ tục hoặc trường hợp cụ thể của công ty mình, xin vui lòng liên hệ với văn phòng chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành để doanh nghiệp của bạn phát triển thuận lợi tại Nhật Bản.
