Khi bạn lần đầu tiên tuyển dụng người lao động nước ngoài theo tư cách lưu trú 特定技能, hoặc đang trong quá trình hỗ trợ làm thủ tục, thì việc chuẩn bị "労働保険料等納付証明書" là bước không thể tránh khỏi.
Chúng tôi thường xuyên nhận được những câu hỏi từ các doanh nghiệp lần đầu tiếp nhận nhân sự 特定技能 như: "Việc xin giấy tờ tại cơ quan nhà nước có vẻ phức tạp quá", hay "Tại sao lại cần loại giấy tờ này?". Thực tế, khi 法務省 (出入国在留管理庁) thẩm định hồ sơ doanh nghiệp, đây là tài liệu quan trọng bậc nhất để đánh giá xem: "Công ty này có tình trạng kinh doanh ổn định để đảm bảo môi trường làm việc phù hợp cho người nước ngoài hay không?".
Trong bài viết này, dưới góc độ là một 行政書士, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về bản chất của "労働保険料等納付証明書" cũng như những điểm mà các doanh nghiệp thường hay bị vướng mắc.
"労働保険料等納付証明書" là gì?
Nói một cách đơn giản, đây là giấy chứng nhận chính thức để xác nhận rằng: "Công ty chúng tôi đã nộp đầy đủ 労働保険料 cho nhân viên trong suốt 3 năm qua!".
Khi tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản, 入管庁 sẽ kiểm tra doanh nghiệp rất khắt khe. Đặc biệt, 労働保険料 là khoản tiền quan trọng để bảo vệ người lao động trong trường hợp xảy ra tai nạn lao động hoặc khi họ bị mất việc làm. Nếu khoản này bị nợ đọng, 入管庁 có thể cho rằng "môi trường làm việc của công ty không được đảm bảo đầy đủ", và tệ nhất là hồ sơ xin tư cách lưu trú 特定技能 sẽ bị từ chối.
Có thể nói, đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà chính là "bằng chứng uy tín" của công ty bạn.
Trường hợp lần đầu tiếp nhận vs Trường hợp đang tiếp nhận
Tùy thuộc vào việc công ty bạn "lần đầu tuyển dụng" hay "đang tiếp nhận thêm" nhân sự 特定技能, thủ tục chuẩn bị sẽ có đôi chút khác biệt.
-
Trường hợp lần đầu tiếp nhận: Bạn cần xin cấp "労働保険料等納付証明書 (特定技能外国人関係申請用)" tại 労働局 ở địa phương. Giấy này dùng để chứng minh bạn không có khoản nợ đọng nào trong 3 năm qua.
-
Trường hợp đang tiếp nhận: Thông thường, bạn chỉ cần nộp bản sao "労働保険料の領収証書（写し）" là được. Tuy nhiên, vì quy định yêu cầu chứng minh cho 1 năm gần nhất, hãy phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để bảo quản cẩn thận các biên lai ghi rõ thời gian và số tiền đã nộp.
Những điểm mù thường gặp! Hỏi đáp nhanh để tránh sai sót
Q1: Công ty tôi vừa mới thành lập, chưa có lịch sử hoạt động 3 năm thì phải làm sao?
A: Bạn đừng quá lo lắng. Nếu công ty mới thành lập và chưa đủ 3 năm, bạn chỉ cần nộp chứng từ từ thời điểm thành lập đến nay là được. Tuy nhiên, điều kiện bắt buộc là tuyệt đối không được có nợ đọng.
Q2: Công ty tôi thanh toán 労働保険料 qua chuyển khoản ngân hàng nên không có biên lai, vậy có sao không?
A: Trong trường hợp thanh toán qua chuyển khoản, có thể bạn sẽ không nhận được biên lai truyền thống. Khi đó, bạn có thể thay thế bằng bản sao sổ ngân hàng hoặc yêu cầu 労働局 cấp 納付証明書. Hãy chuẩn bị các giấy tờ chứng minh khách quan việc đã hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền.
Q3: Nếu phát hiện có nợ đọng thì phải làm sao?
A: Nếu trong quá khứ có khoản nợ đọng, bạn cần ngay lập tức thanh toán đầy đủ và chuẩn bị giấy tờ chứng minh đã hoàn tất nghĩa vụ. Tuyệt đối không nộp hồ sơ khi vẫn còn nợ đọng vì chắc chắn hồ sơ sẽ bị trả về. Hãy nắm rõ tình hình công ty, nếu cần thiết, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia như 社会保険労務士 hoặc liên hệ trực tiếp với 労働局.
Lời kết: Chuẩn bị sớm là tốt nhất
Chế độ 特定技能 đặt trọng tâm vào việc đánh giá "sự phù hợp của doanh nghiệp tiếp nhận". Giấy 納付証明書 giống như một chiếc "hộ chiếu" để chứng minh sự phù hợp đó.
Nếu bạn chần chừ vì nghĩ "thủ tục này phiền phức quá", đến lúc làm hồ sơ chính thức bạn sẽ rất dễ bị rối. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp toàn cầu, việc thực hiện chỉn chu từng thủ tục một không chỉ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với người lao động nước ngoài.
Việc xin tư cách lưu trú 特定技能 đòi hỏi sự khớp nhau của toàn bộ hồ sơ. Nếu bạn có bất kỳ lo lắng nào, hãy liên hệ với văn phòng của chúng tôi để được tư vấn nhé.
