Chào các bạn người Việt Nam đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản! Khi quyết định nghỉ việc (退職) hay chuyển việc (転職) tại Nhật, ngoài những thủ tục thông thường giống như người Nhật, chúng ta còn phải thực hiện rất nhiều thủ tục đặc biệt liên quan đến tư cách lưu trú (在留資格 - hay thường gọi là visa).
"Sau khi 退職 thì cần làm thủ tục gì về visa?" "Trong thời gian chờ tìm công việc mới (転職), mình có được tiếp tục ở lại Nhật không?" "Những giấy tờ nào nhất định phải xin từ công ty cũ?"
Để giúp các bạn giải tỏa những lo lắng này, với tư cách là một 行政書士 chuyên về mảng tư cách lưu trú (visa) tại Nhật, tôi sẽ giải thích chi tiết và dễ hiểu nhất, hạn chế tối đa các thuật ngữ pháp lý phức tạp. Đọc kỹ bài viết này sẽ giúp các bạn tránh được những rắc rối không đáng có và yên tâm tiếp tục cuộc sống tại Nhật. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Những thứ cần "trả lại" và "nhận về" từ công ty khi 退職
Trước ngày chính thức nghỉ việc, bạn cần chuẩn bị và sắp xếp rõ ràng các loại giấy tờ, đồ dùng cần bàn giao với công ty. Những giấy tờ này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình 転職 hoặc việc nhận hỗ trợ sinh hoạt phí sau này (như 失業保険).
① Những thứ cần trả lại cho công ty
-
健康保険証 (Thẻ bảo hiểm y tế) Bạn cần trả lại thẻ này cho công ty vào ngày làm việc cuối cùng hoặc ngày chính thức nghỉ việc. Kể từ ngày tiếp theo sau ngày nghỉ việc, thẻ 健康保険証 này sẽ không còn hiệu lực sử dụng nữa.
② Những giấy tờ bắt buộc phải nhận từ công ty
-
離職票 (Giấy chứng nhận nghỉ việc) Đây là giấy tờ cực kỳ quan trọng để bạn nhận khoản hỗ trợ sinh hoạt phí từ nhà nước (失業手当 / 基本手当) trong thời gian chờ tìm việc mới. Sau khi công ty hoàn tất thủ tục với ハローワーク, giấy này sẽ được gửi về địa chỉ nhà của bạn qua đường bưu điện.
-
源泉徴収票 (Tờ khai khấu trừ thuế tại nguồn) Đây là tờ phiếu ghi rõ tổng số tiền lương bạn đã nhận và số thuế bạn đã nộp trong năm đó. Bạn sẽ cần nộp tờ này cho công ty mới sau khi 転職, hoặc tự mình dùng để làm thủ tục quyết toán thuế (確定申告).
-
退職証明書 (Giấy chứng nhận thôi việc) Đây là giấy tờ chứng minh bạn đã chính thức nghỉ việc ở công ty cũ. Thực tế, khi bạn nộp hồ sơ xin visa tiếp theo lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (thường gọi là 入国管理局 hay 入管), họ rất hay yêu cầu nộp giấy này. Vì thế, lúc nghỉ việc hãy nhớ yêu cầu công ty cấp cho mình nhé.
2. Hãy chú ý thủ tục về thuế cư trú (住民税)!
Khi sinh sống tại Nhật, bạn có nghĩa vụ phải nộp một khoản thuế gọi là 住民税. Thông thường, thuế này sẽ được tự động trừ trực tiếp vào lương hàng tháng. Tuy nhiên, khi bạn nghỉ việc, công ty sẽ không thể tiếp tục khấu trừ khoản này được nữa.
Tùy vào thời điểm bạn 退職, cách nộp phần 住民税 còn lại sẽ khác nhau:
-
Trường hợp 退職 trong khoảng từ tháng 6 đến tháng 11: Bạn sẽ chuyển sang hình thức tự nộp (普通徴収). Cơ quan hành chính địa phương (Yakusho) sẽ gửi các tờ hóa đơn thanh toán (納付書) về nhà, và bạn tự mang ra cửa hàng tiện lợi (Conbini) hoặc ngân hàng để nộp.
-
Trường hợp 退職 trong khoảng từ tháng 12 đến tháng 5 năm sau: Thông thường, công ty sẽ khấu trừ gộp một lần toàn bộ số tiền 住民税 còn lại (tính đến hết tháng 5) từ kỳ lương cuối cùng hoặc từ tiền trợ cấp thôi việc của bạn.
Có rất nhiều bạn gặp rắc rối và tá hỏa khi nhận được hóa đơn thuế cư trú với số tiền rất lớn sau khi nghỉ việc. Vì vậy, hãy chủ động kiểm tra trước xem mình còn phải nộp bao nhiêu nhé.
3. 【Cực kỳ quan trọng】Hai thủ tục khai báo bắt buộc với 入管 và ハローワーク
Dưới đây là những thủ tục liên quan trực tiếp đến visa (在留資格) - phần quan trọng nhất đối với người nước ngoài chúng ta. Nếu quên làm các thủ tục này, bạn có thể không gia hạn được visa cho lần tới, hoặc nghiêm trọng hơn là bị hủy visa và không thể tiếp tục ở lại Nhật.
① 【Bản thân bạn tự làm】Khai báo với 入管 về việc chấm dứt hợp đồng (契約機関に関する届出)
Những bạn đang làm việc dưới các diện visa lao động (như "Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế", v.v.) phải có nghĩa vụ báo cáo với 出入国在留管理庁 (入管) trong vòng 14 ngày kể từ ngày nghỉ việc rằng "tôi đã chấm dứt hợp đồng với công ty".
-
Hạn chót nộp báo cáo: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày 退職 (Phải tuyệt đối tuân thủ!).
-
Nơi nộp: Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁). Bạn có thể dễ dàng khai báo online qua hệ thống điện tử của Cục (出入国在留管理庁電子届出システム) bất cứ lúc nào, 24/24 giờ. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi qua đường bưu điện hoặc lên nộp trực tiếp tại cửa tiếp nhận của 入管.
-
Rủi ro nếu quên: Nếu không thực hiện khai báo này, bạn có thể bị phạt hành chính lên tới 20 vạn Yên. Đồng thời, trong lần gia hạn visa tiếp theo, bạn sẽ bị đánh giá là "người không tuân thủ quy định pháp luật", dẫn đến nguy cơ cao bị trượt visa (không được gia hạn).
② 【Phía công ty thực hiện】Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với ハローワーク (外国人雇用状況の届出)
Đây là thủ tục thuộc nghĩa vụ của phía công ty (người sử dụng lao động) đã thuê bạn. Khi nhân viên người nước ngoài 退職, nếu người đó có tham gia bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険), công ty phải nộp tờ khai mất tư cách tham gia bảo hiểm (雇用保険被保険者資格喪失届) lên ハローワーク trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp theo của ngày nghỉ việc. Lúc này, bằng việc điền chính xác số thẻ ngoại kiều (thẻ cư trú) và tư cách lưu trú của bạn vào tờ khai, việc báo cáo lên ハローワーク cũng sẽ đồng thời hoàn tất.
Trong trường hợp bạn nghỉ việc nhưng không tham gia 雇用保険, công ty phải nộp tờ khai tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu quy định (外国人雇用状況届出書（様式第3号）) lên ハローワーク muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng bạn nghỉ việc. Vì thông tin số thẻ ngoại kiều là bắt buộc, phía công ty cần nắm rõ và quản lý chính xác thông tin trên thẻ của bạn khi làm thủ tục nghỉ việc.
4. 【Thông tin từ cơ quan chính phủ】Những quy định chính thức cần biết sau khi nghỉ việc
Dưới đây là các quy định pháp lý chính thức dựa trên luật pháp của Nhật Bản do 出入国在留管理庁 (入管) và 厚生労働省 (Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi) ban hành.
① Nếu nghỉ việc nhiều tháng liền không tìm việc mới, có bị hủy visa không?
Theo quy định của Luật Nhập cảnh (入管法), nếu một người sở hữu visa lao động nhưng không thực hiện các hoạt động đúng với tư cách lưu trú của mình (tức là không làm việc) từ 3 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng, Cục có quyền hủy bỏ tư cách lưu trú (visa) đó. Tuy nhiên, nếu bạn có "lý do chính đáng" rõ ràng (ví dụ: đang phải điều trị bệnh, hoặc đang tích cực hoạt động tìm kiếm công việc mới và có đăng ký thông tin tìm việc tại ハローワーク), thì dù có quá 3 tháng, visa của bạn cũng không bị hủy ngay lập tức. Hãy yên tâm tiếp tục tìm kiếm công việc mới và nhớ lưu lại các minh chứng về quá trình tìm việc của mình nhé.
② Người nước ngoài có được nhận tiền trợ cấp thất nghiệp (失業保険) không?
Hoàn toàn được. Chỉ cần bạn có thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険) đủ điều kiện theo quy định (thông thường nếu tự nghỉ việc do ý chí cá nhân, bạn cần đóng đủ từ 12 tháng trở lên trong vòng 2 năm trước ngày nghỉ việc), bạn có thể lên ハローワーク để đăng ký và nhận khoản tiền trợ cấp thất nghiệp (基本手当) giống hệt như người Nhật. Tuy nhiên, để được nhận khoản tiền này, bạn phải ở trong trạng thái "có thể đi làm ngay lập tức sau khi tìm được việc tại Nhật". Do đó, nếu thời hạn visa của bạn sắp hết, bạn có thể sẽ không đủ điều kiện nhận hỗ trợ này. Các bạn cần lưu ý kỹ điểm này nhé.
5. Giải đáp thắc mắc: Những câu hỏi thực tế ai cũng muốn biết
Q1. Tôi nghỉ việc khi chưa tìm được công ty mới để chuyển sang (転職). Tôi có thể tiếp tục ở lại Nhật để tìm việc không?
A1. Có thể ở lại được. Tuy nhiên, bạn bắt buộc phải chứng minh bản thân đang thực sự hoạt động tìm kiếm việc làm (求職活動). Trước tiên, bạn cần khai báo việc chấm dứt hợp đồng với công ty cũ lên 入管 trong vòng 14 ngày kể từ khi nghỉ việc. Sau đó, hãy đăng ký tìm việc tại ハローワーク để lấy phiếu tìm việc (求職票), hoặc tích cực tham gia các buổi phỏng vấn thông qua các công ty giới thiệu việc làm. Như vậy, bạn sẽ được công nhận là có "lý do chính đáng" để tiếp tục ở lại Nhật tìm việc cho đến khi visa hiện tại của bạn hết hạn.
Q2. Trong thời gian chờ chuyển việc (転職), nếu thiếu tiền sinh hoạt thì tôi có thể đi làm thêm (アルバイト) không?
A2. Về nguyên tắc, bạn KHÔNG ĐƯỢC PHÉP làm các công việc chân tay, bán thời gian (アルバイト) tại các cửa hàng tiện lợi hay quán ăn khi vẫn giữ visa lao động. Nếu thực sự gặp khó khăn về chi phí sinh hoạt và muốn đi làm thêm dưới 28 tiếng/tuần, bạn bắt buộc phải lên 入管 để nộp đơn xin 「資格外活動許可」 (Phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú) và được phê duyệt trước khi đi làm. Nếu bạn tự ý đi làm thêm khi chưa có phép, hành vi đó sẽ bị khép vào tội "lao động bất hợp pháp" (不法就労). Hậu quả là bạn chắc chắn sẽ không thể xin được visa mới, thậm chí còn có nguy cơ bị trục xuất về nước (強制退去). Tuyệt đối không được làm thêm khi chưa có giấy phép nhé!
Q3. Sau khi nghỉ việc ở công ty cũ và bắt đầu đi làm ở công ty mới, tôi cần làm thủ tục gì với 入管?
A3. Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc tại công ty mới, bạn phải thực hiện khai báo "đã ký kết hợp đồng với công ty mới" (契約機関に関する届出) lên 入管. Thủ tục này hoàn toàn có thể làm online rất nhanh chóng. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy lo lắng không biết công việc ở công ty mới có thực sự phù hợp với diện visa lao động hiện tại của mình hay không, tôi khuyên bạn nên làm thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lao động (就労資格証明書) tại 入管 trước khi bắt đầu làm việc hoặc trước khi gia hạn visa để tránh các rắc rối không đáng có về sau.
Tóm lại: Chuyển việc thuận lợi hay không phụ thuộc vào việc "tuân thủ thời hạn"!
Điều quan trọng nhất mà các bạn người nước ngoài cần khắc cốt ghi tâm khi nghỉ việc tại Nhật đó là "Khai báo với 入管 trong vòng 14 ngày sau khi nghỉ việc". Chỉ một sơ suất nhỏ quên mất việc này thôi cũng có thể làm ảnh hưởng lớn đến toàn bộ sự nghiệp cũng như cuộc sống của bạn tại Nhật Bản.
Nếu bạn đang gặp phải những băn khoăn như: "Không biết công việc mới có phù hợp với visa hiện tại của mình không?" "Thời gian tìm việc kéo dài mà visa sắp hết hạn rồi, phải làm sao đây?" "Các bước làm thủ tục khai báo với 入管 phức tạp quá, mình không tự làm được..."
Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với văn phòng 行政書士 chuyên về mảng tư cách lưu trú (visa) tại Nhật của chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu hoàn cảnh của bạn và hỗ trợ hết mình để bạn có thể vững bước tiến tới tương lai mới một cách an tâm nhất!
