Ngày càng có nhiều người nước ngoài đến Nhật Bản làm việc, kéo theo đó là những băn khoăn từ bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp như: "Thủ tục Social Insurance cho nhân viên nước ngoài quá phức tạp, tôi không nắm rõ", hay "Nhân viên thắc mắc về số tiền bị khấu trừ trong lương mà tôi không biết giải thích sao cho khéo".
Trên thực tế, có những quy định về Social Insurance đối với nhân viên người nước ngoài khác biệt đôi chút so với nhân viên người Nhật. Nếu không hiểu rõ những điểm này, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các vấn đề tranh chấp lao động sau này. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích những kiến thức cơ bản giúp nhân viên người nước ngoài an tâm làm việc tại Nhật, đồng thời giúp phía doanh nghiệp tiếp tục tuyển dụng mà không gặp rủi ro pháp lý.
1. Nhân viên nước ngoài cần phải tham gia Social Insurance đến mức nào?
Câu hỏi "Người nước ngoài có cần phải tham gia Social Insurance không?" được đặt ra rất thường xuyên, và câu trả lời là "CÓ". Nhân viên nước ngoài làm việc tại các công ty trong nước Nhật cũng có nghĩa vụ tham gia Social Insurance (bao gồm Health Insurance và Employees' Pension Insurance) giống như người Nhật. Tuy nhiên, cần lưu ý các trường hợp sau:
-
Trường hợp nhận lương từ cả công ty mẹ ở nước ngoài và công ty tại Nhật: Việc quyết định tham gia Social Insurance sẽ dựa trên mức lương do công ty tại Nhật chi trả. Mức lương từ công ty mẹ ở nước ngoài sẽ không được tính vào đối tượng đóng Social Insurance.
-
Trường hợp chỉ nhận lương từ công ty ở nước ngoài: Nếu công ty tại Nhật hoàn toàn không trả lương, nhân viên đó không thể tham gia Social Insurance của Nhật. Trong trường hợp này, cá nhân đó có nghĩa vụ phải tham gia National Pension và National Health Insurance.
2. Lưu ý về quy định đối với "Dependent" (被扶養者)
Trước đây, ngay cả người thân sống ngoài Nhật Bản, nếu có chứng minh gửi tiền về thì vẫn có thể được công nhận là "Dependent" của Health Insurance. Tuy nhiên, theo sửa đổi pháp luật từ tháng 4 năm 2020, quy định bắt buộc phải có "住民票" (giấy đăng ký cư trú) tại Nhật Bản.
Nói cách khác, về nguyên tắc, người thân đang sống ở nước ngoài không thể được tính là người phụ thuộc trong Health Insurance của nhân viên nước ngoài. Nếu không biết quy định này mà vẫn tiến hành thủ tục, sau này rất dễ xảy ra rắc rối kiểu như "Tại sao không thể đưa gia đình vào bảo hiểm?".
3. Quy định đặc biệt mang tên "Social Security Agreement"
Đối với nhân viên được cử sang từ các quốc gia đã ký kết "Social Security Agreement" với Nhật Bản, nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định, họ có thể được miễn đóng Social Insurance tại Nhật. Đặc biệt với các trường hợp cử đi công tác ngắn hạn (dưới 5 năm), thường hệ thống bảo hiểm của quốc gia sở tại sẽ được duy trì. Để được miễn đóng, cần phải xin cấp "Certificate of Coverage" (適用証明書) từ cơ quan bảo hiểm của quốc gia đó, vì vậy hãy phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp phái cử.
4. Tầm quan trọng của việc giải thích "cách đọc bảng lương"
Nhiều rắc rối phát sinh từ sự chênh lệch nhận thức về "số tiền thực nhận". Những câu hỏi như "Tại sao lương lại thấp hơn dự kiến?" thực chất đều bắt nguồn từ việc khấu trừ tiền Social Insurance. Tại Nhật, phí Social Insurance của tháng 4 sẽ được khấu trừ vào lương cuối tháng 5. Nếu không hiểu cơ chế này, nhân viên nước ngoài mới vào làm sẽ cảm thấy bất an và cho rằng công ty không trung thực.
Trong buổi hướng dẫn khi mới vào làm, không chỉ giải thích về cách tính toán số tiền, mà việc giải thích tận tình về "lý do tại sao phải đóng phí bảo hiểm" và "những lợi ích khi đi khám bệnh" chính là bước đầu tiên để ngăn chặn việc nhân viên nghỉ việc.
5. Lưu ý thời điểm tăng lương hoặc điều chỉnh đột xuất
Phí Social Insurance được xem xét lại vào tháng 9 hàng năm. Điều cần chú ý ở đây là trường hợp lương tăng đáng kể giữa năm. Dù lương tăng, phí bảo hiểm không tăng ngay lập tức mà sẽ giữ nguyên cho đến tháng 8 năm sau, trừ khi đáp ứng các điều kiện nhất định (điều chỉnh đột xuất). Ngược lại, việc giữ nguyên phí bảo hiểm trong 1 năm cũng có lợi, nhưng nếu không hiểu điều này, nhân viên dễ hiểu lầm rằng "tại sao lương tăng mà số tiền thực nhận không tăng".
Q&A: Những câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng người nước ngoài
Q1: Khi về nước, số tiền bảo hiểm hưu trí đã đóng có được hoàn lại không?
A: Đối với người nước ngoài đã đóng phí hưu trí tại Nhật trong một thời gian nhất định (từ 6 tháng trở lên) và về nước, họ có thể yêu cầu thanh toán "Lump-sum Withdrawal Payment" (脱退一時金). Có thể yêu cầu hoàn trả tối đa 5 năm. Đây là quyền lợi quan trọng để đảm bảo cuộc sống sau khi về nước, nên hãy chắc chắn thông báo cho nhân viên.
Hướng dẫn lấy tiền Nenkin (脱退一時金) khi về nước: Điều kiện, thủ tục và lưu ý để không bị mất tiền oan!
Q2: Khi đi công tác nước ngoài dài ngày, Social Insurance sẽ thế nào?
A: Nếu mối quan hệ lao động với cơ sở tại Nhật vẫn tiếp tục và lương vẫn được chi trả từ pháp nhân Nhật Bản, thì về nguyên tắc, việc tham gia Social Insurance (Health Insurance và Employees' Pension) tại Nhật vẫn được duy trì dù đang làm việc ở nước ngoài.
Q3: Người nước ngoài có thể tham gia National Health Insurance không?
A: Người nước ngoài lưu trú trung và dài hạn tại Nhật, nếu không thuộc đối tượng tham gia Social Insurance (bảo hiểm tại nơi làm việc), thì bắt buộc phải tham gia National Health Insurance. Nếu không đăng ký, bạn sẽ đối mặt với rủi ro bị truy thu phí bảo hiểm từ những năm trước, vì vậy hãy hướng dẫn nhân viên thực hiện thủ tục tại văn phòng hành chính địa phương.
Lời kết
Đối với nhân viên nước ngoài, hệ thống Social Insurance của Nhật Bản rất phức tạp và khó hiểu. Tuy nhiên, điều này cũng tiềm ẩn rủi ro tương tự cho doanh nghiệp. Xét từ góc độ tuân thủ pháp luật (compliance), việc truyền đạt kiến thức chính xác và xây dựng mối quan hệ tin tưởng với nhân viên chính là con đường ngắn nhất để ổn định việc tuyển dụng nhân lực nước ngoài.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục và hệ thống, xin vui lòng liên hệ với 社労士 (Chuyên gia tư vấn lao động), hoặc liên hệ với 行政書士 nếu bạn có thắc mắc liên quan đến các thủ tục nhập cư.
